Excel už nestačí. 7 důvodů, proč si personalisté s tabulkami nevystačí

Ak ste sa niekedy pozreli do fungovania personálneho oddelenia, možno ste si povedali, že ide o agendu, ktorú zvládne každý, kto sa vyzná v tabuľkách. Práve Microsoft Excel sa pre personalistov dlhé roky stal základným pracovným nástrojom. Napriek tomu, že v posledných rokoch výrazne pribudlo špecializovaných HR systémov, podľa výskumu Oracle State of HR Analytics 2021 sa viac ako polovica odborníkov stále spolieha na tabuľkové riešenie.

Dôležitejšia než samotná funkčnosť je otázka, kedy tento nástroj firme prestáva stačiť. Práve vtedy sa začínajú objavovať prvé signály, že vaša spoločnosť potrebuje HRIS namiesto Excelu.

Prečo firmy zostávajú pri Exceli, hoci existuje HRIS

Možno si teraz kladiete otázku, prečo sa to deje. Má Excel skutočne niečo, čo modernému HR softvéru chýba? A ak špecializovaný HRIS ponúka širšie možnosti riadenia ľudí, dát aj procesov, prečo firmy stále volia tabuľkové riešenie?

Práve porovnanie rozdielov medzi HR softvérom a Excelom totiž často odhalí, že nejde o funkčnosť, ale o zvyk a obavu zo zmeny. Podrobné rozdiely medzi tabuľkami a špecializovaným systémom sme rozobrali v článku Sheets vs Sloneek, kde uvidíte konkrétne porovnanie funkcií, bezpečnosti aj možností automatizácie.

Kedy Excel ešte stačí a kedy už brzdí rast

Ak náš blog sledujete dlhšie, viete, že oblasť riadenia ľudí je prekvapivo široká. Vo firmách zahŕňa desiatky procesov, od administratívy až po strategické plánovanie kapacít a rozvoja. A áno, existuje časť agendy, kde si tabuľky vystačia. Základnú evidenciu zamestnancov, prehľad miezd, dovoleniek alebo neprítomností zvládne menšia spoločnosť aj bez špecializovaného systému.

Akonáhle firma rastie a agenda naberá na komplexnosti, tabuľkové riešenie začína strácať dych. V tej chvíli už nejde o pohodlie HR tímu, ale o efektivitu procesov, kvalitu dát a minimalizáciu rizík. Práve tu sa naplno ukazuje, prečo používanie HRIS namiesto Excelu dáva strategický zmysel.

Najväčšia prekážka pri prechode

Brzdou však často nebýva personálne oddelenie, ale nedostatočný náhľad vedenia. Ak manažment vníma prácu s ľuďmi len ako evidenciu údajov, ťažko uvidí prínos moderného systému. Realita je pritom iná. Mnohí HR špecialisti nezostávajú pri tabuľkách z presvedčenia, ale preto, že nedostali priestor na zmenu. Kým si firma neuvedomí, že riadenie ľudí je dátová disciplína s priamym dopadom na výkon, zostáva debata HR softvér vs. Excel iba otázkou nákladov, nie hodnoty.

Excel, postrach personalistov

Popri administratíve je kľúčovou súčasťou práce s ľuďmi aj práca s dátami. HR analytika dnes nie je bonus navyše, ale základný nástroj riadenia firmy. Napriek tomu si jej význam vedenie často uvedomí až vo chvíli, keď reporty neprinášajú odpovede, ktoré potrebuje.

Manažéri oprávnene očakávajú prehľady o fluktuácii, nákladovosti tímov, výkonnosti alebo kapacitách. Otázka znie, či sa dajú takéto dáta dlhodobo a systematicky riadiť v prostredí tabuliek. Je možné v nich vytvárať prehľadné výstupy pre board? Dokážete pracovať s aktuálnymi informáciami v reálnom čase? A dá sa bez automatizácie merať KPI, kompetencie či plánovať nástupníctvo?

Realita je neúprosná. Áno, dá sa to. No nie efektívne ani škálovateľne. Manuálne prepájanie hárkov, kontrola vzorcov a ručná aktualizácia dát nie sú analytika, ale operatíva.

Zefektívnenie práce s dátami pritom nie je len prianím personálneho oddelenia. Ak firma spolieha výhradne na tabuľkové riešenie, obmedzuje vlastný rast. Bez kvalitných a štruktúrovaných podkladov nemôže vedenie prijímať informované rozhodnutia. V tej chvíli už nejde o to, komu čo vyhovuje. Ide o to, či firma pracuje s dátami strategicky, alebo si dobrovoľne komplikuje rast.

TIP: Chcete mať HR dáta pod kontrolou?

Ručné reporty, nekonečné kontroly vzorcov a prepisovanie údajov nie sú analytika. Ak má manažment rozhodovať na základe dát, potrebujete nástroj, ktorý pracuje v reálnom čase.

HR analytika v Sloneek vám umožní sledovať fluktuáciu, vyťaženosť tímov, kapacity, náklady aj výkonnosť na jednom mieste. Dáta sa aktualizujú automaticky a reporty máte k dispozícii v priebehu pár kliknutí, nie po hodinách manuálnej práce.

