Timesheety opäť na scéne: ideálne pre hybridnú prácu, štvordňové pracovné týždne a pripravenosť na AI

Čas strávený na úlohách je kľúčový pre HR analýzy, najmä pri hodnotení efektivity hybridných pracovných režimov alebo štvordňových pracovných týždňov. Riešenia na sledovanie času sú zároveň zásadné pre určenie pripravenosti firmy na umelú inteligenciu. Aj keď sa tradičné timesheety môžu zdať zastarané, moderné nástroje umožňujú jednoduchú správu časových záznamov, sledovanie prestávok a tvorbu podrobných časových reportov vďaka automatizovanému sledovaniu času a nástrojom na sledovanie projektov. Prečo je to dôležité?

Hlásiť čas strávený na rôznych úlohách pomocou timesheetov je čoraz zložitejšie, pretože vznikajú nové pracovné režimy, ako je práca na diaľku alebo hybridný režim. Napriek tomu sú timesheety nevyhnutné pre vašu firmu, ak chcete mať prehľad o efektivite procesov. Neexistujú snáď lepšie spôsoby sledovania času ako tie hrozné Excelové tabuľky? Dobrá správa: existujú. Moderné timesheet aplikácie ponúkajú automatizované sledovanie času, integráciu s úlohami projektov a prehľad o produktivite zamestnancov v remote tímoch. S nástrojmi ako Time Tracker alebo mobilný systém sledovania času môžu aj malé tímy zvýšiť produktivitu a zároveň zostať v súlade s pracovnoprávnymi predpismi.

Začnime niekoľkými štatistikami. Podľa správy Harvard Business Review je svedomité hlásenie každej minúty strávenej v práci samo o sebe zložitá úloha. Mnohí zamestnanci s tým majú problém, či už používajú „smart“ timesheety (špecializovanú aplikáciu) alebo „hlúpe“ (zdravíme Excel!).

Ich údaje musí vždy skontrolovať manažér, čo prináša ďalšiu nudnú prácu. Služby timesheetov často obsahujú auditné záznamy a prispôsobiteľné polia formulárov, ktoré zjednodušujú schvaľovací proces a predchádzajú chybám v aplikáciách na evidenciu času alebo elektronických podpisoch. Ani ten najpokročilejší softvér však nedokáže sledovať „šedú zónu“: čas strávený na viacerých mikro-úlohách, ktoré sa ťažko merajú a hlásia, ale napriek tomu by mali byť započítané a fakturované klientovi. Pokročilý softvér na evidenciu času často zahŕňa funkcie ako časové záznamy, vlastné timesheety a dokonca aj rozpoznávanie tváre alebo geo sledovanie, aby sa zabránilo krádeži času a falošnému hláseniu.

Navyše timesheety, ktoré nie sú pravidelne vypĺňané, sa časom stávajú menej relevantnými. Odložená úloha sa zmení na backlog, ktorý je ťažké dohnať a správne nahlásiť. Takéto neúplné alebo oneskorené timesheety nereflektujú realitu: znamenajú nižší príjem zo strany zamestnanca (menej fakturovaného času) a zlé manažérske rozhodnutia (zamestnanci sú preťažení väčším množstvom úloh, než zvládnu).

V hybridnom režime klasické sledovanie času jednoducho nestačí

Klasické sledovanie času nestíha držať krok s vývojom štýlov firemnej komunikácie. Dnes je komunikácia s klientmi len málokedy obmedzená na pracovné hodiny. Prebieha 24/7 a rozprestiera sa cez rôzne kanály, napríklad aplikácie na odosielanie správ. Súkromný a pracovný život sa prelínajú. Ak je váš pracovný deň rozdelený do viacerých online stretnutí bez prestávok medzi nimi, ťažko si predstaviť, že by ste po pracovnej dobe svedomito zaznamenávali všetok čas strávený na schôdzkach a opisovali obsah každej z nich. Sú stretnutia vôbec úlohy?

E-mail je ďalším príkladom roztriešteného komunikačného kanála. Napísať jednovetový e-mail často zaberie hodinu: musíte sa najprv poradiť s inými ľuďmi, vyhľadať si podklady, znova si prečítať predchádzajúcu komunikáciu… Má zmysel otvárať timesheet len kvôli jednej krátkej správe? Mali by ste zaznamenávať každý telefonát alebo každú hlasovú správu, ktorú si musíte opakovane púšťať, aby ste pochopili jej obsah?

Ak k tomu pridáte hybridný pracovný režim, situácia sa ešte viac komplikuje, najmä ak je pre firemnú kultúru dôležitejšie, aby sa veci stihli urobiť, než aby boli zamestnanci len dostupní počas pracovných hodín. Mobilné timesheet aplikácie a mobilné dochádzkové systémy sú ideálne na sledovanie pracovného času zamestnancov, najmä v hybridných a vzdialených pracovných tímoch.

