Automatizace v HR. 6 tipů, kde a jak nejrychleji ušetřit čas i peníze

Kypící agenda personálních oddělení a nedostatek kvalitních kolegů. To je už několik let v řadě argumentace českých personalistů, proč není obor schopen dostatečně přijímat inovace. Jenže to typické, „nezbývá na to čas“, se samo nevyřeší. Klasickým příkladem je třeba to, že řada seniorních lidí tráví své drahocenné hodiny vyloženě exekutivními činnostmi, které už dávno mohla nahradit automatizace. A přestože nechci generalizovat, věřím, že v každé firmě leží až 20 % hodin personalistů „ladem“. Pojďme si ukázat šest míst, kde je najdete nejčastěji.

Základ – All-in-one HRIS pomocník

Práce v HR je primárně založená na práci s lidmi. Administrativa je pak pouze nezbytnou nutností, aby vše fungovalo. A kde to je možné, tam je potřeba „nechat ji strojům“. Protože pouze ty dokáží generovat data v dostatečném množství, aby se lidská část HR mohla rozhodovat o skladbě a kompetencích týmů a dosáhnout co nejvyšší přidané hodnoty práce. 

Opakování je matka moudrosti. Není tedy od věci připomenout si, že abyste mohli procesy automatizovat, potřebujete je napřed digitalizovat.

Přemýšlet nad automatizací tedy rozhodně nemůžete ve chvíli, kdy se u vás většina procesů dělá stále v rovině tužky a papíru anebo je řízená přes tabulky a dokumenty.

Bez takzvaného HRIS systému se tedy nepohnete. Jenže jak vybrat ten pravý? V podstatě stačí hledat dvě kritéria. Dobrý digitální parťák pro vaše HR oddělení musí být „all-in-one“, tedy „vše v jednom“. Proč? Mít víc systémů znamená, že máte často mnoho stejných dat na různých místech. A to zase znamená jen potenciální slabá místa vašeho digitalizačního snažení – jakmile musíte například příjmení kolegyně, která se právě vdala, měnit ve více HR systémech, uvažujte o změně.

Druhým kritériem je pak API konektivita – tedy schopnost propojit systém s jinými digitálními nástroji. Například takovými, které měří čas, starají se o task management nebo řeší komunikaci se zaměstnanci. Propojení přes API by mělo být naprostým standardem, takže pokud ho váš systém nenabízí, zbytečně vytváří prostor, kdy v rámci digitálního procesu budete muset některá data opět aktualizovat ručně.

A třetí výhoda – nikoli však nutnost – je to, když běží váš HRIS v cloudu jako takzvaná SaaS služba. Proč? Jednoduše proto, že je to v dnešní době nejpraktičtější a pokud mají HRIS systém využívat také zaměstnanci, neexistuje lepší cesta.

Proč věnovat automatizaci pozornost právě teď?

Zcela relevantní otázka. Kromě odpovědi „protože je zbytečné plýtvat časem“, je tu ještě jiný kontext. Příští rok totiž toho času bude zase o velký kus méně. A firmy, které se budou „plácat“ v nevyřešených základních problémech, se mohou dostat pod tlak, který je bude paralyzovat.

Vzpomeňte na zlaté pravidlo – u personalistů je v čase klidu práce nad hlavu. A v čase turbulencí práce nad tři hlavy. Každá změna, která na firmu dopadne, se totiž ihned promítne do většiny personálních procesů a čas nutný na implementaci narůstá geometrickou řadou. Obměny týmů najednou znamenají klidně násobné nárůsty onboardovaných a offboardovaných kolegů. A v takových případech opravdu času není nazbyt.

K čemu tedy pomůže automatizace procesů?

• Zvyšuje efektivitu práce
• Uvolňuje ruce na kreativní a seniornější činnosti
• Snižuje chybovost
• Zlepšuje spolupráci uvnitř oddělení
• Zlepšuje celkový zážitek kandidátů z vašeho HR

Jak přistoupit k automatizaci systematicky?

• Identifikujte napříč svými činnostmi opakující se procesy. Ty následně rozepište do sousledných kroků
• Převeďte je do peněz za odpracované hodiny na základě hodnoty práce vás a vašich kolegů
• Vezměte deset nejdražších a krok po kroku identifikujte, co je vaše přidaná hodnota. Činnosti typu „přeposlat, vyplnit, nadraftovat, zkontrolovat podle seznamu“ jsou ty, které by se měly nahradit automatickým procesem.

Kde se tedy dají ztracené hodiny a peníze v současnosti najít doslova na každém kroku?

