Ako znížiť absenciu zamestnancov vďaka lepšej HR evidencii

Absencia zamestnancov môže v tíme narobiť poriadny chaos. Najmä keď začne narastať. Pomocnú ruku však môže podať inteligentná HR evidencia. Vďaka Sloneeku môžete mať všetky dáta prehľadne pod palcom a tým šetriť nervy, čas aj firemný rozpočet.

Prečo vlastne ľudia chýbajú?

Definícia absentérstva v práci je jednoduchá. Ide o situáciu, keď zamestnanec jednoducho nie je v práci prítomný. Dôvody, prečo zamestnanci chýbajú, môžu byť rôzne. Medzi najčastejšie však patrí choroba alebo iné zdravotné problémy. Môžu to byť však aj ťažkosti v osobnom živote alebo nízka spokojnosť v práci.

Ospravedlnená absencia

Absencia v práci sa zvyčajne delí na dve kategórie – ospravedlnená a neospravedlnená.

Ospravedlnená absencia je všetko, o čom zamestnávateľ vie a s čím súhlasí. Znamená to, že zamestnanec do práce nepríde, ale má na to platný a uznaný dôvod – a HR oddelenie má všetko pekne pod kontrolou, zaevidované a schválené.

Čo sem patrí?

• Choroba alebo karanténa – klasika. Zamestnanec donesie PN-ku a systém vie, čo má robiť.
• Dovolenka – schválená a zaslúžená! Slnečko, pokoj a Sloneek to všetko krásne zaeviduje.
• Ošetrovanie člena rodiny – pretože niekedy je dôležitejšie byť doma než v kancelárii.
• Materská alebo rodičovská dovolenka – čas na novú životnú rolu, a HR systém na to nezabudne.
• Pohreb v rodine – smutná, ale dôležitá udalosť, s ktorou zákon počíta.

Tip: Prečo je dobré mať ospravedlnenú absenciu pod kontrolou?

Mať ospravedlnenú absenciu pod kontrolou sa môže zdať ako detail, ale v praxi je to kľúč k hladkému fungovaniu celého tímu. Pretože ruku na srdce – chaos v absenciách = chaos v práci. So správnou organizáciou dokážu manažéri lepšie plánovať zmeny a rozdeľovať úlohy. Jednoducho vedia, na koho sa môžu spoľahnúť.

A teraz to najlepšie: Sloneek to zvládne ľavou zadnou! Vďaka nemu zamestnanci žiadajú o voľno jednoducho online, bez e-mailového ping-pongu. Všetko je krásne zaevidované, schválené a dostupné na pár kliknutí. HR oddelenie má potom dáta pripravené na prehľady, výpočty aj sledovanie miery absencií. Skrátka, keď má zamestnanec absenciu riadne nahlásenú a doloženú, všetko ide podľa pravidiel – bez zbytočného stresu a neporiadku.

Neospravedlnená absencia

Neospravedlnená absencia je naopak situácia, keď zamestnanec do práce nepríde a nedá o sebe vedieť, alebo jeho dôvod firma neuzná. A tu už väčšinou hrozia postihy – od krátenia mzdy až po disciplinárne riešenie.

Problém, ktorý môže viesť až k prepusteniu zamestnanca

Neospravedlnená absencia sa v pracovnoprávnych vzťahoch považuje za vážne porušenie. V krajnom prípade môže byť vyhodnotená ako hrubé porušenie pracovnej disciplíny a skončiť až okamžitým zrušením pracovného pomeru. Chýbajúci pracovník narúša tímovú spoluprácu – kolegovia nevedia, čo sa stalo, musia zaňho narýchlo prebrať úlohy a tým sa oslabuje dôvera aj dobrá atmosféra na pracovisku.

Aby bolo možné na neospravedlnené absencie adekvátne reagovať – napríklad udelením výstrahy alebo výpoveďou – je nevyhnutné mať ich riadne evidované a podložené. A presne s tým pomáha náš spoľahlivý HR partner – Sloneek.

