Čo všetko má mať vaša HR dokumentácia, aby ste spali pokojne

máj 23, 2025 9 min čítanie

HR dokumentácia je povinná administratívna otrava. Ale vo chvíli, keď príde inšpekcia, právny spor alebo nespokojný bývalý zamestnanec, sa z dobre vedenej zložky stáva záchranný kruh. A často aj jediný dôkaz, že ste urobili všetko správne.

V tomto článku si prehľadne prejdeme, čo všetko by mala obsahovať vaša pracovnoprávna dokumentácia – od nástupu zamestnanca, cez priebeh spolupráce až po ukončenie pracovného pomeru. Pekne ľudsky a bez právničtiny.

Dokumenty pri nástupe zamestnanca

Nástup do zamestnania nie je len o podaní ruky a prvom „ahoj“ novým kolegom. Prvý deň v práci? Podpisová smršť, počas ktorej sa musia dať do poriadku základné papiere, bez ktorých žiadny pracovný pomer oficiálne nezačne. Niektoré sú povinné zo zákona, iné si firmy dopĺňajú podľa vlastnej praxe. Všetko spolu tvorí základ osobnej zložky každého zamestnanca.

Úplne nevyhnutné

Pracovná zmluva alebo dohoda (DPP/DPČ)
Zásadný dokument na uzatvorenie pracovného pomeru. Musí byť písomná, podpísaná najneskôr v deň nástupu (kľudne elektronicky) a hlavne musí obsahovať min. tieto náležitosti: meno a priezvisko zamestnanca, dátum nástupu a miesto výkonu práce. Bez toho je neplatná. Ďalšie dojednania ako skúšobná doba, mzda, dĺžka pracovného pomeru atď. nemusia byť, ale zvyčajne sú uvedené.
Mzdový výmer (ak nie je mzda v zmluve)
Ak nie je mzda uvedená v pracovnej zmluve, tak je potrebný mzdový výmer. Je rozdiel medzi zmluvnou mzdou a mzdovým výmerom?
Záznam o vstupnej lekárskej prehliadke
Bez potvrdenia od lekára nesmie nový kolega ani otvoriť Excel. Výnimkou od júna 2025 budú zamestnanci v prvej kategórii práce (typicky kancelária), kde to už nebude povinné. Zamestnávateľ si ju však môže stále vyžiadať.
Potvrdenie o školení BOZP a PO
Školenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci a požiarnej ochrany je povinné pre každého zamestnanca – bez výnimky. Musí prebehnúť najneskôr v deň nástupu, ešte pred začatím práce, a absolvovanie musí byť doložené písomným záznamom.
Súhlas so spracovaním osobných údajov (GDPR)
Zamestnanec má právo vedieť, čo o ňom viete, prečo to viete a čo s tým robíte. A vy potrebujete jeho podpis, že si je toho vedomý.
Osobný dotazník
Zamestnávateľ ho často posiela ešte pred nástupom, aby mohol pripraviť dokumentáciu a údaje do personálneho a mzdového systému. Musí byť podpísaný a uložený v osobnej zložke.
Vyhlásenie daňovníka (tzv. ružový papier)
Tento formulár určite poznáte. Umožňuje zamestnancovi uplatniť si daňové úľavy. Pozor, zamestnanec môže mať podpísané vyhlásenie len u jedného zamestnávateľa v danom mesiaci.

Odporúčané

Preberací protokol – technika, prístupy, kľúče
Ak ešte „dinosauríte“ a nemáte HRIS, je dobré mať prehľad, kto má aký firemný majetok. Ušetrí to nervy pri odchode a chráni obe strany pri strate alebo poškodení vybavenia.
Interné smernice – pracovný poriadok, home office, sick days
Každá firma má svoje pravidlá. Zamestnanec by ich mal poznať a potvrdiť ich prečítanie – potom nehrozí „ja som o tom nevedel“. Tí, ktorí robia HR šikovne, to riešia digitálne cez HRIS – bez papierov a naháňania podpisov.
Onboardingový a adaptačný plán
Nový človek potrebuje vedieť, čo ho čaká, čo má zvládnuť a kedy. Plán mu pomôže a vám ušetrí čas a zmätky. Jednoduchý nástroj, ako mať začiatok spolupráce pod kontrolou.

