Plánovanie HR: Ako mať v tíme správnych ľudí v správny čas

Plánovanie ľudských zdrojov (Human Resources Planning) je premyslený spôsob, ako si firma vopred zaistí, že bude mať správnych ľudí so správnymi zručnosťami vo chvíli, keď ich potrebuje. Inak povedané, ide o aktivity, prostredníctvom ktorých vidíte, koľko ľudí máte, čo vedia, čo v budúcnosti potrebujete a ako šikovne vyplniť medzery. Ide o kontinuálny a dátovo podložený prístup, ktorý pomáha predchádzať nedostatku alebo naopak prebytku pracovníkov, a tým optimalizovať fungovanie organizácie.

HR plánovanie nie je len záležitosť HR oddelenia

Je to spoločná práca celej firmy – strategická zladenosť, ktorá vychádza z biznisovej stratégie a pomáha prepojiť ciele firmy s ľuďmi, ktorí ich majú naplniť. Ak firma plánuje napr. expanziu alebo zmenu smeru, HR musí vopred vedieť, aký „ľudský mix“ bude potrebný.

Ľudia nie sú čísla, a preto sa oplatí:

• Zapojiť HR do strategických debát.
• Pracovať s kompetenciami, nielen s počtami.
• Investovať do vzdelávania (školenia, koučing, individuálny rozvoj…).
• Využívať moderné HR systémy pre lepší prehľad a automatizáciu, kde máte dáta vždy poruke.

HR plánovanie je preto nevyhnutné pre organizácie a slúži ako stredobod strategického riadenia ľudských zdrojov, pomáhajúci HR manažérom dosiahnuť nasledujúce ciele:

• Predvídať kultúrne a podnikateľské zmeny.
• Identifikovať meniace sa požiadavky na pozície a zručnosti.
• Rýchlo reagovať na organizačné zmeny.
• Prispôsobiť náborové postupy a benefity.
• Podporovať rozvoj zručností pracovníkov.
• Podporovať kariérny rast zamestnancov.
• Udržiavať efektívne HR procesy.
• Optimalizovať rozpočet pre HR.

Čo všetko HR plánovanie obnáša?

Ide o kontinuálny proces, ktorý sa skladá z kvantitatívnej aj kvalitatívnej analýzy zamestnancov, následného predpovedania budúcich potrieb a znižovania rizika vzniku personálneho prebytku alebo nedostatku.

Dva prístupy plánovania HR: hard vs. soft planning

Tvrdé plánovanie = pracuje s číslami, koľko ľudí potrebujem kedy a v akej úlohe. Sústreďuje sa na dáta a efektivitu. Používa metriky ako počet zamestnancov, náklady a inventáre zručností, aby zabezpečilo správny počet ľudí na správnych pozíciách. Je operatívne a založené na číslach – ideálne na zladenie personálnej kapacity s potrebami firmy.

Mäkké plánovanie = práca s kultúrou, hodnotami a postojmi ľudí, aby ciele firmy rezonovali aj vnútri tímu. Kladie dôraz na angažovanosť, pohodu a rozvoj, aby vybudovalo motivovaný a odolný tím. Nejde len o čísla, ale o vytváranie prostredia, kde sa ľudia môžu rozvíjať a byť úspešní.

Ideálny HR plán kombinuje oba prístupy – tvrdý, aby bol počet ľudí a kapacita správne pokrytá, a mäkký, aby ľudia boli motivovaní a schopní rásť s firmou.

Typy HR plánovania z pohľadu času

Krátkodobé HR plánovanie rieši okamžité operačné potreby – zaplnenie voľných pozícií, riadenie fluktuácie a krátkodobé zmeny v zložení tímov. Pomáha udržať každodennú agilitu a zaistiť, aby boli tímy vždy dostatočne pokryté.

Strategické HR plánovanie sleduje dlhodobú perspektívu (3-5 rokov). Zlaďuje plánovanie pracovnej sily s budúcimi cieľmi firmy, vrátane riadenia talentov, plánovania nástupníctva a budovania odolných talentových pipeline. Pripravuje organizáciu na udržateľný rast a zmeny.

