Onboarding Best Practices: Ako prilákať a udržať špičkové talenty

Prilákanie a udržanie špičkových talentov je jednou zo základných zložiek úspešnej organizácie – rovnako ako výber najlepšieho onboardingového softvéru, ktorý celý proces výrazne uľahčuje. Implementácia overených onboarding best practices je preto ďalším logickým krokom, ktorý zabezpečí, že sa investícia do nových talentov skutočne vyplatí, a to vďaka ich rýchlejšej adaptácii, vyššej produktivite a dlhodobej lojalite.

Podľa výskumu môžu organizácie so silným onboardingovým procesom zvýšiť udržanie nových zamestnancov o 82% a produktivitu o viac ako 70%. To dokazuje, že tí najlepší zamestnanci môžu mať obrovský vplyv, zatiaľ čo zlá voľba môže poškodiť vašu povesť, ublížiť vášmu hospodárskemu výsledku a nakoniec ovplyvniť celú vašu organizáciu.

Keď súťažíte o najlepších kandidátov, potrebujete mať nastavený špičkový onboardingový proces, ideálne podporený HR onboardingovým softvérom alebo iným nástrojom, ktorý všetko zjednoduší. Dôvod je jednoduchý – nároky vašich potenciálnych zamestnancov rastú a trh práce sa stáva konkurencieschopnejším.

Aby sme vám pomohli prispôsobiť sa súčasnej realite, tento blogový príspevok sa venuje najlepším postupom pre onboarding nového zamestnanca a získanie špičkových talentov pre vašu firmu.

Dôležitosť efektívneho onboardingu

Onboarding je proces začlenenia nových zamestnancov do pracovného prostredia a zaistenia toho, aby boli schopní vykonávať svoju prácu čo najefektívnejšie a v čo najkratšom čase.

Dobrý onboardingový program môže novému zamestnancovi pomôcť s mnohými vecami, napríklad:

• aby sa cítil dobre vo svojom novom prostredí,
• poskytnúť odpovede na akékoľvek otázky, ktoré môže mať,
• poskytnúť zamestnancom zdroje, ktoré potrebujú na úspech a produktivitu.

Efektívny onboardingový program môže mať zásadný vplyv na to, ako rýchlo sa noví zamestnanci adaptujú, a tiež na to, ako dlho vo vašej firme zostanú.

Napriek všetkým výhodám, ktoré solídny onboarding môže ponúknuť, viac ako 80% firiem dnes stále nedokáže nových zamestnancov efektívne zaškoliť. A iba približne 1 z 10 zamestnancov považuje svojho zamestnávateľa za dobrého v onboardingu nových ľudí. Z týchto štatistík je zrejmé, že sa firmám stále nedarí onboarding úspešne zvládnuť.

Vytvorenie efektívnej onboardingovej stratégie v 12 krokoch

Otázka teda znie: ako môžete vytvoriť dobrý onboardingový program a zlepšiť svoje onboardingové úsilie? Poďme sa teraz spoločne pozrieť na niektoré z najlepších postupov pri onboardingu nových zamestnancov:

01 Urobte dobrý prvý dojem

Prvé dni a týždne pôsobenia nového zamestnanca sú zásadné. Práve vtedy si utvára prvé dojmy o firemnom prostredí a rozhoduje sa, či chce zostať. Zaistiť, aby sa nový zamestnanec od samého začiatku cítil vítaný a v pohode, by malo byť jednou z vašich priorít. Môžete to urobiť napríklad takto:

• postarať sa o fyzické prostredie, napr. zaistiť, aby pracovný priestor bol vždy čistý a usporiadaný,
• privítať nového zamestnanca v prvý pracovný deň a previesť ho po kancelárii,
• zorganizovať uvítaciu schôdzku s ostatnými kolegami, aby sa ľahšie zoznámil s tímom.

Ale to nie je všetko. Môžete novému zamestnancovi prideliť „buddyho“ alebo mentora, ktorý ho prevedie, zodpovie jeho otázky a pomôže mu zorientovať sa vo firemnej kultúre. Zvážte tiež poskytnutie prehľadu o histórii, poslaní a hodnotách spoločnosti. To mu pomôže porozumieť vašej firemnej kultúre a tomu, čo firma reprezentuje.