Náborová inzerce

Vytvořit inzerát na další pozici, vypsat očekávané požadavky, přidat vyčerpávající informace o firemní kultuře a soupis benefitů. Umístit nejen na smluvené náborové weby, ale také na interní firemní kanály nebo sociální sítě. A pak na denní bázi vyhodnocovat přihlášené kandidáty, aby na vaši reakci nemuseli čekat příliš dlouho. V případě jednoho dvou inzerátů měsíčně to nemusí být zas až takový problém. Ale představte si, že pracujete ve firmě, která otevírá desítky pozic měsíčně. A u které tím pádem měsíčně desítky kandidátů vypisujete, onboardujete, ale často také offboardujete. 

V takovém případě je odladěný automatizovaný proces v podstatě nezbytný. Hodiny strávené na procesech totiž narůstají geometrickou řadou a kdo ví, jak nepříjemní dokáží být manažeři, čekající na svého strategického kandidáta, ten rozhodně nechce trávit večery opravováním náborových inzerátů.

5 věcí, které automatizujte jako první:

• Generování očekávaných kompetencí a náplně práce s ohledem na pozici
• Kompletace inzerátu – základní informace o firmě, medailonek o recruiterovi
• Sdílení na inzertní weby přes API
• Umístění na vlastní náborové stránky
• Vyhodnocování účinnosti inzerce

CV screening a prioritizace kandidátů

Doba se opět mění a situace, kdy na vypsanou pozici přicházely reakce v počtu jednotek kandidátů, jsou pravděpodobně na nějakou dobu minulostí. A každý, kdo měl kdy vypsáno několik pracovních pozic, potvrdí, že mít pořádek v zaslaných životopisech a udržet v hlavě základní povědomí o přihlášených kandidátech je obtížné i v případě jedné vypsané pozice. Natož ve chvíli, kdy jich firma vypisuje hned několik.

A zároveň není nic horšího, než desítkám kandidátů zasílat prosby o doplnění informací, dávat jim zpětnou vazbu o obdržení jejich životopisu a současně kandidáty skórovat, identifikovat ty nejnadějnější a případně rovnou chystat přednáborový assessment. Přitom právě nezvládnutý CV screening může být tou kritickou chvílí, kdy se zbytečně připravíte o potenciálního talentovaného kolegu, anebo ho sice dobře identifikujete, ale kvůli nezvládnutelnosti celého procesu ho nakonec stejně přenecháte konkurenci, která byla rychlejší nebo zvládala celé vyhodnocení lépe.

Automatizace vám tedy pomůže snížit chybovost i propustnost celého vašeho náborového kola.

5 věcí, které automatizujte jako první:

• Automatické vyžádání chybějících informací
• Prioritizace kandidátů podle jasně stanoveného klíče
• Automatická komunikace v případě nejnadějnějších kandidátů
• Vyhodnocování zpětné vazby od kandidátů (rychlost, způsob)
• Přednáborový assessment, zadávání a vyhodnocování úkolů

Onboarding / Offboarding

Příprava a plánování onboardingu patří k vyvrcholení celého recruiterského procesu. A pokud onboarding pokazíte, přicházíte nejen o potenciálního vybraného talentovaného kolegu, ale zcela logicky tím znehodnotíte i všechny předchozí kroky a investice do nich. I z toho důvodu je v případě onboardingu automatizace naprosto jasnou volbou. Umožní vám totiž zbavit se nekreativní agendy a soustředit se naopak na ty procesy, kde je váš lidský přístup nezastupitelný.

A podobně je to také s offboardingem. V jeho případě sice nebojujete o nového kandidáta, ale pokud ho pokazíte, můžete přijít dodatečně nejen o reputaci, kterou bude odcházející zaměstnanec dotvářet na základě svého posledního kontaktu s vámi. A o skutečnosti, jakou jsou ztráty způsobené nesprávným předáním věcí svěřených zaměstnanci k užívání, ani nemluvě.

5 věcí, které automatizujte jako první:

• Onboarding checklist na základě charakteru dané pozice
• Automatické generování smluv, protokolů a ostatních dokumentů s možností digitálních podpisů
• Automatické plánování onboarding / offboarding meetingů
• Vytvoření přístupu k aplikacím / odebrání přístupu
• Založení / odebrání zaměstnance v databázi

Komunikace se zaměstnanci

Komunikaci se zaměstnanci se zde na blogu věnujeme pravidelně. A znovu nás nepřestává překvapovat, jak málo se komunikaci a systematickému sběru zpětné vazby věnuje pozornosti nebo jak málo se v jejím případě pracuje s možnostmi digitálních nástrojů. A na základě hesla, že bez digitalizace nemůže být automatizace, pak platí, že je to právě komunikace a feedback, které na svůj efektivnější management stále čekají.

