Porovnanie: Excel, Google Sheets verzus HR systém Sloneek

jún 20, 2025 8 min čítanie

Bolo jedným z vašich novoročných predsavzatí konečne si zaviesť systém v HR agende? Rozhodne dobrý nápad! Ale čo spraviť so všetkými dátami, ktoré potrebujete zároveň jednoducho ukladať aj používať? Moderné nástroje ako Microsoft Excel, Google Sheets alebo Google Workspace bývajú často prvou voľbou na ukladanie a správu údajov o zamestnancoch.

Vaša voľba – rovnako ako u 95 % vašich kolegov – pravdepodobne padne na najdostupnejšie riešenie: Excel alebo Google Sheets. Teda tabuľka, ktorá sa na prvý pohľad môže zdať ako dobrý nápad.

Poďme sa však pozrieť, ako v skutočnosti obstoja proti špecializovanému HR systému ako je napríklad náš Sloneek.

Prečo zvoliť Excel alebo iné tabuľky?

Prečo majú ľudia z HR tak radi Excel a podobné nástroje? Odpoveď nie je prekvapivá – poznajú ho, rovnako ako manažment ich firiem či zamestnanci. Je nainštalovaný vo väčšine počítačov. Je – aspoň na prvý pohľad – zadarmo. Dáta sa dajú jednoducho poslať alebo spracovávať napríklad na domácom počítači, ak je treba doháňať resty. Najmä v menších firmách sa Excel alebo Google účet bežne používajú pre osobné účely či databázy zamestnancov, takže prechod na ne pôsobí úplne prirodzene.

A hlavne – tým, že s ním väčšina ľudí vie pracovať, je možné začať s ním hneď pracovať a ušetriť tak veľa času. Lenže tu sa patrí opýtať – naozaj?

Výhody Excelu a Google Sheets

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Už ho mám v počítači	✅	🚫
Nemusím jeho obstaranie konzultovať / zháňať naň peniaze	✅	🚫
Kolegovia aj manažment ho vedia používať	✅	🚫

Mnoho užívateľov sa tiež spolieha na nástroje ako šablóny v Exceli, históriu verzií a Excel súbory na sledovanie zmien a štruktúrovanie svojej HR dokumentácie.

Nevýhody Excelu a Google Sheets

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Trávim čas vymýšľaním vlastného systému a jeho testovaním	😓	😊
Objavujú sa chyby, ktoré musím riešiť	😓	😊
Narazím na limity, s ktorými som spočiatku nepočítal/a	😓	😊
Všetko know-how o systéme držím len ja a musím ho vysvetľovať kolegom	😓	😊
Každý, kto do systému zasiahne, môže spôsobiť, že prestane fungovať	😓	😊

Porovnanie Excel, Google Sheets verzus HR systém Sloneek

Porovnanie základných požiadaviek

Mnohé firmy aj tak mávnu rukou nad možnými rizikami a začnú používať svoj HR systém postavený na sofistikovaných tabuľkách v praxi. Ako však splnia základné požiadavky na HRIS?

Jednoduchosť ovládania

HR systém musí byť predovšetkým jednoduchý. Dosť jednoduchý na to, aby s ním mohol pracovať aj nevyškolený zamestnanec, ak je to potrebné. Porovnajme Excel, Google Sheets a Sloneek.

Funkcie ako odkazy na bunky, kontingenčné tabuľky alebo smart chips síce môžu ponúknuť určitú úroveň prehľadnosti, ale vyžadujú viac znalostí, než sa na prvý pohľad zdá.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Základy sa dajú vysvetliť kolegom za jedno stretnutie	✅	✅
Ak neviem, ako na to, môžem sa kedykoľvek opýtať	🚫	✅
Na prvý pohľad intuitívne	❓	✅
Môžem ponúknuť na používanie bez školenia	❓	✅

Bezpečnosť dát

HRIS obvykle uchováva najcitlivejšie informácie o vašich zamestnancoch. Preto zástupcovia GDPR považujú tento systém za jedno z najdôležitejších miest, kde môže dôjsť k bezpečnostným incidentom. Ako si s tým poradí Excel, Google Sheets a Sloneek?

Navyše nástroje ako Google Drive, Microsoft 365 alebo Office 365 postrádajú centralizovanú funkciu HR dashboardu, ak nie sú rozšírené o služby tretích strán alebo Google API.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
GDPR compliant v základe	🚫	✅
Bezpečné prihlasovanie	🚫	✅
Správa prístupových práv k dátam	🚫	✅
Obtiažne vyviesť dáta	🚫	✅
Jednoduchý audit	🚫	✅

Umiestnenie dát

Problém pre efektivitu? Dáta na rôznych miestach, navyše v rôznych verziách a rôzneho veku. Ak sa HR oddelenie chce zbaviť kruhov pod očami, musí striktne dodržiavať len jednu aktuálnu databázu, s ktorou celá firma pracuje. Fragmentované používanie Google Docs, Google Slides a Google Calendar môže spôsobovať zmätok kvôli nekonzistentnej histórii verzií alebo zastaraným súborom. Ako to zvládajú Excel, Google Sheets a Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Dáta výhradne na jednom mieste – nemôžu existovať viaceré verzie	🚫	✅
Dáta vždy dostupné odkiaľkoľvek	🚫	✅
Dáta nemožno len tak prepísať alebo skopírovať	🚫	✅