02 Poskytnite jasné a zrozumiteľné pokyny

Komunikácia s novým zamestnancom ohľadom firemných pravidiel a zásad by mala byť súčasťou vašej onboardingovej stratégie hneď od začiatku. Ľudia potrebujú vedieť, aké sú ich pracovné povinnosti, kde majú byť a na koho sa môžu obrátiť. Aby sa lepšie zorientovali v kancelárii, môžete s nimi čo najskôr po nástupe absolvovať prehliadku. Týmto dávate najavo, že si nového člena tímu vážite a záleží vám na ňom. Zároveň tak jasne a jednoducho ukazujete, „ako to tu chodí“. Pamätajte, že to nemusia byť nijako zložité alebo časovo náročné úlohy. Niekedy aj tie najjednoduchšie veci môžu mať najväčší dopad.

03 Nastavte očakávania hneď na začiatku

Stanovenie očakávaní hneď od začiatku je ďalším kľúčovým prvkom na zaistenie toho, aby boli noví zamestnanci produktívni a úspešní. Uistite sa, že s nimi hneď na začiatku komunikujete svoje očakávania ohľadom:

• výkonu,
• správania,
• dochádzky
• a dokonca aj vzhľadu.

To bezpochyby pomôže ľuďom pochopiť, čo sa od nich očakáva, a predísť prípadným prekvapeniam v budúcnosti. Môžete to spracovať formou zmluvy o očakávaniach alebo onboardingového checklistu. Ak máte väčšiu firmu, vaše HR oddelenie môže využiť online video editor a pripraviť videá vysvetľujúce všetky tieto veci – ako je dress code, etiketa na pracovisku, firemné hodnoty a ďalšie. Týmto spôsobom zaistíte, že vy aj nový zamestnanec budete od začiatku na rovnakej vlne.

04 Pomôžte pri nadväzovaní vzťahov s kolegami

Veľkou súčasťou pocitu istoty v novej práci je vnímať, že človek patrí do tímu a je jeho plnohodnotným členom. Môžete novým zamestnancom pomôcť cítiť sa ako súčasť tímu tým, že im uľahčíte nadviazanie kontaktu s kolegami. Zaistite, aby nováčikovia zostávali v kontakte s ostatnými zamestnancami – najmä s tými, s ktorými budú najviac spolupracovať v každodennej praxi.

Urobte to tak, že zorganizujete spoločenské akcie, napríklad posedenie po práci alebo spoločné obedy. Môžete tiež podporiť zamestnancov, aby sa stretávali aj mimo práce – napríklad zapojením do zamestnaneckých skupín alebo účasťou na akciách organizovaných firmou.

A čo keď máte zamestnancov len na diaľku? Ani to nie je problém! Stále existuje mnoho možností, ako vzťahy budovať:

• online stretnutia pri káve alebo obede,
• kultúrne online akcie a filmové večery,
• spoločné výlety v dohodnutej lokalite,
• online herné večery.

Kde je vôľa, tam je cesta – myslite na to, keď budete nabudúce tvoriť svoj onboardingový proces.

05 Poskytnite nástroje potrebné na úspech

Aby boli noví zamestnanci úspešní, musíte im poskytnúť nástroje, ktoré potrebujú na efektívne vykonávanie svojej práce. Rovnako ako možno potrebujete rôzne nástroje na plnenie každodenných úloh, napríklad HR softvér, môžu ich potrebovať aj vaši zamestnanci. Tým máme na mysli prístup k školiacim materiálom, manuálom, šablónam a podobne.

Nezabudnite im tiež poskytnúť dostatok času na zoznámenie sa so všetkými týmito nástrojmi a materiálmi – či už ide o onboardingovú prezentáciu, školenie alebo iné formáty. To dá novým zamestnancom šancu nielen predviesť svoje schopnosti, ale zároveň sa aj niečo nové naučiť.

Zavedenie inovatívnych stratégií v onboardingu môže nováčikom výrazne pomôcť. Jednou z účinných metód je vytváranie školiacich videí s využitím AI hlasového komentára, čo zjednodušuje odovzdávanie informácií a zvyšuje zapojenie. Využívanie takýchto pokročilých techník zaistí, že onboardingový obsah bude dostupný a ľahko zrozumiteľný, čo pomôže novým zamestnancom rýchlejšie sa udomácniť. Investícia do zamestnanca je ako investícia do samotného podnikania.

