HR systém pro Lindt, ktorý konečne dáva poriadok do dát
Sloneek nám úžasne pomohol zjednotiť HR agendu pre Česko, Slovensko a Maďarsko. Vďaka nemu sme sa nadobro zbavili manuálnej práce v Exceli. Všetko máme teraz pekne a prehľadne na jednom mieste. Navyše, zautomatizované procesy nám mesačne šetria dlhé hodiny času. Samozrejme, vidíme aj výrazne menej otravných chýb.
Lindt je globálny výrobca vynikajúcej prémiovej čokolády. Úspešne a dynamicky pôsobí na mnohých rôznych trhoch. Lokálny HR tím spravuje zamestnancov v Českej republike, na Slovensku a v Maďarsku. Nepochybne to zahŕňa aj početné retailové pobočky.
S rýchlym rastom počtu zamestnancov pôvodný spôsob riadenia jednoducho prestal stačiť. Firma fungovala primárne v bežných tabuľkách a e-mailoch. Bohužiaľ, viedlo to k veľmi nepríjemnému chaosu. Nakoniec to generovalo obrovskú administratívnu záťaž celého oddelenia.
Situácia HR oddelenia v Lindt
Náš tím spravoval obrovské množstvo personálnych dát naprieč krajinami. Žiaľ, dialo sa to bez akéhokoľvek jednotného digitálneho systému.
Zmeny osobných údajov zvyčajne prebiehali cez neprehľadné e-maily. Následne ich špecialisti ručne prepisovali do hlavnej databázy. Dochádzka sa navyše evidovala v mimoriadne rozsiahlych tabuľkách. Chýbala tam však jednotná štruktúra alebo jasná identifikácia ľudí.
S rapídnym pribúdaním personálu sa tento prístup stal neudržateľným. Preto tento model rýchlo prestal dlhodobo a bezpečne fungovať. Vo výsledku sme nutne potrebovali nasadiť modernú chladiacu platformu.
Výzvy pred zavedením nového systému
Najväčší problém pre nás predstavovala každodenná evidencia dochádzky. Taktiež cyklické reportovanie zhltlo obrovské množstvo energie.
Prevádzkové dáta k nám prichádzali z mnohých rôznych pobočiek. Preto bolo nutné ich ručne lúskať a prepisovať do jedného súboru. Bohužiaľ, nemalo to žiadnu spoločnú štruktúru ani automatické prepojenia.
„Spracovanie dochádzky mi zabralo približne 8 hodín mesačne. Znamenalo to jeden až dva celé pracovné dni,“ popisuje Edita Hovhannisyanová, skúsená HR Business Partnerka.
Viedlo to k extrémne vysokej miere ľudskej chybovosti. Taktiež to spôsobovalo obrovské meškanie výstupov a veľmi obmedzený prehľad o dátach. Bez jedinečných identifikátorov zamestnancov nebolo možné ani len základné vyhľadávanie. Mená boli v rôznych súboroch zapísané mnohými spôsobmi. Preto automatické prepojenie záznamov úplne nepripadalo do úvahy. Všetko sa muselo prácne dohľadávať a ručne prepisovať. Očividne to malo mimoriadne negatívny dopad na rýchlosť a konzistenciu celého reportingu.
Úspešná implementácia platformy Sloneek
Implementácia prebiehala plynulo a bezpečne v troch krajinách súčasne. Celý tento náročný proces bol riadený výlučne interne našimi ľuďmi.
Jeho súčasťou bolo kompletné a prísne zjednotenie všetkých dát. Navyše sme konečne zaviedli mimoriadne užitočné identifikačné čísla. Zamestnancov sme logicky rozdelili do prehľadných skupín podľa ich potrieb.
Do procesu testovania boli aktívne zapojení aj lokálni manažéri. Vďaka tomu systém ideálne zodpovedal ich vysokým užívateľským očakávaniam. Išlo im predovšetkým o extrémnu jednoduchosť a prehľadnosť bez zbytočných schvaľovaní.
Obrovskou výhodou bola fantastická pripravenosť softvéru na rôzne legislatívy. To nesmierne uľahčilo hladké nasadenie v jednotlivých štátoch. Vo výsledku sa tím vyhol zbytočnému stresu pri migrácii.
