Keď už Excel nestačí. Automatizujte procesy pomocou HRIS

jún 24, 2025 9 min čítanie

Kypiaca agenda personálnych oddelení a nedostatok kvalitných kolegov. To je už niekoľko rokov po sebe argumentácia personalistov, prečo nie je odbor schopný dostatočne prijímať inovácie. Klasickým príkladom je napríklad to, že množstvo seniorných ľudí trávi svoje drahocenné hodiny výlučne exekutívnymi činnosťami, ktoré už dávno mohla nahradiť automatizácia. A hoci nechcem generalizovať, verím, že v každej firme leží až 20 % hodín personalistov „ladom“. Poďme si ukázať, ako na automatizáciu HR.

Ako začať s digitalizáciou HR agendy?

Práca v HR je primárne založená na práci s ľuďmi. Administratíva je potom iba nevyhnutnou nutnosťou, aby všetko fungovalo. A tam, kde je to možné, tam je potrebné „nechať ju strojom“. Pretože iba tie dokážu generovať dáta v dostatočnom množstve, aby sa ľudská časť HR mohla rozhodovať o skladbe a kompetenciách tímov a dosiahla čo najvyššiu pridanú hodnotu práce. Nie je teda na škodu pripomenúť si, že ak chcete procesy automatizovať, najprv ich musíte digitalizovať.

Premýšľať o automatizácii HR teda rozhodne nemôžete vo chvíli, keď sa u vás väčšina procesov stále vykonáva v režime „papier a ceruzka“ alebo je riadená cez tabuľky a dokumenty.

Ako vybrať HR systém?

Bez takzvaného HRIS systému sa teda nepohnete. Lenže ako vybrať ten pravý? V podstate stačí hľadať dve kritériá.

Dobrý digitálny parťák pre vaše HR oddelenie musí byť „all-in-one“, teda „všetko v jednom“. Prečo? Mať viac systémov znamená, že máte často mnoho rovnakých údajov na rôznych miestach. A to zase znamená len potenciálne slabé miesta vášho digitalizačného snaženia – ak napríklad musíte priezvisko kolegyne, ktorá sa práve vydala, meniť vo viacerých HR systémoch, zvážte zmenu.

Druhým kritériom je API konektivita -teda schopnosť prepojiť systém s inými digitálnymi nástrojmi. Napríklad takými, ktoré merajú čas, starajú sa o task management alebo riešia komunikáciu so zamestnancami. Prepojenie cez API by malo byť úplným štandardom, takže ak ho váš systém neponúka, zbytočne vytvárate priestor, kde v rámci digitálneho procesu budete musieť niektoré údaje opäť aktualizovať ručne.

A tretia výhoda – hoci nie nutnosť – je to, keď váš HRIS beží v cloude ako tzv. SaaS služba. Prečo? Jednoducho preto, že je to v dnešnej dobe najpraktickejšie a ak majú HR systém využívať aj zamestnanci, neexistuje lepšia cesta.

Prečo automatizovať HR práve teraz?

Okrem odpovede „pretože je zbytočné plytvať časom“, je tu ešte iný kontext. Budúci rok totiž toho času bude opäť o poriadny kus menej. A firmy, ktoré sa budú „plácať“ v nevyriešených základných problémoch, sa môžu dostať pod tlak, ktorý ich bude paralyzovať.

Spomeňte si na zlaté pravidlo – u personalistov je v čase pokoja práce nad hlavu. A v čase turbulencií práce nad tri hlavy. Každá zmena, ktorá na firmu dopadne, sa totiž okamžite premietne do väčšiny personálnych procesov a čas potrebný na implementáciu rastie geometrickým radom. Obmeny tímov zrazu znamenajú pokojne násobné nárasty onboardovaných a offboardovaných kolegov. A v takýchto prípadoch naozaj času nazvyš nie je. Riešením je práve automatizácia HR procesov.

