ATS vs. CRM: Dvojka, ktorá dá náboru poriadok

Možno si to nechceme povedať nahlas, ale výberové konania často vyzerajú ako improvizovaný džez: každý hrá podľa seba, noty sa niekde stratili a keď konečne nájdeme ideálneho kandidáta, nemáme ho kam zaevidovať. Znie vám to povedome? V tom prípade je najvyšší čas zoznámiť sa s nástrojmi, ktoré nábor nielen zrýchlia, ale konečne mu dajú systém: ATS a CRM.

Tieto dve skratky by mali byť základnou výbavou každého moderného HR tímu. Jeden slúži ako motor vášho výberového procesu, druhý je nástrojom náborového marketingu. Spoločne vytvoria nábor, ktorý je nielen rýchly, ale hlavne prehľadný a inteligentný.

ATS vs. CRM – v čom je rozdiel?

ATS (Applicant Tracking System) vám umožní jednoducho spravovať reakcie na inzeráty, triediť životopisy, plánovať pohovory a automatizovať komunikáciu s kandidátmi. Jednoducho povedané – keď hľadáte človeka na konkrétnu pozíciu, ATS je systém, ktorý vám celý výberový proces zorganizuje a zrýchli. Pracuje predovšetkým s kandidátmi, ktorí sa aktívne prihlásili na pracovné ponuky.

CRM (Candidate Relationship Management) slúži na dlhodobú starostlivosť o kandidátov, ktorí sa (zatiaľ) nikam nehlásia. V podstate ide o databázu zaujímavých kandidátov, ktorých môžete osloviť s konkrétnou ponukou. Zároveň si s nimi budujete vzťah – alebo, ako hovoríme v HR, „rozohřívate ich“, aby vedeli o vašej firme a aby pochopili, že sú pre vás zaujímaví. Oslovovať ich môžete napríklad cez newslettery, pozvánky na eventy alebo konkrétne pracovné ponuky. Tak si postupne vytvárate vlastný talent pool, do ktorého môžete kedykoľvek siahnuť bez toho, aby ste museli znovu zadávať inzerciu.

Kombinácia CRM a ATS podľa štúdií skracuje time-to-hire až o 60 % a kandidáti prijatí týmto spôsobom zostávajú vo firme o 40 % dlhšie.

Možno to lepšie ilustruje príklad HR Marty, ktorá obsadzuje dve pozície: účtovníka a Java developera.

Účtovník: Marta zverejní inzerát na kariérnych stránkach a pracovných portáloch, ktoré má cez API napojené na interný ATS. Do ATS jej príde 125 životopisov. Systém ich automaticky utriedi podľa kľúčových slov a Marta si do desiatich minút vyberie top 10 kandidátov. Tým pošle testy a ostatným systém automaticky odošle zamietnutie. Kandidát, ktorý uspeje, je následne presunutý do onboarding modu – bez ručného prepisovania údajov.

Java developer: Marta potrebuje rozšíriť tím vývojárov. IT špecialistov nie je ľahké zohnať – nábor býva zdĺhavý a kandidáti si dôkladne vyberajú, kde nastúpia. Navyše na inzerciu takmer nereagujú. V internej databáze (CRM) má 300 pasívnych kandidátov, ktorí by sa na túto rolu mohli hodiť. Kontakty zbierala niekoľko rokov, napríklad z minulých výberových konaní a meet-upov. Kandidátov vyfiltruje pomocou tagov a pošle im personalizované e-maily. Do troch dní má päť relevantných reakcií – a to bez jedinej minutej koruny na inzerciu.

Pozor na GDPR

Z pohľadu ochrany osobných údajov je rozdiel medzi ATS a CRM zásadný. V oboch prípadoch však platí: HR sa dnes bez transparentnej komunikácie s kandidátom nezaobíde.

V ATS sa často pracuje s právnym základom „oprávnený záujem“ alebo „plnenie zmluvy“, ale aj tak musí byť kandidát už pri prihlásení jasne informovaný o tom, ako budú jeho údaje spracované, na akú dobu a s akým účelom. Ideálne je, ak prihláška obsahuje checkbox so súhlasom a odkaz na zásady spracúvania osobných údajov. Bez toho je celý proces rizikový – aj v prípade výberového konania.

Po skončení výberového konania by ste mali osobné údaje:

• anonymizovať (napríklad pre štatistické účely),
• alebo vymazať, ak nemáte výslovný súhlas s ich ďalším uchovávaním.

V CRM je situácia prísnejšia. Kandidát sa sám nikam nehlásil, a preto musíte mať aktívny a preukázateľný súhlas na spracovanie jeho údajov, typicky na obdobie 1–2 rokov. Súhlas musí byť:

• dobrovoľný (žiadne vynútené checkboxy),
• informovaný (jasné vysvetlenie, čo sa bude diať),
• časovo obmedzený a kedykoľvek odvolateľný.