Opakované prípady neospravedlnenej neprítomnosti môžu byť dôvodom na ukončenie pracovného pomeru. Zamestnávateľ pritom musí postupovať v súlade so zákonníkom práce: najprv zamestnanca písomne upozorniť na vzniknutý problém, viesť presnú evidenciu absencií a zabezpečiť si podklady, ktoré ich opakovanie preukazujú. Zároveň je potrebné dať zamestnancovi možnosť vyjadriť sa k celej situácii a doložiť prípadné ospravedlniteľné dôvody svojej neprítomnosti.

Sloneek má riešenie aj pre neospravedlnené absencie

Sloneek pomáha neospravedlnené absencie zachytiť, zaevidovať a riešiť včas, než sa z nich stane lavína. Vďaka prehľadnej evidencii sa všetko automaticky zaznamená – vrátane reakcií zamestnávateľa. Odpadávajú tak otázky: „Kto to riešil?“ alebo „Kedy to vlastne bolo?“

Všetka dokumentácia je pekne pokope: výstražné listy, upozornenia aj podklady pre výpoveď, keby došlo na najhoršie. A k tomu aj štatistiky pre vedenie, kde je jasne vidieť, či išlo o výnimočný prípad alebo sa začína tvoriť nebezpečný vzorec.

Sloneek vám dá do rúk prehľadné nástroje na:

• Sledovanie miery absencií – vieš presne, kto, kedy a ako často chýba
• Výpočet absencií – s dátami sa dajú robiť zázraky. Zistíš trendy a zasiahneš včas
• Zavedenie zmysluplnej politiky pre absencie – žiadne chaotické výnimky, ale jasné pravidlá

Vďaka tomu môžete rýchlo rozpoznať nadmernú absenciu, poskytnúť podporu, alebo – keď je najhoršie – pripraviť aj výstražný list či vzor výpovede podľa pravidiel.

Čo vám miera absencií prezradí?

Pravidelné sledovanie absencií pomáha odhaliť skryté problémy – a keď máte absencie pod kontrolou, šetríte čas, nervy aj peniaze.

Pýtate sa, ako vypočítať mieru absencie? Úplne jednoducho. Spočítate, koľko hodín alebo dní ľudia chýbali, a potom to vydelíte tým, koľko hodín alebo dní mali celkovo odpracovať. Výsledok už len vynásobíte stovkou a máte percento absencií. Alebo sa jednoducho pozrite do aplikácie Sloneek. Všetky dáta máte pekne na jednom mieste, v prehľadných grafoch a bez zbytočnej práce navyše. Stačí pár kliknutí a hneď viete, ako si vaša firma stojí – a či je čas na pohodu, alebo na akčný plán.

Vo všeobecnosti platí, že keď vám výpočet absencií ukáže 1–2 %, môžete byť pokojní. Ľudia si jednoducho berú zaslúženú dovolenku alebo občas vyležia nádchu – všetko je v norme. Keď však čísla vyskočia na 3–4 %, treba spozornieť. Môže to znamenať vyššiu chorobnosť, zvýšený stres alebo horšie pracovné podmienky, ktoré by stálo za to preskúmať. A ak sa absencia prehupne cez 5 %, je to jasný signál, že niečo nehrá. Možno v tíme panuje zlá nálada, ľudia sú preťažení alebo viazne organizácia práce.

Ako Sloneek pomáha znižovať absenciu?

Sloneek nie je len tabuľka s peknými farbičkami. Je to HR aplikácia, ktorá automaticky počíta absenciu a upozorní ťa, keď niekto vybočuje z normy. Umožňuje manažérom aj zamestnancom sledovať dochádzku v reálnom čase. Uchováva všetko na jednom mieste – od politík absencií po dokumenty o ukončení pracovného pomeru.

A čo je na tom najlepšie? Uvoľní ruky HR špecialistom, ktorí sa tak môžu sústrediť na to, čo je v HR skutočne dôležité – starostlivosť o ľudí, nie o papiere.