A teprve ve chvíli, kdy začnete používat automatizační nástroje, pochopíte, kolik zásadních informací vám vlastně po celou dobu chybělo.

Rád používám jeden příměr: Nikdy nemůžeme dopustit, aby s námi globální eshop, na kterém jako běžný zákazník nakupujeme, vedl lepší komunikaci, než my vedeme s vlastními zaměstnanci. Schopností oslovit je v e-mailingové komunikaci křestním jménem po vyhodnocování efektu jednotlivých komunikačních kampaní.

A je jen úsměvným paradoxem, že právě náročnost dobré komunikace, kterou by však automatizované procesy zvládaly zcela hravě, vede k tomu, proč se tato důležitá součást mezilidských vztahů ve firmách tak dlouho přehlíží.

5 věcí, které automatizujte jako první:

• Pravidelný sběr zpětné vazby
• Plánování feedbacků
• Přání k svátkům, narozeninám nebo profesním úspěchům
• Pravidelné souhrny o dění ve firmě 
• Vyhodnocování efektivity komunikace, identifikace nezvyklých jevů

Time management

Množství času věnovaného konkrétní činnosti je jednou z nejdůležitějších komodit pro analytickou část vaší práce. Tato veličina hraje klíčovou roli při hodnocení efektivity celého vašeho týmu a jen díky ní dokážete vyhodnocovat dopady veškerých přijatých opatření. Čas je také základním prvkem datových sad, které definují připravenost společnosti na využívání umělé inteligence. 

Není však žádným tajemstvím, že proti takzvanému „timesheetování“ se velice často staví sami zaměstnanci. A bez nich pochopitelně autentickou výpověď o tom, kolik času jim která činnost zabere, nejste schopni zajistit. A důvod? Timesheety v celé řadě případů vyžadují, aby jim zaměstnanci věnovali desítky minut manuální práce měsíčně.

To však při vhodně zvolené automatizaci odpadá, a vy pak máte šanci získávat přesné informace, aniž byste museli čelit nespokojeným kolegům.

5 věcí, které automatizujte jako první:

• Generování předpokládaného měsíčního scope na základě projektových informací
• Trackování času stráveného prací
• Klasifikace odpracovaných hodin
• Automatická identifikace přetížených kolegů
• Podklady pro fakturaci

Zaměstnanecké benefity

Posledních pět let v naprosté většině firem změnilo pohled na zaměstnanecké benefity. Z odměn, které často pracovaly s prestiží pracovní pozice nebo se zaměřovaly na wellbeing, se ve většině případů stalo nefinanční plnění, které má být především praktické a ideálně pomáhat nejen zaměstnanci, ale také jeho domácnosti. 

A proč ještě věnovat zaměstnaneckým benefitům zvýšenou pozornost? Vzhledem k tomu, že inflace ještě neřekla poslední slovo, to může stále být klíčové nefinanční plnění, se kterým firmy pomohou svým zaměstnancům ve chvíli, kdy samy nedokáží navyšovat mzdy. A pak je tu ještě druhá věc, byť se v českém kontextu zatím příliš neskloňuje. Dobře zvolený mix ze zaměstnaneckých benefitů má vyloženě inkluzivní charakter. A pro vás, kteří již studovali, jaké požadavky na vás bude klást ESG, je jasné, že každý bod, který firma věnuje podpoře inkluze, se počítá.

Automatizace je tedy vhodná cesta, jak zvýšit a rozšířit počet nabízených benefitů, zefektivnit jejich využívání a zároveň touto změnou nestrávit více času.

5 věcí, které automatizujte jako první:

• Snadno přístupný seznam benefitů, který se bude automaticky doplňovat na základě nových opatření
• Pravidelný e-mailing o možnostech využití benefitů
• Personalizovaný výběr benefitů na základě životní situace
• Vyhodnocování využívanosti jednotlivých benefitů ve vazbě na spokojenost zaměstnanců
• Zpětná vazba zaměstnanců týkající se využitelnosti benefitů

Jak nakoupit pro automatizaci vedení?

Automatizace je bezesporu investice. Pro její implementaci jsou potřeba peníze a často to nejsou malé částky. Na druhou stranu je to investice s nejvyšší návratností. Proto nezapomeňte, až budete vyjednávat rozpočet:

• Identifikovat cenu hodin, které automatizace uspoří
• Rozmyslet si, které procesy budete díky ušetřeným hodinám zvládat lépe
• Převést uspořené hodiny na cenu exekutivní pozice

Uvidíte, že v takovém případě bude i investice v řádu stovek tisíc vypadat jako dobrý nápad.