Ako na onboarding dokumenty: čo sa podpisuje pri nástupe do práce a prečo

nov 11, 2025 5 min čítanie

Dobre zvládnuté onboarding dokumenty sú kľúčový pre udržanie zamestnancov – napokon, podľa výskumu Human Capital Institute až 20 % zamestnancov „utečie“ počas prvých 45 dní v novej práci. Zamestnávateľ preto musí urobiť dobrý dojem. K tomu patrí aj dobre pripravený onboarding vrátane všetkých dokumentov, kde je jasné, kto čo podpisuje a prečo. Čo by ste teda mali mať pre nováčikov pripravené?

Pracovná zmluva – základ onboarding dokumentov

Bez písomnej zmluvy nie je pracovný pomer. Zákonník práce jasne hovorí, že pracovná zmluva musí byť písomná a obsahovať tri podstatné náležitosti: druh práce, miesto výkonu práce a deň nástupu. Každá strana musí dostať jedno vyhotovenie. Skúšobnú dobu je potrebné dohodnúť písomne najneskôr v deň nástupu.

Ak nejde o pracovný pomer, ale o dohodu, musí sa písomne stanoviť:

Dohoda o vykonaní práce (DVP) – musí obsahovať minimálne dohodnutý druh práce a dobu, na ktorú sa uzatvára (max. 300 hodín ročne).
Dohoda o pracovnej činnosti (DPČ) – musí obsahovať rozsah dohodnutej práce, dobu trvania dohody a navyše aj rozsah pracovného času.

Informácie o obsahu pracovného pomeru – keď v zmluve nie je všetko

Ak v zmluve nie sú uvedené všetky povinné údaje (napr. rozvrhnutie pracovného času, dovolenka, výpovedná lehota a pod.), musí ich zamestnávateľ odovzdať nováčikovi písomne – najneskôr do 7 dní od vzniku pracovného pomeru. V praxi sa to rieši tzv. informačným listom pri nástupe.

Ak výška mzdy (alebo spôsob odmeňovania) nie je priamo v zmluve alebo vo vnútornom predpise, vydáva sa pri nástupe písomný mzdový výmer s údajmi o odmeňovaní a výplate. Ak je mzda uvedená vo výmere namiesto v zmluve, môže ju zamestnávateľ meniť aj jednostranne, bez súhlasu zamestnanca.

Vyhlásenie daňovníka („ružový formulár“)

Ak chce zamestnanec uplatňovať daňové zľavy alebo daňové zvýhodnenia (napríklad ak popri práci študuje), podpisuje u svojho zamestnávateľa Vyhlásenie daňovníka (zvyčajne do 30 dní od nástupu), známe ako „ružovka“ alebo „ružový formulár“.

BOZP/PO – potvrdenie o školení a oboznámení s rizikami

Zamestnávateľ má povinnosť zabezpečiť školenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP) a požiarnej ochrany (PO). Zákon stanovuje obsah a pravidelnosť školení. Okrem toho musí zamestnávateľ overovať znalosti, ktoré zamestnanci počas školenia získali, a viesť o tom dokumentáciu (v praxi to znamená, že podpisujete zápis o absolvovaní školenia). Podľa druhu práce môže byť povinné aj školenie pre vodičov alebo vodičov-referentov.

Dohoda o hmotnej zodpovednosti – ak to dáva zmysel

U zamestnancov pracujúcich s pokladňou, v skladoch alebo pri správe firemného majetku, s ktorým prichádzajú do osobného styku počas pracovného pomeru, možno uzavrieť dohodu o hmotnej zodpovednosti. Musí byť písomná a môže ju podpísať len zamestnanec starší ako 18 rokov. Slúži na krytie schodkov pri vyúčtovaní zverených hodnôt. Jej podpis má význam – mení totiž bežný rozsah zodpovednosti zamestnanca.

Dohoda o práci na diaľku (home office)

Pre prácu na diaľku je dnes potrebná písomná dohoda – môže byť súčasťou pracovnej zmluvy alebo samostatná. V takej dohode je vhodné upraviť miesto práce, pracovný čas, používané nástroje, bezpečnosť aj náhradu nákladov. Novinkou posledných rokov je možnosť dohodnúť si paušálnu náhradu nákladov (elektrina, voda atď.) namiesto zložitého vyúčtovania reálnych výdavkov. Výšku paušálu určuje vyhláška MPSVR (pre rok 2025 je to 4,80 Kč/hod).

Pri nástupe zamestnávateľ spracúva osobné údaje pre účely zmluvy a splnenie zákonných povinností (mzdy, odvody). Súhlas teda spravidla nie je potrebný, ale podľa čl. 13 GDPR je potrebné zamestnanca informovať o tom, kto údaje spracúva, na aký účel, ako dlho, aké má práva atď. V praxi to znamená, že spolu s ostatnými nástupnými dokumentmi dostane nováčik tzv. informačné memorandum („privacy notice“).

Zamestnávateľ má povinnosť informovať zamestnanca o pracovných podmienkach; zároveň je v jeho záujme, aby nováčik písomne potvrdil oboznámenie s pracovným poriadkom, dochádzkou, IT/bezpečnostnými pravidlami a ďalšími smernicami (home office, služobné cesty a pod.). Podpis o oboznámení slúži ako dôkaz, že informácie boli riadne odovzdané.

NDA / konkurenčná doložka / odovzdávacie protokoly

Tieto dokumenty nie sú povinné, ale v praxi sa s nimi stretávame pomerne často – závisí to od druhu práce.

Dohoda o mlčanlivosti (NDA): vhodná pri práci s citlivými informáciami; možno ju upraviť aj vo vnútorných predpisoch alebo priamo v zmluve.
Konkurenčná doložka: týka sa len niektorých pozícií. Uzatvára sa písomne, môže trvať najviac jeden rok a zamestnávateľ je povinný vyplácať zamestnancovi mesačne kompenzáciu vo výške aspoň polovice priemerného mesačného zárobku.
Odovzdávacie protokoly: sem patria potvrdenia o prevzatí notebooku, telefónu, prístupových kariet a ďalších vecí. Slúžia na ochranu a evidenciu firemného majetku a na zabezpečenie zodpovednosti.

Čo tým firma získa

Prehľadné nástupné dokumenty zrýchľujú adaptáciu, znižujú riziko sporov a chránia firmu aj nového zamestnanca. Vďaka jasným zmluvám, včasnému informovaniu a preukázateľnému školeniu BOZP sa firma vyhne pokutám a zbytočným nedorozumeniam. Navyše platí, že čím menej nejasností má nováčik počas prvých týždňov, tým rýchlejšie sa dostane do výkonu – onboarding vrátane s ním spojeného papierovania je teda investíciou do produktivity aj reputácie zamestnávateľa.