Zdieľanie informácií

Čo je najčastejším dôvodom prepracovanosti HR manažmentu? Že k niektorým informáciám majú exkluzívny prístup, hoci by s nimi mohli normálne pracovať aj ostatní. Musia tak neustále reagovať na banálne otázky a posielať jednoduché informácie desiatkam ľudí mesačne. Hoci je možné zdieľať súbory v Google Sheets alebo Excel online, správa hodnotení spokojnosti zamestnancov, prieskumov angažovanosti alebo pracovných hodnotení naprieč viacerými tabuľkami často vedie k chybám a nedorozumeniam. Ako s tým môžu pomôcť Excel, Google Sheets a Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Do súborov môže každý pristupovať podľa svojich prístupových práv	✅	✅
Informácie je možné jednoducho triediť podľa prístupových práv	🚫	✅
Každý zamestnanec môže zobrazovať a meniť údaje, ktoré mu patria	🚫	✅

Porovnanie ceny

Koľko to stojí? Cena je samozrejme kľúčovým parametrom. Ironicky sa podľa nej často systém vyberá. Skryté náklady však môžu vzniknúť pri integrácii Power BI, KPI dashboardov alebo nástrojov na automatizovanú analýzu dát s MS Excel alebo Google Looker Studio. Ako je to s nákladmi na systém v Exceli, Google Sheets a Sloneeku?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Platby nad rámec platu HR zamestnancov	🚫	✅
Platba za reálnych používateľov v danom mesiaci	🚫	✅
Platím vývoj časom na úkor iných vecí	✅	🚫
Vopred viem, koľko bude stáť vývoj systému za rok	🚫	✅

Excel x HR systém: Porovnanie špeciálnych požiadaviek

Je absolútne kľúčové, aby zvolený HR systém nesklamal v tom najdôležitejšom – teda v schopnosti pracovať s dátami efektívne a bez časových strát. Ak má byť navyše skutočnou pomocou, musí zvládať oveľa viac než len uchovávať informácie o osobných údajoch zamestnancov, ich mzdách alebo napríklad nárokoch na dovolenku.

Pozrime sa teda, ako si poradí Excel alebo Google Sheets so špecializovanými úlohami a ako ich zvládne Sloneek.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Zostávajúca dovolenka	✅ Informácie o čerpaní však musí pravidelne zapisovať správca systému	✅ Informácie sa automaticky prepíšu na základe schválených žiadostí
Žiadosť o dovolenku	🚫 Môže uchovávať informácie o dovolenke, často ich však musí zadávať priamo HR pracovník	✅ Umožňuje spracovať žiadosť o dovolenku a pracovať s ňou v celom systéme, vidí ju každý, koho sa týka
Aktuálne údaje relevantné pre mzdy	✅ Informácie musí pravidelne aktualizovať správca systému	✅ Informácie môže aktualizovať priamo užívateľ
Elektronický podpis dokumentov	🚫	✅
Dotazníkové prieskumy	🟡 Čiastočne riešiteľné pomocou Forms	✅ Možné realizovať priamo v systéme
Zmluvy a potvrdenia	🚫	✅ Možné uložiť priamo v systéme
Časové sledovanie (Timetracking)	🚫	✅ Možné využiť priamo v systéme
Prepojenie na ďalšie aplikácie cez API	🚫	✅ Garantovane možné použiť priamo v systéme
Recruitment	🟡 Čiastočne riešiteľné	✅ Možné využívať špecifické detailné funkcie
Onboarding a offboarding	🟡 Čiastočne riešiteľné, väčšinou ako pomôcka pre HR	✅ Možné využiť detailné funkcie v systéme so zapojením zamestnanca

Pokročilé funkcie

Agenda HR profesionála je dnes úplne nabitá. Preto je logické, že nástroje, ktoré vedia jeho prácu zefektívniť a automatizovať, sú v odbore veľmi cenené. V Exceli existujú funkcie ako Visual Basic for Applications, makro programovací jazyk alebo Power Pivot, no v HR kontexte sa bez pokročilého školenia alebo špecializovanej IT podpory málokedy využívajú. Ako v tomto ohľade pomáha Excel alebo Google Sheets a ako profesionálny HR systém?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Automatizácia	🟡 Čiastočne	✅
Delegovanie jednoduchých úloh teamleaderom alebo zamestnancom	🚫	✅
Základná vizualizácia dát	✅	✅
Priebežná analýza a grafy na jednom mieste	🟡 Čiastočne	✅
Zapojenie AI	🚫	✅

Vyhodnotenie Excel x HR systém Sloneek

Excel a Google Sheets budú pravdepodobne ešte niekoľko rokov voľbou číslo jedna pre HR manažérov, ktorí zatiaľ nemajú hlbokú skúsenosť s HRIS. Dôvody na prvý krok sú jasné – rýchly štart, nízke náklady, vysoká zrozumiteľnosť. Lenže tým zvyčajne zoznam výhod končí.

Keď tabuľky prestanú slúžiť ako centrálne spravovaná databáza, ku ktorej má prístup len malý okruh vyškolených pracovníkov, a začnú mať ambíciu stať sa plnohodnotným HR systémom, narazia.

Náklady na vývoj takéhoto riešenia budú výrazne vyššie, než sa pôvodne odhadovalo, zatiaľ čo jeho bezpečnosť, funkčnosť a celkové prínosy budú nižšie – a to aj pri integráciách ako Google Workspace API alebo Excel Object Model, ktoré vyžadujú technické znalosti na nastavenie.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Dlhodobá spoľahlivosť riešenia	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Schopnosť rásť s firmou	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Schopnosť dopĺňať nové funkcie	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Univerzálnosť pre celú firmu	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Kompatibilita s ďalšími nástrojmi	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Handover limit	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Bezpečnosť riešenia	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Časová náročnosť správy	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Celková cena vrátane času	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