Ako digitalizovať HR a nestratiť dušu firmy

Keď sa hovorí o digitalizácii HR, väčšina ľudí si predstaví efektivitu, automatizáciu… a možno aj trochu strach. Strach, že technológie odosobnia našu prácu. Že HR stratí ľudský dotyk. Že onboarding bude už len klikanie v systéme a že kandidát sa už nikdy nestretne so živým človekom.

Ale položme si ruku na srdce: Koľko procesov, ktoré nie sú digitalizované, pôsobí ľudsky? Koľkokrát ste zažili onboarding, ktorý nebol o kultúre, ale o šiestich excelových tabuľkách, desiatich internetových školeniach a prezentácii o BOZP, z ktorej ste si odniesli hlavne únavu?

Realita je taká, že ľudskosť sa nestráca digitalizáciou. Ľudskosť sa stráca, keď zabudneme, prečo procesy vôbec robíme.

A práve preto digitalizácia nemusí byť hrozbou. Môže byť príležitosťou. Uvoľní nám ruky od rutiny a umožní konečne venovať čas tam, kde technológie nikdy nenahradia človeka: kultúre, vzťahom a starostlivosti o ľudí.

Technológie nie sú protivníci kultúry

Na prvý pohľad to tak ale môže vyzerať. Kultúra je o ľuďoch, emóciách, vzťahoch. Technológia je o procesoch, dátach a efektivite. Na jednej strane niečo teplé a živé, na druhej strane niečo, čo pôsobí chladne a strojovo.

Lenže toto je falošná dilema. Technológia a kultúra nestoja proti sebe, ale môžu sa skvele dopĺňať.

• Bez kultúry sa aj ten najmodernejší nástroj zmení len na ďalší „to-do systém“, ktorý ľudia používajú preto, že musia, nie preto, že im pomáha. A ešte k tomu so strachom, že ich niečo také časom nahradí alebo s pocitom, že ich práca už nedáva vôbec žiadny zmysel.
• Bez technológií kultúra často zostane len na plagáte – krásne slová, ale v praxi uviaznutá v šiestich tabuľkách, nekonečných mailoch a chaotických procesoch.

Technológie majú HR odľahčiť, nie odľudštiť. Ich zmyslom je vytvoriť priestor, v ktorom máme viac času na skutočné veci – na rozhovory s ľuďmi, na podporu manažérov, na rozvoj vzťahov. To si však vyžaduje veľa práce zo strany HR a manažmentu.

Keď onboarding prebieha cez moderný nástroj, neznamená to, že nováčik nedostane osobnú podporu. Znamená to, že nemusí podpisovať desať papierov a my s ním môžeme tráviť čas tam, kde to dáva zmysel: napríklad predstaviť mu tím, vysvetliť firemné hodnoty alebo mu dať priestor zdieľať svoje očakávania.

Preto hovorím: technológie nie sú náhradou kultúry. Sú jej zosilňovačom.

Ako začať: 5 pravidiel pre digitalizáciu HR

Ak by som mala zhrnúť základné princípy, ktorých by sa firmy mali držať, potom sú to tieto:

1. Začnite stratégiou, nie nástrojom.
   Digitalizácia musí byť súčasťou HR stratégie a podporovať aj dlhodobé business ciele. Nie je to o tom zaviesť softvér, pretože to robia všetci, ale o tom, čo nám pomôže naplniť víziu firmy. Bez vízie vám to navyše ľudia nebudú veriť, potrebujú jasne vedieť prečo a kam digitalizácia alebo automatizácia vo firme smeruje.
2. Majte jasnú víziu HR.
   Ak HR samo nevie, kam smeruje, digitalizácia sa premení na sériu náhodných krokov. Vízia musí definovať, ako chceme pôsobiť na kandidátov, aký tone of voice používame v employer brandingu, koho chceme priťahovať. Hovoríme, že sme vzťahovo založená firma a záleží nám na tom, aby sme mali „people touch“ od prvého momentu? V tom prípade pre nás asi nie je ideálne, aby za nás kandidátov viedla rozhovor AI.
3. Zapájajte ľudí od začiatku.
   Digitalizácia nesmie byť „niečo, čo HR spustí a potom pošle mailom“. Zamestnanci aj manažéri musia chápať prínosy, a hlavne – mať možnosť ovplyvniť, ako digitalizácia posunie ich prácu.
4. Filtrujte cez hodnoty.
   Každý nový proces či nástroj by mal obstáť v otázke: „Ako nám pomôže viac žiť naše firemné hodnoty? Nejde proti nim?“
5. Komunikujte, čo sa ľuďom uvoľní.
   Najväčšie obavy vznikajú tam, kde majú ľudia pocit, že digitalizácia im „berie prácu“. Vysvetlite, že im berie len rutinu a uvoľňuje ruky k tomu, čo je dôležitejšie a zmysluplnejšie.

Filtrujte cez hodnoty

Jedna z najväčších pascí digitalizácie je, že sa zameriame len na efektivitu. Lenže HR nie je logistika – u nás sa počíta aj to, ako veci robíme, nielen ako rýchlo.