Sloneek je pripravený: V module Talent Pool môžete pri každom kandidátovi zaevidovať výslovný súhlas na spracovanie údajov a nastaviť časové obmedzenie až na 60 mesiacov. Systém vás automaticky upozorní na blížiacu sa expiráciu súhlasu a umožní jednoduchú anonymizáciu. Všetky operácie sa zároveň evidujú v audit traili, čo zabezpečuje úplnú dohľadateľnosť a súlad s GDPR.

Tabuľka rozdielov medzi ATS a CRM

Ako pracovať s ATS a CRM v praxi?

ATS je ideálny v situácii, keď potrebujete obsadiť konkrétnu pozíciu rýchlo, bez chaosu a s prehľadným systémom. V ATS od Sloneek si za pár minút vytvoríte novú pozíciu, spustíte zber životopisov a systém vám automaticky pomôže s triedením aj komunikáciou s kandidátmi. Vďaka integrácii onboardingového modulu nový kolega prejde priamo do systému, kde rieši dokumenty, prístupy aj adaptačný proces. Všetko na jednom mieste a bez duplicít.

CRM využijete najmä v prípadoch, keď potrebujete dlhodobú stratégiu. Napríklad v IT nábore, kde kvalitní kandidáti na inzeráty nereagujú a treba si ich systematicky vyhľadávať. Budovať vlastný talent pool potenciálne zaujímavých kandidátov na ťažko obsaditeľné alebo strategické pozície je pre úspešný nábor kľúčové. V CRM si kandidátov označíte podľa zručností, skúseností, lokality a kedykoľvek im môžete poslať relevantnú ponuku.

Kde do toho všetkého zapadá Sloneek?

Sloneek vám ponúka plnohodnotný ATS modul, vďaka ktorému zvládnete:

• inzerciu pozícií a zber životopisov,
• automatizovanú komunikáciu,
• AI hodnotenie kandidátov,
• prepojenie na onboarding,
• GDPR-ready proces anonymizácie.

V ATS Sloneek si za pár minút pripravíte novú pozíciu, spustíte zber životopisov a systém vám pomôže automaticky triediť a komunikovať s kandidátmi.

Vedeli ste, že až 86 % HR profesionálov uvádza, že im ATS systém výrazne zrýchlil nábor? Navyše si v Sloneek môžete vybudovať vlastný Talent Pool – s výslovným súhlasom kandidátov, tagmi, poznámkami aj ikonou expirácie súhlasu. Na základné CRM to plne postačuje.

Tipy pre HR, ktoré chcú byť v nábore efektívnejšie

• Nečakajte, kým kandidáti zaklopú – buďte pripravení.
• V ATS automatizujte všetko, čo sa dá: odpovede, triedenie, komunikáciu.
• V CRM si značte, koho ste kedy stretli – aj keď teraz nie sú aktuálni.
• Be transparentní pri získavaní súhlasov a sledujte ich platnosť.
• Pracujte s vlastnou databázou namiesto drahej inzercie.
• Prepojte ATS s onboardingom – ušetríte si manuálnu prácu.
• Aj malá vec, ako dobre vedené CRM s expiráciou súhlasov, ušetrí desiatky minút týždenne a môže zabrániť problémom s GDPR – a to určite nechcete riešiť.

Kto, kedy, čo potrebuje?

• Startup s pár otvorenými pozíciami ročne si vystačí s ATS.
• Rýchlo rastúca firma by mala CRM zaviesť čo najskôr.
• IT nábor? Bez CRM sa už dnes prakticky nezaobídete.
• Ak vám záleží na employer brandingu, CRM bude vašou hlavnou platformou pre budovanie vzťahov s kandidátmi ešte predtým, ako sa rozhodnú prihlásiť.

A čo vy? Máte v nábore systém, alebo len improvizujete?

Možno ste si pri čítaní povedali: „Toto by nám fakt zjednodušilo život.“ A máte pravdu. ATS a CRM sú nástroje, ktoré vám pomôžu nábor zvládnuť rýchlejšie, efektívnejšie a prehľadnejšie.

Ak ešte ATS nemáte alebo so súčasným nie ste spokojní, skúste ten náš.
Sloneek vám nastaví HR procesy tak, aby vám ušetrili čas aj nervy. Vďaka inteligentnej automatizácii a AI asistentom zvládnete rutinné úlohy ľahko a môžete sa naplno sústrediť na výber toho správneho človeka do tímu.

Pri strategickom a dlhodobom pohľade na nábor už nikdy nebudete musieť hovoriť, že „nie sú ľudia.“ Kvalitní kandidáti existujú – len nesmiete čakať, že si vás nájdu sami.