A aby toho nebolo málo, je všeobecne známe, že hlásenie úloh v timesheetoch je jedným z najviac nenávidených firemných procesov zo strany zamestnancov. Preto mnohé firmy dnes využívajú automatizované pripomenutia a softvér na sledovanie času s intuitívnym používateľským rozhraním a prístupom k timesheetom cez mobil. Napriek tomu, ak zamestnanci vedia, že údaje, ktoré vypĺňajú, sa vo firme naozaj spracovávajú a ich vstup má význam, budú ochotnejší ich vypĺňať. Je to určite otázka internej komunikácie, ale vaši zamestnanci predovšetkým potrebujú vidieť konkrétne výsledky svojho úsilia čo najskôr. Aplikácie na GPS sledovanie zamestnancov môžu celý proces zjednodušiť tým, že automatizujú sledovanie a hlásenie času, čím znižujú záťaž na zamestnancov a zároveň zabezpečujú, že ich čas a úsilie prispievajú k produktívnym výsledkom.

Timesheety sú tvrdým dôkazom

Prečo sa teda vôbec trápiť so sledovaním každej minúty? Naše procesy fungujú hladko, klient je spokojný… Lenže to tak nebýva vždy. Čo ak zákazník začne spochybňovať fakturované hodiny? Čo ak vám klesne zisková marža? A napokon – čo ak váš freelance dodávateľ zvýši sadzby o 15 %? Práve v takýchto situáciách môžu časové záznamy zachrániť váš biznis. Mali by ste mať jasný prehľad o tom, čo sa deje s rentabilitou v porovnaní s časom stráveným na rôznych úlohách. S poriadnym systémom správy timesheetov môžete generovať vlastné reporty a exportovať dáta ako PDF správy alebo exporty do Excelu a CSV na účely auditu.

Timesheety sú taktiež skvelým nástrojom na sledovanie schopností zamestnancov v oblasti time managementu.

Aj skúsení pracovníci s dlhoročnou praxou s týmto problémom zápasia. Zlé riadenie času brzdí ich efektivitu. Keď stratia motiváciu, prichádzate o cenný zdroj. Vďaka timesheetom uvidíte varovný signál zakaždým, keď zamestnanec nevie správne určiť priority alebo efektívne využiť pracovný čas. Efektivita pracovnej sily sa môže výrazne zlepšiť použitím softvéru na riadenie projektov a úloh, ktorý organizuje podkategórie úloh a synchronizuje sa s Google Kalendárom.

Timesheety navyše poskytujú platný argument v generačných diskusiách. Zatiaľ čo väčšina z nás má jasný pohľad na pomer medzi peniazmi a časom, ktorý strávime ich zarábaním, tí, ktorí práve začínajú svoju kariéru, často nemajú realistickú predstavu o rovnováhe medzi platom a pracovným zaťažením – obzvlášť v hybridnom režime. Nástroje na riadenie tímu s integrovanými šablónami timesheetov a automatizáciou sledovania času pomáhajú zabezpečiť jasnosť v očakávaniach a rozdelení pracovnej záťaže.

Predstavte si túto situáciu: vaši zamestnanci neustále trvajú na zavedení hybridného modelu v kombinácii so štvordňovým pracovným týždňom. V zásade s tým súhlasíte, ale potrebujete schválenie od CEO. Ak nechcete viesť diskusiu len na základe pocitov a dojmov, potrebujete tvrdé dáta. Zavádzanie nových pracovných režimov si vyžaduje dôkladnú analýzu a malo by byť riadené dátami.

Napokon sa timesheety ukazujú ako veľmi užitočné pri hodnotení pripravenosti firmy na umelú inteligenciu. Pre mnohých CEO sa môže implementácia AI javiť ako čisto technická otázka. AI nástroje pre timesheety alebo agentná AI však dokážu spracovať vstupy zo softvéru na sledovanie pracovného času a identifikovať náklady na projekty, spotrebu zdrojov a faktory kalkulácie práce. Takto sa hodnotenie pripravenosti aj následná implementačná stratégia často presúva na CTO a technologický tím. Ak HR oddelenie nie je zapojené od začiatku alebo sa neozve, jeho úloha môže byť prehliadnutá.

AI buď dopĺňa, alebo nahrádza ľudskú pracovnú silu. To si vyžaduje budovanie tímov z tých správnych ľudí, aby bola dosiahnutá čo najväčšia efektivita.

