Šablóna e-mailu pre onboarding zamestnancov: Prečo ju potrebujete?

Ste HR manažér alebo personalista zodpovedný za nábor a nástup nových zamestnancov vo vašej spoločnosti? Je jednou z vašich úloh vytvoriť a rozoslať uvítací e-mail pre nových zamestnancov? Nerozumiete celkom myšlienke týchto e-mailov a potrebujete poradiť, ako vytvoriť efektívne e-maily bez prílišnej námahy?

Ak je odpoveď na niektorú z týchto otázok kladná, ste na správnom mieste. Dnešný článok sa zameriava na onboardingové e-maily pre zamestnancov: čo to sú, prečo je ich zasielanie dôležité a ako ich vlastne vytvoriť.

Poďme rovno na vec.

Čo je to onboardingový e-mail pre zamestnancov?

Onboardingový e-mail pre nováčikov je jedným z prvých e-mailov, ktoré rozosielate ľuďom, ktorí úspešne prešli náborovým procesom vo vašej spoločnosti. Je súčasťou procesu nástupu nových zamestnancov a obsahuje základné informácie o všetkom, čo ich práca obnáša.

Títo ľudia sa čoskoro stanú vašimi zamestnancami a zaslaním onboardingových e-mailov (new hire onboarding e-mail) oficiálne začína ich kariéra vo vašej spoločnosti. Takéto e-maily sa zvyčajne zasielajú po úspešnom pohovore a pred prvým dňom v zamestnaní.

Účelom onboardingového e-mailu je privítať nových zamestnancov a poskytnúť im informácie o benefitoch, zásadách a ďalších dôležitých informáciách, ako je napríklad dress code.

Prečo by ste mali tieto e-maily posielať? Ako by takéto e-maily mali vyzerať? Aké prvky by ste mali zahrnúť?

Čítajte ďalej a dozviete sa to.

Prečo by ste mali poslať e-mail nováčikovi?

Zaslanie uvítacieho e-mailu novému zamestnancovi je niečo nesmierne dôležité, ak je vaším cieľom urobiť dobrý dojem hneď pri nástupe.

Po ukončení náborového procesu budú vaši noví zamestnanci trpezlivo vyčkávať podrobnosti o svojej novej pozícii.

Nástupné e-maily pre zamestnancov sú dôležité, pretože pomáhajú novým zamestnancom lepšie spoznať spoločnosť a pochopiť, aké sú ich povinnosti.

Musíte ich preto posielať, aby ste sa uistili, že majú všetky potrebné informácie hneď od začiatku, aby mohli hneď začať pracovať s maximálnou efektivitou.

Ako vytvoriť dokonalé e-maily pre nových zamestnancov? 9 najdôležitejších prvkov, ktoré musia mať

New hire onboarding e-maily by mali byť krátke a stručné, s dôrazom na výhody práce vo vašej spoločnosti a s podrobným popisom všetkých potrebných informácií.

E-mail by mal byť tiež personalizovaný, aby odrážal firemnú kultúru a pracovné prostredie vašej organizácie. Nebojte sa, ale určitá časť môže byť automatizovaná, len to bude chcieť váš malý zásah, ale nemusíte vytvárať každý e-mail od nuly, ak máte inteligentné automatizované riešenie pre HR agendu.

Nemal by to byť len všeobecný e-mail rozosielaný každému novému zamestnancovi.

Tu sú naše navrhované, zásadné prvky so všetkými informáciami, ktoré by mal váš nástupný e-mail pre nových zamestnancov obsahovať:

1.Predmet e-mailu

Než si nový zamestnanec otvorí váš úvodný e-mail, úplne prvá vec, ktorú uvidí, je predmet e-mailu.

Predmet vášho e-mailu je úplne prvý krok k dosiahnutiu tohto cieľa a tiež k vybudovaniu nadšenia z novej pracovnej ponuky.

V závislosti na tom, či chcete, aby znel formálne alebo priateľsky, môžete použiť niektorý z týchto príkladov:

• „Vitajte na palube, Emmo!“
• „Vitajte v X (názov spoločnosti), celý tím je rád, že vás má!“
• „Vitajte v tíme, čakajú vás vzrušujúce chvíle!“
• „Srdečne vás víta X (názov spoločnosti) a všetci vaši noví kolegovia!“
• „Zdraví vás X (názov spoločnosti), nové projekty na vás už čakajú!“
• „Dobré ráno, zamestnanče X (názov spoločnosti)!“

Zvoľte si názov, ktorý bude odrážať váš štýl komunikácie a formát e-mailu, ktorý chcete u nových zamestnancov zachovať.

2. Meno zamestnanca

V závislosti na vašej pracovnej kultúre sa môžete rozhodnúť oslovovať nového zamestnanca viac či menej formálnym spôsobom.