Preto je podľa mňa zásadné filtrovať každý krok digitalizácie cez firemné hodnoty. V Easy to robíme tak, že si pri každom nástroji alebo procese, ktorý chceme digitalizovať alebo automatizovať, kladieme otázky:

• Responsible Freedom – Podporuje digitalizácia to, aby ľudia mali viac autonómie a zároveň boli schopní niesť zodpovednosť? Alebo je to naopak len ďalší kontrolný mechanizmus?
• Easy Fellowship – Približuje nás nástroj k tomu, aby sme boli partnermi, nie len „kolegovia“? Umožňuje zdieľať, komunikovať, posilňovať vzťahy?
• Next Level – Otvára digitalizácia priestor pre rast a posun? Napríklad, že sa HR alebo manažéri môžu venovať rozvoju ľudí namiesto papierovania?
• Order & Harmony – Vnáša proces viac štruktúry a prehľadnosti? Alebo naopak pridáva ďalší chaos do už aj tak zložitého workflow?
• Easy Cares – Cítia ľudia vďaka digitalizácii, že sa o nich firma stará, že im proces uľahčuje život? Alebo majú pocit, že ide hlavne o úsporu nákladov?

Tieto otázky sú univerzálne, môže si ich položiť každá firma, aj keď nemá rovnaké hodnoty. Dôležité je mať svoj vlastný filter, ktorý zaručí, že digitalizácia nebude v rozpore s tým, čím firma naozaj je.

Preto odporúčam:

1. Začnite tým, že si hodnoty pomenujete v praxi – nie ako slogany na webe, ale ako konkrétne princípy.
2. Používajte ich pri rozhodovaní – pri každom novom nástroji si dajte check: podporuje to naše hodnoty, alebo ide proti nim?
3. Zdieľajte to s tímom – vysvetlite ľuďom, prečo ste niečo vybrali. Nie preto, že je to „najlacnejšie na trhu“, ale preto, že to zapadá do toho, ako fungujete.

Zapojenie tímov: kľúč k úspešnej digitalizácii

Digitalizácia nebude nikdy úspešná, pokiaľ ju HR alebo vedenie „nariadi zhora“. Technológie, ktoré ľuďom prácu ne zjednodušia, ale naopak skomplikujú, skončia v zásuvke.

Preto sme v Easy zvolili cestu, ktorá sa nám osvedčila: digitalizáciu sme začali s tímami, nie mimo nich.

AI canvas workshopy

Každý tím si prešiel tzv. AI canvas workshopom:

1. Snívali sme – keby ste boli ako Harry Potter a mohli by ste si vyčarovať zjednodušenie práce, o akú oblasť by išlo?
2. Išli sme do reality – popísali si workflow, ktoré denne riešia.
3. Prioritizovali – vybrali, čo má najväčší dopad. Preto som na začiatku článku zdôrazňovala potrebu vízie a stratégie. Bez nich nie sme schopní prioritizovať.
4. Use stories – konkrétne zadania putovali ďalej na realizáciu.

Vďaka tomu mali ľudia pocit, že digitalizácia vychádza z ich potrieb, nie z rozhodnutia niekoho iného. Navrhli si ju totiž sami.

Ambasádori namiesto „nadšencov“

Každý tím by mal mať svojho ambasádora. Niekoho, kto skutočne rozumie práci kolegov a vie vysvetliť, čo digitalizácia prinesie. Nie univerzálneho „AI nadšenca“, ale rešpektovaného človeka zvnútra tímu.

Komunikácia prínosov

Veľký rozdiel robí aj jazyk, akým digitalizáciu vysvetľujeme. Nie „automatizujeme, aby sme ušetrili čas“, ale:

• „Vďaka tomu sa zbavíš rutiny.“
• „Budeš mať priestor na prácu, ktorá ťa baví.“
• „Nebudeš musieť tráviť hodiny v exceli, ale môžeš sa sústrediť na ľudí.“

Takáto komunikácia pomáha ľuďom vidieť, že digitalizácia nie je hrozba, ale príležitosť.

Najčastejšie chyby pri digitalizácii HR

• Digitalizácia bez stratégie – nástroj je, ale nikto nevie, prečo.
• Ignorovanie hodnôt – procesy idú proti kultúre firmy.
• HR rozhoduje samo – bez zapojenia manažérov a zamestnancov.
• Slabá komunikácia – ľudia nechápu, čo im digitalizácia prinesie.

3 tipy, ktoré môžete urobiť hneď

1. Položte si otázku: Ako tento nástroj pomôže posilniť vzťahy a dôveru?
2. Zapojte tím – urobte mini workshop a opýtajte sa ľudí, čo by im najviac ušetrilo čas.
3. Začnite malým krokom – napríklad digitálne podpisy alebo automatizácia jedného jednoduchého procesu. Je potrebné, aby na začiatku ľudia vnímali okamžitý prínos alebo hotovú automatizáciu/digitalizáciu a získavali tým dôveru.

Digitalizácia neznamená dehumanizáciu

Digitalizácia HR nie je o rýchlosti za každú cenu. Je to o tom, ako vďaka technológiám posilniť kultúru, hodnoty a vzťahy vo firme.

Pokiaľ ju staviame na stratégii, hodnotách a zapojení ľudí, potom technológie nie sú hrozbou, ale partnerom. Pomáhajú nám zbaviť sa rutiny a sústrediť sa na to, čo je v HR skutočne dôležité, a to na ľudí.