Performance review alebo hodnotenie výkonu zamestnanca
Tento proces nielenže prispieva k vyhodnoteniu toho, ako si zamestnanec vedie, ale zároveň predstavuje skvelú príležitosť na podporu dialógu medzi zamestnancom a manažérom. Z pohľadu zamestnanca môže byť riadenie výkonnosti zastrašujúce, ak nie je pripravený. Preto sa oplatí vopred pripraviť a oboznámiť sa s typmi otázok, ktoré môžu zaznieť – tým sa zvýši šanca na úspech.
Pre zamestnávateľa je tiež kľúčové byť dobre pripravený a vedieť, aké otázky pri hodnotiacom rozhovore položiť, aby z neho vyťažil čo najviac. Tento blogový príspevok prináša tipy, ako sa na hodnotenie výkonu zamestnancov pripraviť, aké otázky zvážiť a aké odpovede možno očakávať.
Dôležitosť pravidelných hodnotiacich rozhovorov
Ročné hodnotenie výkonu (z angl. Performance review) umožňuje manažérom a zamestnancom sledovať pokrok v čase, identifikovať oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť, a zosúladiť očakávania s osobnými cieľmi. Zároveň poskytuje príležitosť oceniť úspechy, riešiť problémy a podporovať otvorenú komunikáciu.
Bez hodnotiacich rozhovorov sa môžu zamestnanci cítiť, že si ich práca nikto nevšíma, alebo že nedostávajú spätnú väzbu, ktorú potrebujú pre svoj rozvoj. Pravidelné vykonávanie hodnotení tak zamestnancom dáva najavo, že ich výkonnosť je sledovaná, čo môže byť motivujúce aj upokojujúce.
Navyše sú hodnotiace rozhovory veľmi užitočné aj pre zamestnávateľov. Ponúkajú cenné poznatky o výkonnosti a angažovanosti zamestnancov, ktoré môžu byť využité pri plánovaní efektívnejších cieľov a stratégií do budúcnosti.
Celkovo sú tieto aspekty hodnotenia výkonu zamestnancov výborným nástrojom na budovanie zdravšieho pracovného prostredia a maximalizáciu produktivity. Výsledkom je, že sa môžu stať prínosným nástrojom pre všetky zúčastnené strany a rozhodne stoja za čas a úsilie, ktoré ich realizácia vyžaduje.
Ako sa pripraviť na hodnotiaci rozhovor
Jedným z najdôležitejších krokov pri príprave na hodnotiaci rozhovor z pohľadu manažéra je organizovanosť. Predtým, než si so zamestnancom sadnete, zhromaždite všetky potrebné dokumenty, aby ste mohli efektívne zhodnotiť jeho výkon a poskytnúť zmysluplnú spätnú väzbu.
To zahŕňa popis pracovnej pozície zamestnanca, ciele stanovené v predchádzajúcom hodnotiacom období, správy od kolegov alebo klientov a akékoľvek ďalšie poznámky či komentáre, ktoré ste si o jeho práci alebo pokroku zaznamenali. Mať všetky tieto informácie pripravené vám umožní poskytnúť komplexné hodnotenie výkonu bez vynechania dôležitých detailov.
Ďalej je dôležité mať jasno v očakávaniach a cieľoch hodnotiaceho rozhovoru. Je užitočné pripraviť si vopred zoznam otázok, aby zamestnanec vedel, čo ho čaká, a rozhovor prebiehal žiaducim smerom.
Z pohľadu zamestnanca je príprava rovnako dôležitá. Mal by byť oboznámený s procesom hodnotiaceho rozhovoru a snažiť sa byť čo najúprimnejší a najotvorenejší ohľadom svojich skúseností v práci. To znamená byť pripravený odpovedať na rôzne otázky a mať pripravené príklady, ktorými svoje odpovede podporí.
Zamestnanci by si mali vopred znovu prejsť popis svojej pracovnej pozície a zamyslieť sa, akým spôsobom naplnili alebo nenaplnili ciele, ktoré im boli stanovené. Vďaka tomu si môžu uvedomiť oblasti, v ktorých je potrebné sa zlepšiť, a zároveň získajú priestor premyslieť si, ako tieto nedostatky riešiť.
Príklady otázok, ktoré je vhodné klásť počas hodnotiaceho rozhovoru
Ročného hodnotenia pracovného výkonu sa zvyčajne zúčastňuje nadriadený (manažér) a jeho podriadený v rámci 1:1 stretnutí. Toto stretnutie je súkromné, takže by sa nemalo odohrávať v otvorenom priestore alebo v kuchynke, ale naozaj v zasadacej miestnosti, kam ideálne nie je ani vidieť. Čo sa týka samotného priebehu, je vhodné klásť otvorené otázky, ktoré umožňujú zamestnancovi aj manažérovi viesť dialóg o práci zamestnanca. Podpora takejto komunikácie zabezpečuje, že obe strany môžu z rozhovoru vyťažiť maximum a odchádzať s pocitom, že boli vypočuté a pochopené.