Ďalšie dokumenty počas zamestnania

Keď zamestnanec nastúpi, pribúdajú ďalšie dokumenty.

Zmeny a dodatky

Dodatky k zmluve
Pri zmene úväzku, pracovnej náplne alebo miesta výkonu sa podpisuje dodatok.
Žiadosti o home office, neplatené voľno, úpravy pracovného času
Odporúčame uchovávať písomne alebo v systéme pre prehľad o dohodnutých podmienkach.
Nové alebo aktualizované smernice + potvrdenie o oboznámení
Pri zmene pravidiel treba doložiť, že sa s nimi zamestnanec oboznámil.
Presuny na inú pozíciu alebo vnútopodnikový presun
Zmena pozície by mala byť zaznamenaná kvôli prehľadnosti a návaznosti dokumentov.

Rozvoj a hodnotenie

Zápisy z ročných hodnotení, 1:1 stretnutí
Slúžia ako dôkaz o spätnej väzbe a ako podklad pre ďalšie rozhodnutia.
Individuálne plány rozvoja a vzdelávania
Obsahujú ciele zamestnanca a konkrétne kroky na ich dosiahnutie.
Písomné pochvaly aj spätná väzba
Užitočné pri hodnotení alebo plánovaní zmien.
Výsledky zamestnaneckých prieskumov (ak nie sú anonymné)
Ak sú viazané na meno, odporúčame ich uchovávať v osobnej zložke.

Právne a citlivé

Dohody o zrážkach zo mzdy
Napríklad za škodu, preddavky alebo benefity. Vždy sa podpisujú vopred.
Dohoda o zodpovednosti za zverené hodnoty (hmotná zodpovednosť)
Pri preberaní majetku, za ktorý nesie zamestnanec zodpovednosť.
Upozornenie na porušenie povinností (tzv. výtýkací list)
Oficiálne upozornenie, dôležité pri ďalšom porušení alebo výpovedi.
Záznamy o pracovných úrazoch, chorobách z povolania
Povinná dokumentácia podľa zákona.
Dohody o práci zo zahraničia / hybridné režimy
Obsahujú podmienky práce mimo kancelárie alebo mimo SR.
Súhlas s použitím fotky, videa, citácie v internej/externej komunikácii
Zamestnanec musí vedieť, ako bude jeho podobizeň použitá, a súhlasiť s tým.
Konkurenčná doložka
Pre zamestnancov s prístupom ku kľúčovým informáciám. Obmedzuje ich činnosť po skončení pomeru, musí byť vyvážená – s finančnou kompenzáciou a presne definovanými podmienkami.

Dokumenty pri ukončení pracovného pomeru

Dokumenty, ktoré uzatvárajú spoluprácu a pomáhajú udržať poriadok aj dobré vzťahy

Keď zamestnanec odchádza, je dôležité mať všetko správne uzavreté – kvôli zákonu, administratíve aj férovému rozlúčeniu.

Úplne nevyhnutné

Výpoveď / dohoda o ukončení pracovného pomeru
Forma ukončenia musí byť vždy písomná a podpísaná oboma stranami.
Zápočtový list + potvrdenie o zamestnaní
Povinné dokumenty, ktoré zamestnávateľ odovzdáva pri odchode. Potrebuje ich nový zamestnávateľ aj úrady.
Evidenčný list dôchodkového poistenia (ELDP)
Zamestnávateľ ho spracúva a odovzdáva na Sociálnu poisťovňu. Zamestnanec ho môže získať na požiadanie.
Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch
Slúži na ročné zúčtovanie dane alebo na daňové priznanie zamestnanca.
Vyrovnanie dovolenky, benefitov a majetku
Zamestnanec má nárok na preplatenie nevyčerpanej dovolenky a je potrebné vrátiť všetko, čo mu firma zverila.

