Mancala Gaming je herné štúdio s vlastným kreatívnym tímom, vývojom (backend aj frontend), analytikmi, testermi, marketingom, sales a account managementom. Firma za posledných niekoľko rokov prešla výrazným rastom, z približne 40 zamestnancov sa rozrástla na 120 – 130 ľudí. Časť tímu sedí v Českej republike, zvyšok tvoria zahraniční kontraktori, napríklad zo Srbska. HR oddelenie tvoria dvaja interní ľudia: HR manažérka a HR admin, ktorý má na starosti zmluvy, reporty a bežnú administratívu. Nábor prebieha hlavne cez externých recruiterov.
V skratke
- HR procesy o 90 % jednoduchšie
- 2-členný HR tím podporujúci 130 zamestnancov
- 7 nástupov mesačne s plne automatizovaným onboardingom
- 3 krajiny spravované z jedného systému
HR v Mancala Gaming
Dvojčlenný HR tím podporuje vývojárov, analytikov, testerov, kreatívne štúdio, marketing, sales aj právny tím naprieč niekoľkými krajinami, v češtine aj angličtine. Nábor v špičkách dosahoval sedem nových ľudí mesačne.
Bod zlomu: keď rast urobil z Excelu neudržateľný nástroj
Celé roky bežalo celé HR Mancaly v Excelovej tabuľke, ktorú kedysi postavila vtedajšia office manažérka. Po zadaní písmena „V“ sa bunka zafarbila nazeleno pre dovolenku a na druhej záložke sa sčítavali dni. Pri 40 ľuďoch to fungovalo. Pri sedemdesiatich až osemdesiatich to začalo škrípať.
Od tej chvíle to bol obrázok, ktorý väčšina rastúcich HR tímov pozná. Každý nový rok znamenal stavať tabuľku znovu a znova ju zdieľať. Záznamy o dovolenke sa dali prepísať bez akejkoľvek stopy. Nábor sa vyšplhal na sedem ľudí mesačne a Excel ticho strácal krok. Kontraktori v Bielorusku, Srbsku a ďalších krajinách pridávali národné sviatky a rôzne režimy absencií, na ktoré žiadna ručná tabuľka nestačila.
Skutočnou cenou nebol jeden dramatický prúser. Bola to pomalá strata kontroly: zabudnuté aktualizácie, chýbajúci kontext, reporty, ktorým už nikto úplne nedôveroval.
„Pri práci v Exceli s takým veľkým počtom zamestnancov bolo ľahké na niečo zabudnúť alebo niečo stratiť, a nie vždy sme mali úplne presné dáta,“ hovorí Polina Zotova, HR manažérka z Mancala Gaming.
„V Exceli chýbala automatizácia, ktorú nám dnes poskytuje Sloneek. S rastúcim počtom zamestnancov sa navyše častejšie stávalo, že sme jednoducho zabudli niektoré informácie v tabuľke aktualizovať.“
„Keď nás bolo už sedemdesiat, osemdesiat ľudí, začali sme cítiť, že je to zložité používať. Ja som bola nespokojná od začiatku, ale prišla som do Mancaly, keď firma už štvrtý rok fungovala v Exceli. Nemohla som to hneď zmeniť,“ vysvetľuje Polina Zotova.
Výber systému
Polina, HR Manager Mancaly, Sloneek už poznala a videla v ňom prirodzenú náhradu Excelu. Tri faktory rozhodnutie tímu aj vedeniu uľahčili: systém bol intuitívny, zamestnanci si ho rýchlo osvojili, a Sloneek ponúkol priamu lokálnu podporu, keď to bolo potrebné. S tým, ako HR komplexita s rýchlym rastom ďalej narastala, vedenie rollout schválilo v priebehu niekoľkých týždňov. Samotná implementácia prebehla rýchlo a prevažne svojpomocne: zamestnanci boli do Sloneek prevedení v priebehu niekoľkých dní, zahraniční kontraktori vzápätí, a tím začal pociťovať prínos prakticky okamžite.
„Sloneek je česká firma, takže sa s ňou dá jednoduchšie dohovoriť. To u mňa rozhodlo,“ hovorí Polina Zotova z Mancala Gaming.
Ako Sloneek pomohol
Sloneek nahradil Excel naprieč kľúčovou HR agendou: absencie, onboarding, podpisy dokumentov, reporty pre mzdy a prehľad o ľuďoch. Zamestnanci si zadávajú svoje dáta sami, onboardingové workflow bežia bez asistencie HR a podklady pre mzdy sa generujú priamo z reportu.
„Systém je natoľko intuitívny, že základné veci sme pochopili sami a nemuseli sme sa veľmi vypytovať. Nastavila som to raz, a teraz dostávam len notifikácie, že proces prebehol úspešne a dokumenty sú podpísané,“ popisuje Polina Zotova.
„Neustále sme museli dáta kontrolovať a overovať. Dnes má ale manažér priamy prehľad o svojich zamestnancoch v systéme,“ hovorí Polina.
