Offboarding

Offboarding: Prečo je dôležité správne sa rozlúčiť so zamestnancom

Keď sa hovorí o starostlivosti o zamestnancov, najčastejšie sa rieši nábor, onboarding a rozvoj. Často sa však zabúda na poslednú fázu zamestnaneckého cyklu – offboarding, teda proces ukončenia pracovného pomeru. A nejde len o zrušenie prístupov a odovzdanie vstupnej kartičky. Ide o celkový spôsob, akým sa firma lúči so svojimi ľuďmi.

Čo je offboarding?

Je to cesta, ktorá umožní férové ukončenie spolupráce a zároveň ochranu know-how aj firemnej kultúry. Offboarding je súbor krokov, ktoré sprevádzajú odchod zamestnanca z firmy – či už ide o ukončenie pracovnej zmluvy z iniciatívy zamestnanca, alebo zamestnávateľa. Nejde len o administratívu, ale aj o ľudský prístup, férovú komunikáciu a hladké odovzdanie agendy.

Prečo je dôležitý?

• Pozitívna employee experience – rovnako ako má nováčik po nástupe získať pozitívnu skúsenosť v rámci onboardingu, korektné a rešpektujúce rozlúčenie zanechá v zamestnancovi dobrý dojem, aj keď z firmy odchádza. Onboarding a offboarding tak spoločne tvoria celý proces aktivít, ktoré employee experience výrazne ovplyvňujú.
• Zachovanie know-how – správne vedený offboarding umožňuje zamedzenie šírenia citlivých informácií a prístupu k nim po skončení pracovného pomeru, odovzdanie vedomostí a minimalizuje straty v tíme.
• Employer branding – odchádzajúci zamestnanci často zdieľajú svoje skúsenosti s okolím. Profesionálny prístup môže posilniť povesť firmy, neprofesionálny ju naopak poškodiť.
• V neposlednom rade ide o dôležitý HR proces offboardingu, ktorý pomáha nastaviť poriadok v dokumentoch, zmluvách aj prístupoch.

Proces offboardingu a jeho účel

Proces offboardingu zahŕňa všetky kroky, ktoré nastávajú od okamihu, keď sa zamestnanec rozhodne odísť (alebo firma rozhodne o ukončení spolupráce), až po jeho posledný deň. Účelom offboardingu je predovšetkým zaistiť hladký prechod – zamestnanec odchádza s pozitívnym dojmom a firma si uchováva kontinuitu práce aj dobré meno na trhu.

Čo by nemalo chýbať v offboardingu?

• Oficiálne oznámenie odchodu (interne aj externe, ak je to relevantné).
• Administratívne kroky – ukončenie zmluvy, vyrovnanie benefitov, odovzdanie dokumentácie.
• Odovzdanie agendy – zaistenie kontinuity projektov a procesov.
• Vrátenie firemného majetku (notebook, telefón, prístupové karty a iné).
• Exit interview – štruktúrovaný rozhovor, ktorý pomáha zistiť, prečo zamestnanec odchádza a ako je možné zlepšiť pracovné prostredie.
• Rozlúčenie sa s tímom – ľudský a dôstojný moment, ktorý uzatvára spoluprácu.

Tip: Aby na nič nezabudli manažéri ani HR, hodí sa praktický checklist pre offboarding. Ten obsahuje zoznam všetkých krokov – od právnych náležitostí, cez IT offboarding, až po ľudský moment rozlúčenia. Často sa líši podľa veľkosti firmy, ale základný checklist je užitočnou pomôckou pre každého zamestnávateľa. Napr. Sloneek umožňuje firmám mať štruktúrovaný offboardingový proces, t. j. prehľadné workflow pre odchod zamestnanca. Je možné vytvoriť checklisty pre offboarding, priradiť jednotlivé úlohy konkrétnym osobám, sledovať ich splnenie, definovať termíny a opakovane využívať šablóny. Tiež poskytuje šablóny/automatizáciu v dokumentácii – napr. dokumenty súvisiace s ukončením pracovného pomeru, potvrdenie o zamestnaní, alebo vzory pre Exit Interview a pod.

Exit interview ako kľúčový prvok

Exit interview je nenahraditeľným nástrojom, pretože umožňuje získať úprimnú spätnú väzbu. Zamestnanci, ktorí odchádzajú, otvorene zdieľajú, čo by firma mohla zlepšiť, alebo v čom má naopak pokračovať. Tieto informácie sú cenným zdrojom pre HR aj vedenie a ak sa identifikujú kritické miesta a začne sa na nich pracovať, môžu zásadne prispieť k zvýšeniu angažovanosti súčasných aj budúcich zamestnancov.

Offboarding ako súčasť firemnej kultúry

Zamestnanecký offboarding je viac než formalita. Je to posledný dojem, ktorý si zamestnanec odnesie – a ten má veľkú váhu. Firma, ktorá zvláda offboarding profesionálne a s rešpektom, ukazuje, že si váži svojich ľudí od prvého dňa až do posledného. A to je silný signál pre zamestnancov, kandidátov aj trh.