Virtuálny onboarding do firmy

okt 6, 2025 5 min čítanie

Virtuálny onboarding (alebo tiež remote/online onboarding) je proces začleňovania nových zamestnancov do firmy bez nutnosti fyzickej prítomnosti, teda online. Namiesto klasických osobných stretnutí, školení v kancelárii a prehliadok priestorov sa využívajú nástroje ako videokonferencie, webináre, online kurzy, zdieľané dokumenty, chat, prípadne virtuálne workshopy. Tento typ digitálneho onboardingu získal na význame najmä v čase pandémie COVID-19, keď bolo nutné pracovať na diaľku a postarať sa o nováčikov čo najlepšie.

Výhody virtuálneho onboardingu

Flexibilita a dostupnosť: Nový zamestnanec sa môže školiť odkiaľkoľvek – ak má internet, potrebné technické vybavenie a prístup k zdrojom, môže začať okamžite bez toho, aby musel dochádzať.
Rýchlejšia pripravenosť: Všetky potrebné dokumenty, prístupy a školenia je možné pripraviť vopred vo fáze preboardingu, takže prvé dni alebo prvý týždeň po nástupe nie ste zahltení administratívou.
Úspora nákladov: Ušetria sa náklady na cestu, priestory, fyzické materiály. IT vybavenie je možné doručiť alebo zaslať, školenie prebieha online.
Lepšie zapojenie zamestnanca: Ak je online onboarding interaktívny a dobre navrhnutý, môže posilniť pocit, že zamestnanec je vítaný aj bez fyzickej prítomnosti, má jasné očakávania a cíti, že mu firma poskytuje podporu.
Vyššia retencia nováčikov: Dobre vykonaný onboarding od prvej chvíle znižuje riziko, že noví zamestnanci odídu – majú jasnejšiu predstavu o svojej úlohe, kultúre firmy a cítia sa menej stratení.

Úskalia a výzvy

Komunikačné bariéry: Bez osobného kontaktu môže byť ťažké vnímať nuansy – tón, neverbálne signály, atmosféru. Nový zamestnanec sa môže cítiť izolovaný alebo „odrezaný“.
Technické problémy: Nedostatočné vybavenie, zlé pripojenie, problémy s nastavením softvéru/hardvéru – to všetko môže spôsobiť frustráciu a ťažkosti už od začiatku.
Menšia sociálna interakcia: Spoločné obedy, náhodné stretnutia pri káve – tieto príležitosti na budovanie vzťahov sa často strácajú.
Náročnejšia koordinácia: Musí byť presne naplánované, kto čo kedy urobí, kto s kým bude mať stretnutie, aké dokumenty sa podpíšu, aby sa všetko zariadilo včas a akým spôsobom bude nový zamestnanec školený.
Budovanie vzťahu prostredníctvom osobných interakcií a zdieľaných zážitkov je náročnejšie.

Ako môže virtuálny onboarding vyzerať

Tu je možná schéma, ako by mohol virtuálny onboarding vyzerať v praxi:

Preboarding (pred nástupom)

Zaslanie uvítacieho e-mailu.
Odovzdanie manuálov firmy, organizačnej štruktúry.
Zaslanie pracovného vybavenia poštou (notebook, softvér, prístupy).
Vytvorenie plánu na prvý deň/týždeň s buddym a HR.

Prvý deň

Online stretnutie s HR – privítanie, predstavenie firmy.
Online stretnutie s manažérom: rola, očakávania, ciele.
Prehliadka systémov, praktík a nástrojov, ktoré bude používať.
Stretnutie s „buddym“ – niekým, kto pomôže v orientácii.
Možnosť stráviť čas online s tímom (napr. krátky videohovor, spoločný virtuálny obed/káva).

Prvý týždeň

Školenia (webináre, videá, samoštúdium) potrebné na prácu.
Pravidelné online schôdzky s manažérom a tímom.
Virtuálne obedy alebo iná neformálna aktivita na budovanie vzťahov.