Prvý mesiac prebiehala bezpečná paralelná prevádzka oboch riešení. Následne korporácia plne a sebavedomo prešla na platformu Sloneek.
Ako presne Sloneek pomohol v praxi
Dnes Lindt využíva systém ako svoj absolútne hlavný HR nástroj. Slúži na bezchybnú evidenciu dochádzky, správu dokumentov a pokročilý reporting.
Aplikácia výborne funguje ako skvelé centrálne miesto pre dáta aj komunikáciu. Zamestnanci majú dokonalý prehľad o dovolenkách a osobných údajoch. Čo je výborné, aktívne a veľmi radi využívajú mobilnú aplikáciu.
„Vďaka systému má dnes zamestnanec väčšinu vecí pevne vo svojich rukách.“
Zavedenie jednotných identifikátorov úžasne zjednodušilo zložité mapovanie dát. Taktiež to výrazne uľahčilo reporting do iných, externých systémov. Tým sa zásadne znížila administratívna zložitosť a úžasne sa zlepšila celková presnosť databázy.
Hmatateľné výsledky našej spolupráce
Zavedenie softvéru prinieslo merateľné a viditeľné zlepšenie v celej agende. Tieto pozitívne zmeny pociťujeme každý deň.
Spracovanie dochádzky sa skrátilo z 8 hodín mesačne, teda z jedného až dvoch pracovných dní, na približne 2 hodiny. To predstavuje fantastickú úsporu približne 6 hodín každý mesiac. Vo výsledku ide o neuveriteľných 75 % ušetreného času.
Nástroj nám reálne umožňuje znižovať nepríjemnú a drahú chybovosť. Taktiež skvele zlepšuje prehľadnosť dát a ohromne zrýchľuje reportovanie. Zabezpečuje to aj podstatne lepšiu compliance naprieč všetkými HR procesmi.
Automatizácia opakujúcich sa rutín uvoľnila cenný strategický potenciál tímu. Odborníci sa tak môžu plne sústrediť na dôležitú prácu namiesto papierovačiek.
„Keby som sa mala rozhodovať znovu, určite by som opäť vybrala toto riešenie.“
Porovnanie trhu a výber HR systému
Pri hľadaní nového nástroja značka veľmi dôkladne mapovala trh. Zvažovalo sa množstvo rôznych riešení, vrátane najväčších globálnych hráčov.
Systém nakoniec vyhral vďaka skvelej kombinácii jednoduchosti a celkovej prehľadnosti. Navyše silne zavážili bohaté skúsenosti s retailom a lokálne pôsobenie v regióne. Určite to veľmi pomohlo pri nasadzovaní do našich reálií.
Absolútne zásadnú rolu tu zohral aj vynikajúci, férový pomer ceny a výkonu.
Z pohľadu vedenia bola kľúčová najmä celková jednoduchosť pracovných procesov. Nesmierne dôležitá bola tiež úplná absencia zbytočných a zdĺhavých schvaľovacích krokov.
Mzdy a bezpečná práca s dátami
Podklady pre mzdy Lindt mimoriadne efektívne spracováva pomocou rýchlych exportov do Excelu.
Pri konečnom výbere systému bol kľúčový práve dostupný formát exportu. Dáta sa museli dať veľmi ľahko využiť v iných finančných programoch. Našťastie, zabudované reporty tieto prísne kritériá splnili na výbornú.
Hodnotné odporúčania pre ďalšie firmy
Podľa skúsených zástupcov Lindt je opustenie Excelu vo fáze rastu úplne kľúčové.
Moderný HR systém prináša nielen dokonalý prehľad a reálne šetrí čas. Okrem toho drasticky znižuje chybovosť a fantasticky vylepšuje prácu s informáciami v celej organizácii.
„Je veľmi ťažké vyzdvihnúť len jednu konkrétnu funkciu. Skutočná hodnota totiž tkvie v tom, ako to celé výborne funguje dohromady. Systém výrazne zjednodušuje naše HR procesy a šetrí čas vo viacerých oblastiach.