Ak HR špecialisti včas neposkytnú vstupy – napríklad o kapacitách tímu, efektivite a rozsahu práce – budú v budúcnosti čeliť množstvu problémov.

Ako inak majú vypočítať pracovné hodiny nahradené AI bez dát z timesheetov?

Je čas prehodnotiť timesheety

Ako tento problém vyriešiť? Webový softvér na správu timesheetov so zabudovanými schvaľovacími procesmi a sledovaním žiadostí o dovolenku (PTO) môže výrazne zjednodušiť vaše každodenné operácie. Potrebujete systém timesheetov, ktorý sleduje iba dôležitú prácu a poskytuje podrobnú analýzu efektivity vášho tímu. Ak chcete s timesheetmi dosiahnuť viac než len fakturáciu, musíte zmeniť svoj prístup. Existujú dve možné cesty:

a) Metóda ôsmich hodín

Metóda ôsmich hodín predpokladá, že pracovník by mal mať dostatok práce na osem hodín denne (v priemere). Pracovník nehlási čas v 15-minútových blokoch, ale v percentách. Táto metóda prináša tri výhody.

Po prvé, je priateľská k hybridnému režimu. Funguje dobre pre ľudí, ktorých čistý pracovný čas dosahuje osem hodín denne, aj keď len zriedka v súvislých osemhodinových blokoch bez prestávok. Hlásiť čas v percentách je zábavnejšie a intuitívnejšie než zaznamenávať každú jednotlivú úlohu.

Po druhé, táto metóda je úspešnejšia pri hodnotení efektivity: manažment môže ľahko porovnať percentuálne timesheety s aktivitami pracovníka sledovanými na jeho počítači. Tiež uľahčuje konfrontáciu zamestnanca s jeho (ne)efektivitou: ak zamestnanec uvádza, že päťkrát do týždňa strávil osem hodín niekoľkými rutinnými mikroúlohami, ako je možné, že rovnako náročný komplexný projekt mu zabral rovnaký čas?

Po tretie, sledovateľné metriky možno prispôsobiť tak, aby boli relevantnejšie pre firmu. Zamestnanec hodnotí a zaznamenáva, ako ho daný deň práca bavila. Príklad: 50 % bolo zábavných, 25 % celkom dobrých a 25 % pod jeho úrovňou odbornosti.

b) Kvalitatívne timesheety

Tento systém timesheetov je založený na klasickom sledovaní časových úsekov, ale s niekoľkými obmedzeniami. Po prvé sleduje čas vo väčších blokoch (napr. namiesto hlásenia 5 × 15 minút na Slacku zamestnanec zaznamená celkový čas strávený na danej úlohe podľa najlepšieho vedomia).

Nasleduje hodnotenie. Každá činnosť má svoje skóre, ktoré stanovuje HR oddelenie na základe priorít firmy. Škála je široká: od odbornosti a kvalifikácie potrebnej na splnenie úlohy (nekvalifikovaný/kvalifikovaný/vysoko kvalifikovaný), cez kreativitu (opakujúca sa/kreatívna), až po spokojnosť zamestnanca (zábavná/nudná).

Obe metódy sú ideálne pre prechodné obdobia, napríklad testovanie nového pracovného režimu. Najlepšie je, ak HR manažér porovná timesheety mesiac pred plánovanou implementáciou a mesiac po nej.

Timesheety dobre fungujú v hybridnej práci…

… a HR oddelenie by k nim malo mať plný prístup. Bez nich nie je možné vykonať dôkladnú HR analýzu. Ako funguje sledovanie času v Sloneeku? Čas môžete sledovať priamo v aplikácii alebo importovať dáta zo sledovacích nástrojov tretích strán. Sloneek podporuje evidenciu dochádzky zamestnancov, integráciu s projektovým riadením aj fakturáciu — a to všetko v rámci cloudového systému timesheetov.

Nevzdávajte sa timesheetov. Prehodnoťte ich a znovu objavte. Dáta, ktoré vám poskytnú, podporia vaše argumenty pri diskusiách o vývoji pracovného režimu vo vašej firme. A verte nám, tieto diskusie sa v budúcnosti určite vrátia.

Ďalšie funkcie, ktoré moderné nástroje na timesheety ponúkajú

Moderné nástroje na sledovanie času dokážu oveľa viac než len zaznamenávať čas. Zahŕňajú synchronizáciu kalendára, sledovanie výdavkov, plánovanie zamestnancov, auditné záznamy a dokonca aj GPS funkcie pre terénnych pracovníkov. Analýza pracovnej sily, sledovanie nákladov a bezpečnostné kontroly sú súčasťou komplexnej platformy na správu timesheetov, ktorej dôverujú tímy v priamom kontakte so zákazníkmi aj malé podniky.