Mesiac a ďalej

Pravidelné „check-in“ schôdzky s manažérom / HR.
Hodnotenie pokroku, spätná väzba.
Ponuka odborného rozvoja, školení.
Zapojenie do širších tímových aktivít či meetingov, aby sa stal súčasťou kultúry firmy.
Pozvanie na teambuildingy aj v offline podobe alebo pokračovanie vo virtuálnych teambuildingoch.

Tipy

Vopred pripravený plán – Majte pripravené jasné kroky už pred nástupom až po koniec prvého mesiaca.
Osobné privítanie – Či už virtuálne, uvítacie správy, video, malý darček alebo firemný „merch“ zaslaný poštou.
Komunikačné kanály – Zaistite, že nový zamestnanec má prístupy ku všetkým systémom, ku všetkým ľuďom, ktorých potrebuje, a že vie, ako kontaktovať IT, manažéra či tím. A že sa nemusí báť kedykoľvek ozvať.
Buddy / mentor – Niekto, kto je jeho sprievodcom, kto môže odpovedať na otázky, pomôcť s adaptáciou.
Pravidelná spätná väzba – Nečakajte až po troch mesiacoch, ale majte pravidelné check-iny, aby sa vyjasnilo, čo funguje, čo nie, čo potrebuje k svojej práci a ako sa má.
Podpora sociálnej integrácie – Aj keď je všetko online, ponúknite neformálne stretnutia, tímovú virtuálnu kávu a pod.

Čo Sloneek ponúka v rámci modulu onboardingu

Na manažovanie virtuálneho onboardingu viete využiť HR softvér. Sloneek vám vie pomôcť jednoducho všetko manažovať:

Checklisty pre onboarding – Pripravené šablóny, ktoré si firma môže upraviť podľa svojich potrieb, aby pokryla všetky dôležité kroky – na nič sa nezabudne.
Zložka zamestnanca – Všetky osobné a pracovné údaje, zmluvy a mzdové detaily sa ukladajú prehľadne do zložky zamestnanca v cloudovom úložisku.
Správa pracovných pomôcok (assets) – Systém, ktorý umožňuje prideľovať vybavenie, spravovať históriu pomôcok, fotodokumentáciu, preberacie protokoly a elektronický podpis.
Dokumenty & elektronické podpisovanie – Zmluvy, smernice, pracovné poriadky atď. sa ukladajú a podpisujú digitálne, čo uľahčuje proces onboardingu.
Absencia a dochádzka – Novému zamestnancovi sa pri nástupe hneď nastaví pracovný čas, druhy absencií, schvaľovacie procesy, všetko je evidované. To pomáha jasne definovať očakávania a pravidlá od začiatku.

Ako Sloneek podporuje best practices pre virtuálny onboarding

Vďaka prehľadnému nástroju HR tím vidí, v akom stave je každý nováčik – čo už je pripravené, čo chýba. Tým sa znižuje riziko, že niečo nebude v prvý deň hotové. Nový zamestnanec má prístup k potrebným dokumentom, informáciám a nástrojom vopred. Má k dispozícii mnoho materiálov online, sprievodcov, videí a textových pomocníkov. Sloneek má tzv. Onboardingový portál, ktorý nováčikovi umožňuje nájsť všetko potrebné na jednom mieste, kde by to inak musel zháňať od viacerých ľudí.

Záver

Virtuálny onboarding môže byť veľmi efektívnou cestou, ako uviesť nového zamestnanca do firmy – ak je dobre pripravený a starostlivo vykonaný. Firmy, ktoré ho zvládnu, často vidia vyššiu angažovanosť, rýchlejšiu adaptáciu a lepšiu retenciu nových ľudí. Na druhej strane je potrebné počítať s výzvami – technickými, sociálnymi aj organizačnými – a pamätať na to, že tento proces nie je jednorazový, ale pokračuje ďalej, kým nie je zamestnanec plne integrovaný. Na automatizáciu odporúčame využiť softvéry na onboarding, ktoré vám uľahčia denné úlohy.