Hlavné kroky HR planning procesu

1. Analýza súčasného stavu – určite je potrebné začať s dátami, ktoré máme, a na nich stavať. Zistiť, aký je aktuálny počet zamestnancov, ich zručnosti, výkon, kvalifikácie a demografia.
2. Prognóza budúcej potreby – odhad, koľko a akých zamestnancov bude organizácia potrebovať v nadchádzajúcom období vzhľadom na biznisové ciele.
3. Analýza medzier (gap analysis) – identifikácia rozdielov medzi aktuálnym stavom a budúcimi potrebami.
4. Návrh strategického riešenia – nábor, interný rozvoj, školenia, retencia, prípadne flexibilné formy práce.
5. Realizácia a monitorovanie – implementácia a pravidelné vyhodnocovanie úspešnosti plánov a ich prispôsobovanie.

Konkrétny príklad HR plánovania: expanzia na nový trh

Predstavte si, že firma plánuje vstup na nový zahraničný trh. Bez HR plánovania by mohlo nastať:

• Nedostatok ľudí, ktorí ovládajú miestny jazyk.
• Chýbajúce skúsenosti s miestnou legislatívou a kultúrou.
• Neschopnosť rýchlo reagovať na dopyt zákazníkov.

S HR plánovaním však firma vopred:

• Identifikuje potrebné zručnosti a počty ľudí.
• Naplánuje školenia súčasných zamestnancov (napr. jazykové kurzy, kultúrna adaptácia).
• Pripraví nábor odborníkov z miestneho trhu.
• Upraví interné procesy tak, aby tím mohol fungovať efektívne od prvého dňa (remote/hybrid/onsite).

Tvrdé vs. mäkké plánovanie pri expanzii na nový trh

Výsledok: tím je pripravený a firma štartuje bez zbytočných prieťahov.

Najväčšie výzvy v HR plánovaní

• Neistota budúcnosti – nepredvídateľné udalosti ako ekonomika, rozvoj technológií, trendy
• Integrácia dát – spoľahlivosť a dostupnosť dát môže byť problém
• Odpor k zmenám – organizačná kultúra často bráni adaptácii HRP ako stratégie

Ako čo najlepšie vyťažiť z HR plánovania

• Kompetencie ako most – využitie kompetenčne orientovaného riadenia na zladenie HR a obchodnej stratégie.
• Technológie ako podpora – nasadenie HR nástrojov na zber, analýzu dát a prehľadnosť rozhodovania.
• Pravidelný review – flexibilné cykly revízií a úprav plánov podľa aktuálnych podmienok.
• Strategická rola HR – aktívne zapojenie HR do ročných a strategických plánov firmy.

Ako vám Sloneek môže pomôcť pri HR plánovaní

• Prehľad o ľuďoch a výkonoch – People Analytics ukazuje dáta o tíme, schopnostiach a výkone, čo zjednodušuje rozhodovanie.
• Rozvoj a motivácia – Performance Management, 360° spätná väzba a hodnotenie kompetencií pomáhajú identifikovať talenty a plánovať rast.
• Nábor a onboarding – od výberu až po zaškolenie nových ľudí, čo šetrí čas a umožňuje lepšie plánovať kapacity.
• Core HR & administratíva – evidencia zamestnancov, elektronické podpisy, správa dokumentov a majetku na jednom mieste.
• Dochádzka a absencia – digitálne sledovanie prítomnosti a výkazov práce uľahčuje plánovanie zmien a kapacít.
• Automatizácia a AI – zbavuje HR rutiny a dáva priestor pre strategické plánovanie.

Zhrnutie: 3 dôvody, prečo sa vám plánovanie HR naozaj vyplatí

HR plánovanie nie je len administratívna úloha, ale strategický nástroj, ktorý pomáha firmám rásť a adaptovať sa na meniace sa podmienky trhu. Ak má organizácia jasný prehľad o svojich ľuďoch, ich kompetenciách a budúcich potrebách, dokáže včas reagovať na výzvy, predchádzať krízam a využiť nové príležitosti. Spojením tvrdého aj mäkkého plánovania vzniká vyvážený prístup – firma má správne kapacity a zároveň podporuje motiváciu, kultúru a dlhodobý rozvoj tímu. Vďaka moderným technológiám a dátam je možné plánovanie robiť efektívnejšie než kedykoľvek predtým.