Onboarding: kedy sa začína a končí?

Onboarding nie je len prvý deň strávený v novej práci. Je to proces, ktorý sa začína ešte pred nástupom a končí sa až vo chvíli, keď sa nový človek cíti ako plnohodnotný člen tímu, čo môže trvať aj niekoľko mesiacov. V HR komunitách prebieha diskusia o tom, ako dlho onboarding trvá, kedy končí a začíná sa – niektorí ho počítajú od preboardingu, iní od prvého dňa. Poďme sa na to pozrieť krok za krokom.

Všetko sa začína ešte pred nástupom

Preboarding je fáza od podpísania zmluvy až do prvého dňa v práci. Ak nový kolega po prijatí ponuky čaká týždne na akýkoľvek kontakt, jeho nadšenie môže rýchlo vyprchať.

Čo pomáha?

• Poslať zmluvu a základné dokumenty na vyplnenie.
• Dať vedieť, kedy a čo ho čaká v prvých dňoch.
• Pridať niečo navyše – napríklad uvítací e-mail od tímu alebo malý „welcome balíček“ (ak máte virtuálny onboarding, môžete ho zaslať poštou).

Dĺžka tejto fázy je zvyčajne 1–2 týždne pred nástupom, no niekedy aj dlhšie (napríklad pri zložitejších pozíciách). V prípade, že má nováčik ešte výpovednú lehotu, pripomeňte sa mu skôr, aby vedel, čo bude nasledovať a kedy.

Onboarding: Prvé týždne na palube

Prvé dni a týždne sú rozhodujúce. Nový zamestnanec potrebuje nielen pochopiť procesy a nástroje, ale tiež zistiť, čo sa od neho vlastne očakáva. Potrebuje mať onboardingový plán.

Čo by nemalo chýbať:

• Jasná orientácia (ako funguje firma, benefity, pravidlá).
• Školenie na nástroje a systémy.
• Stretnutia s manažérom / buddym na stanovenie očakávaní a cieľov.
• Prvé úlohy, ideálne s podporou mentora alebo buddyho, a tieňovanie kolegov.

Dĺžka tejto fázy je minimálne prvé 2–4 týždne. Po mesiaci by mal mať nový človek základnú istotu v každodennej práci. Mal by jasne vedieť, čo sa od neho očakáva a či mu niečo nechýba.

Adaptácia

Adaptácia je fáza, keď sa z „nováčika“ stáva plnohodnotný člen tímu. To nie je otázka pár týždňov, ale skôr mesiacov.

Čo ju ovplyvňuje?

• Aká zložitá je daná pozícia.
• Ako rýchlo sa človek zžije s firemnou kultúrou a úlohami.
• Ako dobre funguje podpora od manažéra a tímu.
• V tejto fáze ide viac o spätnú väzbu a plnenie stanovených cieľov.

Dĺžka adaptácie je 3–6 mesiacov, pri náročnejších pozíciách pokojne aj viac. Nováčikovi sa končí skúšobná doba spravidla po 3 mesiacoch a vtedy by už mali obe strany (nováčik aj manažér/buddy) vedieť, či je všetko v poriadku, alebo či existujú nejaké prekážky v spolupráci.

Keď to zhrnieme – onboarding a adaptácia sa končia vo chvíli, keď už nového kolegu nevnímate ako „nového“. A on sám má pocit, že zapadol a vie, čo a prečo robí.

Kedy sa končí onboarding? Dôležité je sledovať progres

Obdobie skúšobnej doby je kľúčové. Tu sa ukáže, či onboarding funguje.

Čo by malo prebiehať:

• Pravidelné stretnutia HR a manažéra s novým zamestnancom.
• Spätná väzba na doterajšiu skúsenosť.
• Spoločné vyhodnotenie cieľov a očakávaní.

Po troch až šiestich mesiacoch by mal mať zamestnanec jasno vo svojej úlohe, poznať tím aj firemnú kultúru a cítiť sa súčasťou organizácie. Onboardingová fáza sa uzatvára spoločným zhrnutím:

• Ako zamestnanec zvládol/zvláda ciele?
• Čo sa osvedčilo v onboardingovom a adaptačnom pláne?
• Ako hodnotí skúsenosť on sám?

Benefity softvérových riešení pre preboarding a onboarding

Digitálne nástroje dokážu celý onboarding výrazne zefektívniť a posunúť na profesionálnu úroveň. Medzi hlavné benefity patria:

• Úspora času pre HR, manažérov a kolegov vďaka automatizácii checklistov, notifikácií a podpisov dokumentov.
• Konzistentnosť procesu, keďže každý nováčik prechádza rovnakými fázami.
• Pozitívna zamestnanecká skúsenosť vďaka jasnému plánu, prístupu k informáciám a rýchlemu zaškoleniu.
• Jednoduchý zber a vyhodnotenie dát prostredníctvom spätnej väzby, prieskumov a prehľadných reportov.
• Integrácia s ďalšími HR procesmi, ako je riadenie výkonu, vzdelávanie a rozvoj.
• Flexibilita pre hybridné a remote tímy, keďže onboarding prebieha rovnako kvalitne na diaľku aj v kancelárii.

Tip na záver

Ak chcete mať onboarding naozaj funkčný, pripravte si jednoduchý plán a držte sa ho. Nemusí to byť zložitý manuál – stačí checklist, pár pripravených materiálov a hlavne skutočný záujem o to, aby sa nový človek cítil vítaný a podporovaný. Automatizovať tieto činnosti vám pomôže HR softvér, ktorý rutinné úlohy urobí za vás.