Dôležité upozornenie: Vždy dbajte na to, aby ste v mene zamestnanca neurobili žiadnu pravopisnú chybu, aby ste zaistili čo najbezchybnejší nástup. Takáto pravopisná chyba by mohla na nového zamestnanca zanechať zlý dojem už od prvého dňa.

Okrem toho by mohla svedčiť o neúcte a nedostatku pozornosti k detailom.

Tu pre vás máme niekoľko tipov, ako správne oslovovať nových zamestnancov v e-mailoch od vašej spoločnosti:

• Používajte vhodné pozdravy
• Za pozdravom uvádzajte titul a meno nového zamestnanca
• Správne napíšte ich meno
• Píšte pozdrav s veľkými písmenami a interpunkciou
• V neskorších e-mailoch prejdite na neformálnejšie pozdravy, ak je to vhodné
• Meniť pozdrav len v prípade, že sa zmení váš vzťah.

Pri použití týchto tipov budú všetky vaše e-maily začínať správnym predstavením.

3. Slová na privítanie a zaujímavosti z pohovoru, ktoré prispeli k tomu, že nový zamestnanec získal danú pozíciu – dajte mu dôvod, aby sa cítil výnimočne.

Po tom, čo nového zamestnanca čo najlepšie oslovíte, je čas povedať mu niekoľko uvítacích slov týkajúcich sa novej role.

Spolu s tým by ste mohli spomenúť niektoré zaujímavosti z priebehu pohovoru, ktoré prispeli k tomu, že nový zamestnanec získal túto konkrétnu pozíciu.

Čo sa týka milých slov na privítanie, mohli by ste povedať niečo ako napríklad:

• „Gratulujem k získaniu tejto role, dobrá práca!“
• „Píšem vám, aby som vám poblahopřál k získaniu tejto pozície v našej spoločnosti.“
• „S potešením vám gratulujem k tomu, že ste sa stal naším zamestnancom – vítame vás v tíme a tešíme sa na vašu prácu!“

V tejto časti ide predovšetkým o vyjadrenie vášho nadšenia z prijatia nového člena tímu a blahopriania k úspešnému absolvovaniu výberového konania a prijatiu pracovnej ponuky.

Keď sa vrátite k pohovoru s týmto konkrétnym zamestnancom, je vždy príjemné spomenúť niektoré zaujímavosti, ktoré si z neho pamätáte.

V skutočnosti je to dôležitejšie, než si myslíte, pretože mnohí zamestnanci si vysoko cenia uznanie, ako uvádza napríklad výskum. To tiež prispieva k udržaniu nových zamestnancov, takže na to nezabúdajte.

4. Dátum a čas začiatku pracovného dňa

Ďalšou dôležitou informáciou, ktorú treba uviesť v uvítacích e-mailoch pre nových zamestnancov, je dátum a čas začiatku pracovného dňa.

Určite nechcete, aby nový zamestnanec zmeškal svoj prvý deň vo vašej spoločnosti alebo bol zmätený, pretože o tom nebol informovaný.

Ak si chcete ušetriť ďalšie telefonáty, nezabudnite tieto údaje uviesť v nástupnom e-maile nového zamestnanca.

Navyše sa vždy oplatí mať dôležité údaje komunikované písomne – je menšia pravdepodobnosť, že sa stratia alebo zabudnú.

Tu môžete uviesť aj podrobnosti ako čas obeda, pracovná doba, kedy sú otvorené určité zariadenia a podobne.

V podstate všetko, čo by váš nový zamestnanec mohol potrebovať vedieť z časového hľadiska.

Vieme, že čas sú peniaze – zaobchádzajte s ním s úctou a buďte v tomto ohľade komunikatívni.

5. Dress code

Prejdime k téme pravidiel obliekania alebo ich absencie.

V závislosti od typu spoločnosti, v ktorej pracujete, môže vaše pracovisko vyžadovať určitý dress code.

Aby ste si boli istí, že nový zamestnanec správne pochopí dress code, musíte o ňom uviesť podrobnosti v uvítacom e-maile.

Tento požiadavok platí aj v prípade, že téma dress codeu bola spomenutá počas pracovného pohovoru.

Pri takto kľúčových informáciách by ste sa mali uistiť, že ich v uvítacom e-maile komunikujete písomne.

Všeobecne platí, že čokoľvek medzi 1 až 2 vetami o očakávanom dress code by malo byť viac než dostatočné.

V skutočnosti by malo stačiť jednoduché „Prosím, vezmite na vedomie, že dress code našej spoločnosti je x (uveďte názov dress code).“.

Poznámka na okraj: buďte ohľaduplní k spôsobu, akým komunikujete dress code – nechcete nikoho uraziť alebo pôsobiť hrubo či náročne.