Bolo to krásne a bolo toho dosť. 7 dôvodov, prečo dať excelovským tabuľkám zbohom

Stále váhate, či je pre vás HR softvér to pravé? Zhrnuli sme pre vás hlavné argumenty, prečo sa excelovským tabuľkám v HR vyhnúť.

1. Neprehľadnosť súborov a zdrojov
Personálna agenda často končí v desiatkach dokumentov uložených na rôznych miestach. S rastúcim počtom zamestnancov rastie aj riziko duplicít, neaktuálnych verzií alebo prepísaných údajov. Určiť, ktoré dáta sú správne, sa postupne stáva detektívnou prácou.

2. Obmedzený prístup k aktuálnym informáciám
Údaje o zamestnancoch sa menia neustále, nástupy, odchody, zmeny úväzkov, aktualizácie osobných údajov. Ak aktualizácie prebiehajú manuálne a cez viacero osôb, informácie nie sú k dispozícii v reálnom čase. Manažment potom pracuje s historickými dátami, nie s realitou.

3. Riziko straty alebo poškodenia dát
Zdieľané dokumenty prechádzajú rukami viacerých ľudí. Stačí drobná chyba vo vzorci, neúmyselné vymazanie bunky alebo uloženie zlej verzie a hodiny práce sú preč. Čím viac zásahov, tým vyššia chybovosť. Práve tu sa najčastejšie ukazuje, prečo používať HRIS namiesto Excelu znamená znížiť prevádzkové riziko.

4. Nejasná zodpovednosť a absencia auditnej stopy
Ak má k citlivým údajom prístup viacero osôb, zmeny často neprechádzajú schvaľovaním. Dohľadať, kto a kedy konkrétny údaj upravil, býva zložité. V prostredí, kde pracujete s osobnými dátami, je to zásadná slabina.

5. Falošná digitalizácia namiesto automatizácie
Vypĺňanie formulárov, ručné prepisovanie údajov, tlač a následné podpisovanie dokumentov. To nie je digitalizácia, ale presun papiera do elektronickej podoby. Zatiaľ čo tabuľky vyžadujú ručné zásahy, špecializovaný HR systém automatizuje workflow, schvaľovanie aj zber dát priamo pri zdroji. A práve v tom spočíva skutočný rozdiel.

6. Preťaženie administratívou namiesto práce s ľuďmi
Ak HR trávi väčšinu času úpravou reportov a kontrolou správnosti údajov, neostáva priestor na rozvoj, talent management alebo strategické plánovanie. To je jasný signál, že súčasné riešenie firmu brzdí.

7. Bezpečnostné a GDPR riziká
Na jednom mieste býva uložené veľké množstvo osobných a mzdových údajov. Prístupové práva sú často riešené len čiastočne a zabezpečenie môže byť skôr formálne. Navyše okolo cloudových služieb Microsoft 365 sa v minulosti objavili pochybnosti niektorých európskych dozorných orgánov o plnom súlade s GDPR. V prostredí citlivých dát je bezpečnosť a riadený prístup zásadným argumentom pre HRIS.

Máme pre vás riešenie

Ak chcete, aby riadenie ľudí fungovalo efektívne a malo skutočný dopad na výkon firmy, je čas opustiť ručné prepisovanie údajov a správu desiatok verzií dokumentov. Práve tu sa najviac ukazuje rozdiel medzi HR softvérom a Excelom. Zatiaľ čo tabuľkové riešenie vyžaduje neustálu kontrolu a údržbu, moderný HRIS pracuje s automatizáciou, rolami a dátami v reálnom čase.

Na trhu existuje rad nástrojov, len málokterý však dokáže pokryť kompletný životný cyklus zamestnanca v jednom prostredí, od nástupu až po ukončenie spolupráce. HR softvér Sloneek umožňuje centralizovať agendu, obmedziť chybovosť a výrazne zjednodušiť každodenné procesy. Migrácia z Excelu do HRIS tak nepredstavuje komplikáciu, ale logický krok smerom k prehľadnosti, bezpečnosti a úspore kapacít.

Podobnou cestou si prešli napríklad spoločnosti Lindt a Panattoni, ktoré pred zavedením systému pracovali s tabuľkami a postupne narážali na ich limity. V ich skúsenostiach uvidíte, ako prechod z Excelu priniesol lepší reporting, vyššiu bezpečnosť aj výrazné zníženie administratívnej záťaže.

Vďaka automatizovaným workflow, prehľadnej analytike a riadeným prístupom sa personálne oddelenie môže konečne sústrediť na to podstatné, rozvoj ľudí a podporu manažmentu pri rozhodovaní.

Aké má Sloneek benefity?

HR softvér Sloneek pomáha firmám pracovať s kapacitami a výkonnosťou na základe aktuálnych dát, nie odhadov. Umožňuje prehľadne sledovať vyťaženosť, plánovať zdroje a vyhodnocovať kľúčové ukazovatele bez nutnosti manuálnych zásahov.

Informácie sa priebežne synchronizujú a sú dostupné podľa nastavených rolí a oprávnení. Manažment tak získava okamžitý prehľad, zamestnanci vidia to, čo vidieť majú, a citlivé dáta zostávajú chránené. Práve v tomto bode je rozdiel medzi HR softvérom a Excelom najviditeľnejší, namiesto zdieľaných dokumentov pracujete s riadeným prostredím, ktoré podporuje rast aj bezpečnosť.