06 Nadviažte kontakt po prvom dni v práci

Prvý deň môže byť pre nového zamestnanca veľmi náročný. Snaží sa vstrebať množstvo nových informácií a prispôsobiť sa novému prostrediu. Preto je dôležité sa s ním po prvom dni spojiť a zistiť, ako sa mu darí. Stačí niečo tak jednoduché, ako napríklad:
„Ahoj, aký bol tvoj prvý deň u nás? Je niečo, na čo by si sa chcel/a spýtať alebo o čom sa porozprávať?“

Takáto drobnosť má veľký vplyv na pozitívnu zamestnaneckú skúsenosť a tiež na posilnenie morálky. Môžete mu tiež poslať krátky e-mail alebo zavolať. Tým dáte najavo, že vám na ňom záleží a chcete, aby sa v novej práci dobre udomácnil.

07 Ponúknite podporu a vedenie, keď je to potrebné

Noví zamestnanci nevyhnutne urobia chyby. Aby sa im predišlo, uistite sa, že im ponúkate podporu a vedenie, kedykoľvek to budú potrebovať. Jedným zo spôsobov, ako to urobiť, je poskytovať spätnú väzbu, ponúkať zdroje a dávať priestor na to, aby sa zo svojich chýb mohli poučiť. Poskytnutie podpory a vedenia ukazuje, že vám záleží na ich úspechu a chcete im pomôcť zvýšiť ich spokojnosť v práci. A keď už k nejakej chybe dôjde, je to zároveň príležitosť pomôcť im sa z nej poučiť a rásť.

08 Podporte spätnú väzbu

Poďme sa teraz posunúť k téme spätnej väzby. Výskumy ukazujú, že 75% zamestnancov považuje spätnú väzbu za cennú. Preto by ste sa mali snažiť zbierať spätnú väzbu od svojich nových zamestnancov. Vďaka tomu získate predstavu o tom, či je vaša onboardingová stratégia dostatočne kvalitná. Môžete to urobiť tak, že naplánujete schôdzku alebo po ukončení onboardingu rozošlete dotazník.

Podpora spätnej väzby ukazuje, že ste otvorení zmenám a záleží vám na tom, aby zamestnanci boli s procesom spokojní. Zároveň získate príležitosť onboarding vylepšiť pre budúcich zamestnancov – a navyše aj zlepšiť spätnú väzbu od zákazníkov! Aby bolo zbieranie spätnej väzby jednoduchšie a účasť väčšia, zvážte použitie bezplatného generátora QR kódov na vytvorenie ľahko skenovateľných odkazov na formuláre. Tieto QR kódy potom môžete strategicky rozmiestniť po kancelárii alebo ich priložiť do digitálnej komunikácie – čím uľahčíte zamestnancom možnosť zdieľať svoje názory kedykoľvek a odkiaľkoľvek.

09 Spestrite onboarding interaktivitou

Onboardingové programy nemusia – a vlastne by ani nemali – byť nudné. Môžete ich spestriť začlenením hier, aktivít a rôznych icebreakerov. Vďaka tomu zostanú nováčikovia počas celého procesu motivovaní a zapojení. Zároveň tým novému zamestnancovi ukážete, že vám na jeho úspechu záleží a že chcete, aby mal pozitívnu skúsenosť.

Ako onboarding zatraktívniť a urobiť z neho zábavnejšiu záležitosť:

• naplánujte spoločný obed s nováčikmi,
• darujte novej skupine zamestnancov firemný merch,
• používajte spoľahlivý a intuitívny onboardingový softvér pre hladký priebeh,
• pozvite nováčikov čo najskôr na firemné akcie,
• predstavte nových zamestnancov neformálne – napríklad prostredníctvom e-mailu,
• organizujte teambuildingy, ako sú herné večery alebo výlety s kolegami.

10 Pošlite uvítací balíček

Ďalším spôsobom, ako sa postarať o to, aby sa nový zamestnanec cítil vítaný, je poslať mu uvítací balíček. Ten môže obsahovať napríklad firemné tričko na mieru, zápisník alebo hrnček na kávu. Zvážte tiež priloženie informácií o histórii firmy a o tíme. Zaslanie takého darčeka je milý spôsob, ako novým zamestnancom ukázať, že si ich vážite. Dávate tým najavo, že vám záleží na nich ako na osobách a že im chcete poskytnúť všetko potrebné pre úspešný štart.