To, aby sa nový zamestnanec cítil v rámci uvítacieho balíčka zle, je to posledné, čo chcete. Namiesto toho im ukážte, že sú cenným prínosom!

P.S. Túto časť môžete ignorovať, ak vaša spoločnosť funguje úplne na diaľku.

6. Popis povinností

Ideme ešte ďalej, významnou súčasťou uvítacieho e-mailu zasielaného novým zamestnancom je ten, ktorý popisuje zodpovednosti za danú rolu.

Aj keď tieto informácie sú s najväčšou pravdepodobnosťou už zahrnuté v zmluve, ktorú nový zamestnanec má alebo ešte podpíše, vždy je dobré napísať niekoľko odstavcov s očakávaniami a povinnosťami.

Týmto spôsobom nielen pripomeniete novému zamestnancovi jeho povinnosti, ale aj mu dáte príležitosť ešte raz jasne a konzistentne komunikovať svoje očakávania.

V tejto časti môžete napísať niekoľko viet o tom, aké sú denné a mesačné úlohy, aké sú termíny a čo sa od nového zamestnanca očakáva.

Snažte sa byť v otázke povinností priami a jasní – nechoďte okolo horúcej kaše a v uvítacom e-maile prejdite rovno k veci.

7. Milé privítanie

Pokračujeme ďalej, nezabudnite na dobré spôsoby! Ak ste e-mail začali srdečnými slovami na privítanie, je rovnako dôležité ho riadne ukončiť.

Za týmto účelom sa uistite, že vaša šablóna e-mailu končí milým pozdravom. Mohlo by to byť niečo ako napríklad:

• „Tešíme sa na spoluprácu s vami.“
• „Tešíme sa, že sa pripojíte k nášmu tímu.“
• „S pozdravom a na stretnutie v pondelok.“
• „Srdečné pozdravy od celého HR tímu.“
• „S pozdravom a prianím veľa šťastia v novej pozícii.“
• „Srdečné pozdravy, Emma! Ja aj ostatní spolupracovníci sa tešíme na úzku spoluprácu!“

Nezáleží na tom, čo sa rozhodnete povedať, uistite sa, že to zanechá dobrý dojem. Ľudia si všimnú tieto veci, najmä keď robíte prvý dojem.

Nezanedbávajte to a zakončte svoje e-maily o nástupe nových zamestnancov vhodným pozdravom – vďaka nim sa váš nový zamestnanec bude cítiť naozaj dobre!

8. Podpis e-mailu a kontaktné údaje

Nakoniec, keď ste uviedli všetky potrebné informácie, je čas e-mail podpísať.

Pri tomto úkone sa uistite, že ho podpíšete takou verziou svojho mena, s ktorou vám nevadí, že s vami nový zamestnanec bude hovoriť.

Nezabudnite tiež uviesť svoj pracovný titul – aby nový zamestnanec vedel, kto mu práve poslal uvítací e-mail pre nového zamestnanca, a mohol vás tiež spoznať.

Ďalším dôležitým prvkom, ktorý treba uviesť, sú niektoré kontaktné údaje.

Keď ľudia nastupujú do nového zamestnania, zvyčajne majú tendenciu klásť svojmu personalistovi alebo vedúcemu náboru veľa otázok.

Aby komunikácia prebiehala hladko a jednoducho, nezabudnite uviesť svoje kontaktné údaje, ako je e-mailová adresa, telefónne číslo na WhatsApp alebo Viber alebo iný typ alternatívnej komunikácie.

A to by bolo v podstate všetko!

V pouhých 8 krokoch môžete vytvoriť dokonalé e-maily pre nástup nových zamestnancov a posielať správy, ktoré zanechajú skvelý dojem.

Šablóna onboardingového e-mailu

Ako môže takýto e-mail vyzerať, ti pripravíme nižšie. Je potrebné ho však prispôsobiť vašej firemnej kultúre, pohlaviu nováčika atď. Pretože v Sloneek podporujeme skôr neformálny spôsob komunikácie, ako príklad onboardingového e-mailu uvádzame tento:

Predmet: Gratulujeme a vitaj v tíme! 🎉

Ahoj [Meno Nováčika],

s veľkou radosťou ti oficiálne gratulujeme k získaniu pozície [názov pozície] v [názov firmy]! Úspešne si prešiel/a naším výberovým konaním a máme obrovskú radosť, že rozšíriš náš tím.