HR už nie je úzke hrdlo
Najvýraznejší organizačný posun je v tom, kto má prístup k informáciám. Manažéri si nemusia chodiť pre základné dáta o svojich tímoch k HR. Vedenie nečaká na ručne zostavený report. HR prestáva byť strážcom brány a stáva sa partnerom.
„Neustále sme museli dáta kontrolovať a overovať. Dnes má ale manažér priamy prehľad o svojich zamestnancoch v systéme,“ hovorí Polina.
Od ukladania HR dát k ich využívaniu
Najjasnejší príklad intelligent HR v Mancale je Sloneek Intelligence. Predtým HR informácie ukladalo. Dnes ich HR vie okamžite nájsť, vyložiť a použiť. Otázka „kto nastúpil v marci 2026?“ vráti štruktúrovanú odpoveď v priebehu sekúnd, nie za minúty hrabania v záznamoch.
„Používala som ju pred desiatimi minútami. Potrebovala som vedieť, kto nastúpil v marci 2026. Dalo mi to krásny prehľad: dátum nástupu, tím, pozícia. Sloneek Intelligence bola pre mňa najväčšie príjemné prekvapenie,“ hovorí Polina.
Mobilná aplikácia pre medzinárodný tím
Mobilná aplikácia hrá praktickú rolu pre celý tím. HR ju používa na rýchle žiadosti o day off alebo sick leave a kolegovia v zahraničí si ju v deň rozhovoru otestovali. Ako hovorí Polina: „Nesedím pri počítači každý deň,“ a pre takýto režim práce je mobilná aplikácia zásadná.
Výsledky spolupráce
Zavedenie Sloneek prinieslo merateľné zlepšenie naprieč HR agendou. HR manažérka odhaduje, že procesy sa zlepšili zhruba o 90 percent. Tam, kde sa predtým ručne prepisovali informácie medzi tabuľkami a kontrolovali nezrovnalosti, dnes pracuje systém sám. HR len overuje, že všetko prebehlo správne.
HR procesy navyše získali štruktúru a transparentnosť na úrovni, ktorú Excel nikdy ponúknuť nemohol. Po prvýkrát tak aj vedenie vidí do organizácie v reálnom čase, bez čakania na ručne zostavený report.
„Všetky HR procesy sa vďaka tomu stali oveľa štruktúrovanejšími a transparentnejšími. Vedenie má prístup ku všetkým informáciám, ktoré ich môžu zaujímať, a má tak oveľa lepší prehľad o celej organizácii,“ vysvetľuje Polina.
Konkrétne oblasti, kde je úspora najväčšia:
- Mzdy: report zo Sloneek sa rovno používa pre mzdovú učtáreň — „mzdy už máme hotové, pretože sme použili report“.
- Onboarding: nový zamestnanec si sám zadá údaje, podpíše NDA a aktivuje sa automaticky. HR dostáva len notifikácie o priebehu.
- Absencie: koniec ručnej tvorby ročných tabuliek a stratených záznamov. Transparentný prehľad, vrátane zahraničných sviatkov.
- Podpisy dokumentov: integrované priamo do workflow, žiadne samostatné nástroje.
- Reporting: Sloneek Intelligence umožní rýchly dopyt do dát bez nutnosti stavať report ručne.
Transformácia v skratke
Predtým: Reaktívne HR, roztrieštené nástroje, ručná komplexita, dáta pre vedenie, ktorým nikto úplne nedôveroval.
Potom: Štruktúrované, škálovateľné a intelligent HR operations s viditeľnosťou v reálnom čase pre manažérov aj vedenie.
Čo bude ďalej
Mancala teraz skúma time tracking pre časť firmy, potenciálne 40 – 50 % zamestnancov. Tím zároveň vidí priestor pre ďalšiu lokalizáciu a flexibilitu workflow s tým, ako operácie ďalej škálujú. Firmu zároveň teší naša roadmapa.
Odporúčania pre ostatné firmy
Podľa Mancala Gaming je rozhodujúci moment ten, kedy firma prerastie veľkosť, na ktorú bol Excel navrhnutý. Pri malých firmách s pár zamestnancami sa Excel ešte dá zvládnuť, ale akonáhle chcete zvyšovať efektivitu, mať systém, ktorý je pre zamestnancov použiteľný a ktorý spoľahlivo zvládne automatizáciu, je čas prejsť na HRM.
„Pokiaľ chcete zvýšiť efektivitu a mať to všetko pekné a použiteľné pre zamestnancov, určite odporúčam HRM systém, ktorý je pochopiteľný, pekný, kde sa dajú zadávať úlohy aj podpisovať dokumenty. Pokiaľ chcete utrácať čas za micro-management, pokojne zostaňte v Exceli,“ zdieľa názor Polina.
„Sloneek nám priniesol do HR poriadok, automatizáciu a spoľahlivé dáta pre rozhodovanie,“ dodáva Polina.