11 Pravidelne komunikujte

Je dôležité pravidelne komunikovať s novými zamestnancami, najmä v raných fázach onboardingu. Môžete to robiť prostredníctvom týždenných kontrolných schôdzok, tímových porád alebo individuálnych rozhovorov. Vďaka pravidelnej komunikácii sa noví zamestnanci cítia podporovaní a majú priestor klásť otázky alebo zdieľať obavy.

Ukazujete tým, že vám záleží na ich pohode a že si prajete, aby sa v novom prostredí rýchlo udomácnili. Zároveň získavate možnosť poskytnúť spätnú väzbu a vedenie.

Čo všetko sa počíta ako komunikácia na pracovisku?

• E-maily
• Osobné schôdzky
• Videokonferencie
• Textové správy
• Poznámky

Nezabúdajte ani na neverbálnu komunikáciu – tá je veľmi dôležitá. Až 93% komunikácie je totiž podľa výskumov neverbálnej. Patrí sem napríklad:

• Očný kontakt
• Výrazy tváre
• Pohyby rúk
• Držanie tela

Ak chcete zlepšiť komunikáciu na pracovisku, majte na pamäti aj tieto fakty:

• Odhaduje sa, že 75% mileniálov nerado telefonuje, pretože to považujú za zdĺhavé – preto dnes telefónne hovory tvoria len 2% pracovnej komunikácie.
• 74% pracujúcich dospelých uvádza, že ich hlavným komunikačným kanálom v práci je e-mail.
• Okrem videohovorov a online konferencií používa 57% ľudí na komunikáciu tiež aplikácie pre riadenie výkonu s funkciou okamžitých správ, ako je Slack alebo Google.

12 Pripravte a vyplňte dokumentáciu vopred

V neposlednom rade majte na pamäti, že onboarding môže byť pre nového člena tímu zahlcujúci. Jedným zo spôsobov, ako celý proces sprehľadniť a uľahčiť, je pripraviť a vyplniť všetku dokumentáciu vopred. To zahŕňa napríklad pracovnú zmluvu nového zamestnanca, formuláre pre mzdy alebo informácie o zdravotnom poistení. Vopred pripravená a vyplnená dokumentácia pomôže novému zamestnancovi cítiť sa organizovanejšie a menej v strese počas celého nástupu. Zároveň tým ukážete, že vaša firma je pripravená a má všetko, čo nový človek potrebuje na to, aby mohol hneď začať.

Ako Sloneek pomáha s onboardingom nových zamestnancov

Ak ide o automatizáciu a zlepšenie vášho onboardingového procesu, jednou z najlepších technológií je Sloneek – moderný SaaS onboarding softvér, ktorý umožňuje efektívne riadenie celého nástupu. Sloneek je najkomplexnejšie riešenie pre automatizáciu a personalizáciu onboardingu. Sprevádza firmy celým životným cyklom zamestnanca, aby sa mohli sústrediť na to, čo je dôležité: svoje obchodné ciele.

Sloneek a jeho výkonné funkcie

Vďaka Sloneeku si môžete byť istí, že vaši zamestnanci získajú ten najlepší možný štart vo vašej firme. A to vďaka funkciám ako napríklad:

• zamestnanecké zložky,
• firemné telefónne zoznamy a kalendáre,
• vlastná registrácia,
• model kompetencií,
• checklisty
• a mnoho ďalších.

Ak teda hľadáte spoľahlivé a cenovo dostupné riešenie, napríklad najlepší onboardingový softvér pre stredné a malé firmy, vyskúšajte Sloneek ešte dnes.

Vytvorte ten najlepší onboardingový zážitok vôbec

Onboarding je kľúčový proces v každej firme. Ak sa budete držať vyššie uvedených osvedčených postupov, zaistíte, že vaši noví zamestnanci budú mať pozitívnu skúsenosť a budú mať väčšiu pravdepodobnosť, že vo firme zostanú dlhodobo. Navyše vám nástroje ako Sloneek, jeden z najlepších nástrojov pre onboarding zamestnancov, pomôžu celý proces zautomatizovať a prispôsobiť.

Dúfame, že sa vám tento článok páčil – a ak áno, nezabudnite sa pozrieť aj na naše ďalšie publikácie. V každom prípade ďakujeme za pozornosť a prajeme vám veľa úspechov s vaším onboardingovým procesom – či už využívate softvér pre onboarding na diaľku, alebo pracujete v kancelárii.