Výhody automatizácie HR procesov:

Zvyšuje efektivitu práce
Uvoľňuje ruky na kreatívne a seniornejšie činnosti
Znižuje chybovosť
Zlepšuje spoluprácu v rámci oddelenia
Zlepšuje celkový zážitok kandidátov z vášho HR

Ako automatizovať HR agendu

3 kroky k automatizácii HR:

Identifikujte naprieč svojimi činnosťami opakujúce sa procesy. Tie následne rozpisujte do následných krokov.
Prepočítajte ich na peniaze podľa odpracovaných hodín a hodnoty práce vás a vašich kolegov.
Vezmite desať najdrahších a krok po kroku identifikujte, kde je vaša pridaná hodnota. Činnosti typu „preposlať, vyplniť, načrtnúť, skontrolovať podľa zoznamu“ sú tie, ktoré by mal nahradiť automatizovaný proces.

Náborová inzercia

Vytvoriť inzerát na novú pozíciu, vypísať očakávané požiadavky, pridať vyčerpávajúce informácie o firemnej kultúre a zoznam benefitov. Umiestniť ho nielen na dohodnuté náborové weby, ale aj na interné firemné kanály alebo sociálne siete. A potom denne vyhodnocovať prihlásených kandidátov, aby na vašu reakciu nemuseli čakať príliš dlho.

Pri jednom či dvoch inzerátoch mesačne to nemusí byť problém. Ale predstavte si, že pracujete vo firme, ktorá otvára desiatky pozícií mesačne. A tým pádom spracúvate desiatky kandidátov, onboardujete aj offboardujete.

V takom prípade je vyladený automatizovaný proces prakticky nevyhnutný. Hodiny strávené na procesoch rastú geometrickým radom a manažéri netrpezlivo čakajúci na strategického kandidáta rozhodne nechcú tráviť večery opravovaním inzerátov.

5 vecí, ktoré automatizujte ako prvé:

Generovanie očakávaných kompetencií a náplne práce podľa pozície
Kompletácia inzerátu – základné informácie o firme, medailón recruitera
Zdieľanie na inzertné weby cez API
Umiestnenie na vlastné náborové stránky
Vyhodnocovanie účinnosti inzercie

CV screening a prioritizácia kandidátov

Situácia sa mení a časy, kedy na jednu pozíciu reagovali jednotky kandidátov, sú pravdepodobne minulosťou. Každý, kto riešil viacero pozícií naraz, potvrdí, že mať poriadok v zaslaných životopisoch je náročné aj pri jednej roli – nieto pri viacerých.

A nie je nič horšie, než desiatkam kandidátov posielať výzvy na doplnenie údajov, dávať spätnú väzbu o prijatí životopisu a zároveň skórovať kandidátov, identifikovať najnádejnejších a pripravovať prednáborové hodnotenie.

Zle zvládnutý screening CV môže byť kritickým momentom, keď zbytočne stratíte talentovaného kandidáta – alebo ho síce identifikujete, ale kvôli pomalej reakcii ho získa konkurencia.

5 vecí, ktoré automatizujte ako prvé:

Automatické vyžiadanie chýbajúcich údajov
Prioritizácia kandidátov podľa jasného kľúča
Automatická komunikácia s najnádejnejšími kandidátmi
Vyhodnocovanie spätnej väzby od kandidátov (rýchlosť, forma)
Prednáborový assessment – zadávanie a vyhodnocovanie úloh

Onboarding / Offboarding

Príprava a plánovanie onboardingu je vyvrcholením celého náborového procesu. Ak onboarding zlyhá, prichádzate nielen o talentovaného kolegu, ale znehodnocujete aj všetky predchádzajúce investície. Automatizácia onboardingu je preto jasná voľba. Umožní vám zbaviť sa nekreatívnej agendy a sústrediť sa na tie časti, kde je ľudský prístup nenahraditeľný.

Rovnaké platí aj pre offboarding. Ak ho nezvládnete, riskujete nielen reputáciu, ale aj straty spôsobené napríklad nesprávnym odovzdaním majetku či prístupov.

5 vecí, ktoré automatizujte ako prvé:

Onboarding checklist podľa charakteru pozície
Automatické generovanie zmlúv a dokumentov s možnosťou digitálneho podpisu
Automatické plánovanie onboarding / offboarding stretnutí
Zriadenie / zrušenie prístupov do aplikácií
Založenie / zrušenie záznamu v databáze zamestnancov

Komunikácia so zamestnancami

Komunikácii so zamestnancami sa na blogu venujeme pravidelne. A stále nás prekvapuje, ako málo sa tejto oblasti venuje pozornosť – a aké slabé je využitie digitálnych nástrojov. Bez digitalizácie nie je možná automatizácia. A komunikácia s feedbackom na svoju automatizáciu ešte stále čakajú.