Odporúčané

Exit interview (výstupný rozhovor)
Pomáha zistiť, čo fungovalo a čo nie. Ak prebehne otvorene, môže byť cenným zdrojom spätnej väzby.
Odobzdávací protokol
Ujasňuje, čo zamestnanec vracia – od techniky cez prístupy až po know-how. Užitočný pre HR aj IT.
Záznam o ukončení prístupov a oprávnení
Zabezpečuje, že boli zablokované prístupy do systémov a služieb, ktoré zamestnanec používal.

Pracovnoprávne dokumenty obsahujú osobné údaje. A tie musia byť chránené – zo zákona aj z rešpektu k ľuďom, s ktorými spolupracujete. Nezáleží, či pracujete s papierovými, digitálnymi alebo kombinovanými dokumentmi, platí niekoľko základných pravidiel. Ich porušenie môže viesť k problémom a pokutám.

Papierová dokumentácia

Dokumenty musia byť fyzicky zabezpečené, ideálne v skrinke na kľúč alebo v uzamknutej miestnosti.
Nesmú zostávať voľne na stole, v tlačiarni ani v šanónoch prístupných komukoľvek.
Mali by byť označené a triedené tak, aby boli ľahko dohľadateľné, no neverejné.

Digitálna dokumentácia

Ukladajte len do systémov, ktoré spĺňajú bezpečnostné a právne požiadavky, ideálne s šifrovaním, prístupovými právami a auditnou stopou.
Prístupy nastavujte podľa rolí – HR, mzdové oddelenie, manažér. Nikto iný ich nepotrebuje.
Pravidelne zálohujte a aktualizujte bezpečnostné nastavenia, aby ste sa nemuseli obávať o údaje.

Archivácia a skartácia

Niektoré dokumenty sa archivujú 10 rokov (napr. pracovné zmluvy), iné až 30 rokov (mzdové listy, ELDP).
Po uplynutí lehoty musia byť dokumenty bezpečne zlikvidované – rovnako papierové ako aj digitálne.
Uchovávať údaje „pre istotu“ je proti pravidlám. Ukladajte len to, čo naozaj potrebujete a čo zodpovedá účelu spracovania.

Čo do osobnej zložky nepatrí (alebo len so súhlasom)

Zbierajte len to, čo naozaj potrebujete. Nič viac.

GDPR nestojí o preplnené šanóny ani priečinky plné zbytočností. Pravidlá sú jasné: spracovávajte len to, čo je naozaj potrebné pre výkon práce. A ak si nie ste istí, radšej sa spýtajte alebo si nechajte podpísať súhlas.

Kópia občianskeho preukazu
Bez preukázateľného súhlasu zamestnanca je uchovávanie kópie zakázané. Stačí overiť totožnosť z originálu a urobiť poznámku.
Kópia rodného listu, rodných listov detí
Možno uchovávať len v prípade potreby kvôli daňovým úľavám a len so súhlasom zamestnanca.
Fotky a videá zamestnancov
Na web, do prezentácií alebo na náborové letáky až po podpísaní informovaného a dobrovoľného súhlasu.
Životopisy a motivačné listy
Po nástupe zamestnanca zvyčajne nie sú potrebné. Uchovávajte len to, čo má ďalší význam, zvyšok bezpečne zlikvidujte.
Záznamy z monitorovacích systémov (GPS, kamery a pod.)
Spracovávajte len na základe oprávneného záujmu a vždy informujte zamestnanca, čo, kde a prečo sledujete.
Výpis z registra trestov
Ak je výpis potrebný (napr. pri nástupe na pozíciu, kde to vyžaduje zákon), zamestnanec ho predkladá na nahliadnutie. Do osobnej zložky sa ale neukladá, nesmie sa kopírovať ani dlhodobo uchovávať, ak na to nie je zvláštny právny dôvod.

Mať poriadok v zmluvách, protokoloch, dodatkoch aj skartačných lehotách nie je posadnutosť. Je to základ dobre vedeného HR, ktoré vie, čo robí. Pomôže vám to pri kontrole, na súde aj pri bežnom rozhodovaní.

A ak v tom zatiaľ plávate medzi papiermi, zásuvkami a tabuľkami? Nevadí. Poriadok sa dá urobiť kedykoľvek – zvlášť, keď na to máte nástroj, ktorý vám to celé zjednoduší. Napríklad Sloneek.