Zo všetkých skvelých momentov počas tvojho pohovoru nám najviac utkvela tvoja [konkrétny zaujímavý moment z pohovoru, napr. „energetická prezentácia nápadov“ alebo „schopnosť rýchlo analyzovať situácie“]. Práve preto sme si povedali: to je človek, ktorého hľadáme! 💡

Tvoj prvý deň u nás je naplánovaný na [dátum nástupu] o [čas] na adrese [adresa]. Na recepcii ťa privíta tvoj parťák do začiatkov [meno buddyho], ktorý ťa prevedie prvými dňami aj zákutiami našej firmy.

Čo ťa čaká prvý deň?

• Privítanie v tíme a prehliadka kancelárie.
• Odovzdanie techniky, prístupov a ďalších nevyhnutností.
• Oboznámenie s tvojím onboarding plánom – jasne, prehľadne a bez stresu.

Náplň práce:
Tvojou hlavnou úlohou bude [hlavná zodpovednosť, napr. „rozvoj online marketingových kampaní a správa sociálnych sietí“].
Všetky detaily a očakávania nájdeš v priloženom Job Description, aby si mal/a všetko pekne pohromade.

Firemná kultúra a dress code:
V príručke pre nováčikov (New Hire Handbook), ktorú nájdeš v prílohe, si môžeš prečítať viac o našej firemnej kultúre, hodnotách, a napríklad aj o tom, že sa u nás cení pohodlnosť v obliekaní (takže džínsy, tenisky = úplne v pohode 👖👟).

Trocha administratívy:
Aby sme mohli pripraviť tvoju pracovnú zmluvu a všetko išlo hladko, prosíme ťa o vyplnenie krátkeho nástupného formulára [vložiť odkaz / inštrukcie – napr. „nájdeš v prílohe“ alebo „vyplň online tu: odkaz“]. Čím rýchlejšie formulár vyplníš, tým hladší bude celý proces!

Ak by si mal/a akékoľvek otázky, neváhaj sa na mňa obrátiť e-mailom na [kontakt] alebo zavolať na [telefónne číslo] – som tu pre teba!

Tešíme sa na spoločnú jazdu a nemôžeme sa dočkať, až ťa osobne privítame. ❤️

Maj sa krásne,
Tvoj tím [názov firmy]

[jméno a pozícia osoby, ktorá e-mail odosiela]

Ako vám Sloneek pomôže komunikovať s novými zamestnancami počas nástupného procesu?

Teraz by sme vám radi predstavili Sloneek – HRIS, vďaka ktorému bude váš onboarding ešte hladší. Pozrite sa aj na náš Onboarding checklist.

Sloneek je software na riadenie ľudských zdrojov vytvorený špeciálne pre manažérov, vedúcich tímov a kľúčové osoby s rozhodovacími právomocami v organizáciách.

Každý, kto chce zefektívniť svoje súčasné pracovné postupy v oblasti firemnej kultúry, bude s ponukou Sloneek viac než spokojný.

Vďaka bohatým funkciám na správu je správa zmlúv a ďalších dokumentov oveľa jednoduchšia – povedzte „nie“ všetkému papierovaniu, ktoré je nudné a časovo náročné.

Je to tiež bezpečnejšie, pretože dôležité dokumenty neposielate e-mailom, čo zaručuje ochranu.

Sloneek je tiež nástroj, ktorý ponúka skvelé možnosti riadenia času a ľudí.

Uľahčí vám veľmi rýchle odškrtnutie všetkých úloh z kontrolného zoznamu pre nástup do zamestnania pomocou kreatívnych spôsobov.

Navyše nemusíte prestať používať Sloneek, keď skončíte proces onboardingu vo vašej spoločnosti.

Vlastne je to tak trochu naopak. Sloneek vám môže byť pomocnou rukou počas celej doby vo vašej spoločnosti: pred nástupom nových zamestnancov, počas neho a samozrejme aj po ňom.

Ak vám to všetko nestačí, iste vás poteší, že súčasťou je mnoho integrácií a ponúkaná úroveň zabezpečenia je jednoducho špičková.

Ak vám to znie lákavo, nezabudnite vyskúšať bezplatnú skúšobnú verziu Sloneek.

Staňte sa profesionálom v zasielaní skvelých uvítacích e-mailov novým zamestnancom a vylepšite firemnú kultúru ešte dnes.

Teraz už viete, prečo je rozosielanie uvítacích správ dôležitou súčasťou onboardingu, aj ako ich vlastne písať, aby boli maximálne efektívne.

Keď svojim zamestnancom hneď na začiatku ukážete, že vám na nich záleží, ocenia vás.

Ak očakávate rešpekt od svojich zamestnancov, mali by ste ho prejavovať aj voči nim – funguje to obojstranne.

Uvítacie e-maily pre nových zamestnancov sú dokonalým prejavom rešpektu. Preukazujú tiež premyslenosť a starostlivosť – niečo, čo si dnes zamestnanci veľmi cenia.