Až s využitím automatizačných nástrojov pochopíte, koľko dôležitých informácií vám doteraz chýbalo.

Rád používam prirovnanie: nesmieme dopustiť, aby s nami globálny e-shop komunikoval lepšie než my s vlastnými zamestnancami – od oslovenia krstným menom až po vyhodnotenie úspešnosti komunikácie.

Je paradoxné, že práve náročnosť kvalitnej komunikácie – ktorú by automatizácia zvládla ľahko – je dôvodom, prečo sa v mnohých firmách prehliada.

5 vecí, ktoré automatizujte ako prvé:

Pravidelné získavanie spätnej väzby
Plánovanie hodnotení a rozhovorov
Blahoželania k sviatkom, narodeninám či úspechom
Pravidelné sumáre diania vo firme
Vyhodnocovanie efektivity komunikácie, identifikácia nezvyklostí

Time management

Množstvo času venovaného konkrétnej činnosti je jedným z najdôležitejších ukazovateľov pri hodnotení tímovej efektivity. Pomáha vyhodnocovať dopad prijatých opatrení a je základným prvkom pre využitie umelej inteligencie v HR.

Problémom však často býva samotné „timesheetovanie“ – zamestnanci ho považujú za zbytočne náročné. Bez ich spolupráce ale presné dáta nezískate. Správne zvolená automatizácia však tento problém eliminuje. Získate presné informácie bez zaťažovania kolegov manuálnou prácou.

5 vecí, ktoré automatizujte ako prvé:

Generovanie predpokladaného mesačného rozsahu prác podľa projektov
Trackovanie odpracovaného času
Klasifikácia odpracovaných hodín
Automatická identifikácia preťažených kolegov
Podklady na fakturáciu

Zamestnanecké benefity

Posledných päť rokov zásadne zmenilo pohľad firiem na zamestnanecké benefity. Z odmien, ktoré často súviseli s prestížou pracovnej pozície alebo boli zamerané na wellbeing, sa vo väčšine prípadov stalo nefinančné plnenie, ktoré má byť najmä praktické a ideálne pomáhať nielen zamestnancovi, ale aj jeho domácnosti.

Prečo teda venovať zamestnaneckým benefitom zvýšenú pozornosť? Vzhľadom na to, že inflácia ešte nepovedala posledné slovo, môžu byť kľúčovým nefinančným nástrojom, ktorým firmy pomôžu zamestnancom v situácii, keď nie je možné zvyšovať mzdy. A potom je tu ešte druhý rozmer – hoci sa v českom (a slovenskom) kontexte zatiaľ veľmi neskloňuje. Dobre zvolený mix zamestnaneckých benefitov má výrazne inkluzívny charakter. A pre tých z vás, ktorí sa už oboznámili s požiadavkami ESG, je jasné, že každý bod venovaný podpore inklúzie sa počíta.

Automatizácia je preto vhodná cesta, ako zvýšiť a rozšíriť ponuku benefitov, zefektívniť ich využívanie – a pritom touto zmenou nestratiť viac času.

5 vecí, ktoré automatizujte ako prvé:

Jednoducho prístupný zoznam benefitov, ktorý sa automaticky dopĺňa podľa nových opatrení
Pravidelný emailing o možnostiach využitia benefitov
Personalizovaný výber benefitov podľa životnej situácie zamestnanca
Vyhodnocovanie využívania jednotlivých benefitov v súvislosti so spokojnosťou zamestnancov
Spätná väzba zamestnancov k využiteľnosti benefitov

Prečo sa pustiť do automatizácie HR?

Ako presvedčiť vedenie, aby investovalo do automatizácie? Automatizácia HR je bezpochyby investícia. Na jej implementáciu sú potrebné peniaze – a často nejde o malé čiastky. Na druhej strane ide o investíciu s najvyššou návratnosťou. Preto nezabudnite, keď budete obhajovať rozpočet: