Digitálny podpis

Čo je to digitálny podpis?

Jednoducho povedané, digitálny podpis sa vzhľadovo nelíši od fyzického podpisu, má iba elektronickú podobu. Nejde však len o obrázok či text, ale o technológiu, ktorá spája dokument s identitou podpisujúcej osoby a zaisťuje, že obsah dokumentu po podpise nikto nezmenil.

Čo znamená digitálny podpis na dokumente?

Digitálny podpis je právne uznateľný spôsob, ako elektronicky potvrdiť súhlas, dohodu alebo záväzok, a to naprieč HR agendou, zmluvnými vzťahmi aj komunikáciou so štátnou správou.

Definícia digitálneho podpisu v právnom rámci

Podľa európskej legislatívy eIDAS (nariadenie č. 910/2014) je definícia digitálneho podpisu pomerne jasná – ide o nástroj elektronickej identifikácie, ktorý má právny účinok a zaručuje autenticitu i integritu dát. Slovenský právny poriadok implementoval túto úpravu prostredníctvom zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách.

V našom právnom prostredí sa najčastejšie rozlišujú tri úrovne elektronických podpisov:

1. Elektronický podpis (bežný)
2. Zdokonalený elektronický podpis (v českej legislatíve známy ako „zaručený“)
3. Kvalifikovaný elektronický podpis

A čo je certifikovaný digitálny podpis? Ide práve o zdokonalený alebo kvalifikovaný podpis, ktorý využíva certifikát digitálneho podpisu, vydaný dôveryhodným poskytovateľom služieb.

💡 Tip: V HR agende sa dokumenty riešia denne a čakanie na podpis často zdržuje celé procesy. V HRIS od Sloneek môžete pracovné zmluvy, dodatky aj smernice nahrať, podpísať elektronicky a archivovať na jednom mieste. Digitálny podpis spĺňa požiadavky eIDAS a dáva vám právnu istotu aj prehľad bez zbytočnej administratívy.

Čo sa považuje za digitálny podpis?

Každá forma elektronického potvrdenia dokumentu, ktorá spĺňa uvedené právne a technické náležitosti – od kliknutia na „Súhlasím“ až po kvalifikovaný podpis s certifikátom.

A čo je ručný digitálny podpis? Niekedy sa týmto výrazom označuje situácia, keď používateľ ručne napíše svoj podpis na dotykovom zariadení. Tento typ však sám o sebe nemusí spĺňať všetky bezpečnostné požiadavky eIDAS a jeho právna sila môže byť nižšia než u overených foriem podpisu.

Čo musí spĺňať overený digitálny podpis

Aby bol digitálny podpis považovaný za dôveryhodný a vyhovoval štandardu eIDAS, musí spĺňať tieto podmienky:

• je jednoznačne spojený s podpisujúcou osobou,
• umožňuje identifikáciu digitálneho podpisu,
• je vytvorený údajmi, ktoré má podpisujúca osoba pod výhradnou kontrolou,
• je pripojený k dokumentu tak, že akákoľvek zmena po podpise je detekovateľná.

Pokiaľ sú tieto podmienky splnené, hovoríme o overenom digitálnom podpise. V kontexte kybernetickej bezpečnosti je digitálny podpis kľúčový nástroj na overovanie identity, detekciu manipulácií a ochranu citlivých informácií pri prenose dát.

Príklad digitálneho podpisu v praxi

Príkladom digitálneho podpisu môže byť elektronicky podpísaná pracovná zmluva alebo dodatky k zmluve, schválenie dovolenky alebo prijatie vnútrofiremných smerníc. V Sloneek môžete tieto úkony riešiť jednoducho, rýchlo a bezpečne. Podpisovanie prebieha priamo v systéme. Každý používateľ je upozornený na nový dokument a pokiaľ je to potrebné, digitálny podpis dokumentu vykoná okamžite online.

Aký HR systém zvoliť pre prácu s dokumentmi?

V oblasti HR je práca s dokumentmi a ich podpisovanie každodennou realitou. Preto je zásadné mať HR systém, ktorý dokumenty prehľadne eviduje, umožní ich ľahko filtrovať a podpisovať v súlade s legislatívou.

V Sloneek môžete nahrať tri typy dokumentov: pracovné zmluvy, súkromné dokumenty aj celofiremné smernice. Každý používateľ je informovaný o novo vloženom dokumente a môže ho podpísať rýchlo a bezpečne elektronicky. Digitálny podpis v Sloneek spĺňa všetky náležitosti podľa eIDAS, takže sa môžete spoľahnúť, že podpísané dokumenty budú právne platné.