Typický hodnotiaci rozhovor o pracovnej výkonnosti bude zahŕňať oblasti týkajúce sa:
- Silných a slabých stránok zamestnanca – nadriadený môže požiadať zamestnanca, aby zhodnotil svoje silné stránky a oblasti, v ktorých má rezervy. Tým získava príležitosť zamyslieť sa nad tým, čo sa podarilo, a identifikovať zručnosti alebo oblasti, ktorých zlepšenie by prispelo k ďalšiemu rozvoju.
- Dosiahnutých výsledkov a cieľov – aké ciele boli stanovené pri poslednom hodnotiacom rozhovore, do akej miery boli naplnené a či je potrebné ich do budúcna upraviť alebo prehodnotiť. Kľúčové je stanovovať ciele, ktoré sú konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné a časovo ohraničené (SMART), aby bolo možné sledovať pokrok v čase.
- Rozvoja zamestnanca – zamestnávateľ sa môže pýtať na oblasti, v ktorých by zamestnanec potreboval ďalšie školenie alebo vzdelávanie, aby si udržal konkurencieschopnosť na pracovnom trhu. To môže zahŕňať napríklad účasť na konferenciách, seminároch, online kurzoch alebo štúdium na vysokej škole s cieľom lepšie porozumieť odborovým trendom a osvedčeným postupom.
- Všeobecnej spätnej väzby – zamestnanec môže byť požiadaný o vyjadrenie názoru na svoje skúsenosti od posledného hodnotiaceho rozhovoru a o návrhy na zmeny alebo zlepšenie pracovného prostredia. Ide o príležitosť zdieľať ďalšie postrehy a aktívne sa podieľať na dianí vo firme – žiadna téma nezostane bez povšimnutia.
Typické otázky a odpovede pri hodnotiacom rozhovore
Tu je súhrn niektorých najčastejších otázok, ktoré zamestnávatelia počas formálneho hodnotiaceho rozhovoru kladú svojim zamestnancom – vrátane príkladových odpovedí:
Ako by ste zhodnotili svoj celkový pracovný výkon?
Mám pocit, že som si počas uplynulých 12 mesiacov viedol/a veľmi dobre. Splnil/a som alebo prekročil/a všetky svoje ciele a preukázal/a som odhodlanie naďalej sa profesionálne rozvíjať.
Aké sú vaše osobné silné a slabé stránky vo vzťahu k tejto pozícii / pracovnej úlohe / firemnej kultúre a pod.?
Mojou silnou stránkou je schopnosť kriticky myslieť a rýchlo riešiť problémy. Najväčšou slabinou je pre mňa občasná ťažkosť v komunikácii, preto sa v tomto smere vzdelávam prostredníctvom seminárov a workshopov. Uvedomenie si silných a slabých stránok mi pomáha neustále sa zlepšovať a prispôsobovať požiadavkám roly.
Aké ciele ste za posledný rok splnil/a?
Od minuloročného hodnotenia som dosiahol/a niekoľko významných cieľov, vrátane zvýšenia spokojnosti zákazníkov o 10 % a zníženia nákladov o 15 %.
Aké ciele by ste si chcel/a stanoviť na budúci rok?
Chcel/a by som sa zamerať na budovanie silnejších vzťahov s kolegami na podporu spolupráce a tiež vyvíjať nové stratégie na udržanie zákazníkov.
Aký bol podľa vás najúspešnejší projekt, na ktorom ste sa tento rok podieľal/a?
Vývoj nového systému na sledovanie výkonnostných ukazovateľov, ktorý uľahčil meranie pokroku a pomohol nám prijímať informovanejšie rozhodnutia.
Ako by ste mohli zlepšiť svoj výkon na tejto pozícii / v tejto roli / v tejto kultúre a pod.?
Pokračovať v profesionálnom rozvoji, najmä účasťou na školeniach zameraných na komunikačné a vodcovské zručnosti. Zároveň chcem preskúmať nové technológie, ktoré by mohli zlepšiť našu efektivitu.
Ktoré konkrétne oblasti pre vás boli v uplynulom roku výzvou?
Najnáročnejšie pre mňa bolo držať krok s trendmi v odvetví a s osvedčenými postupmi. Preto sa viac venujem odbornej literatúre a účasti na konferenciách.
Aké máte dlhodobé kariérne ciele?
Rozvoj vodcovských schopností, prehĺbenie vedomostí v oblasti trendov a technológií a postup na vyššiu pozíciu vo firme. Rád/a by som sa tiež stal/a mentorom pre ostatných zamestnancov.
Stretol/a ste sa tento rok s nejakými problémami, o ktorých nemusíme vedieť?
Áno, došlo k neočakávanej zmene v mojej roli. Bolo náročné sa prispôsobiť, ale vynaložil/a som úsilie, aby som sa nové povinnosti rýchlo naučil/a.
Aké podľa vás predstavuje najväčšie výzvy naša spoločnosť?
Udržať konkurencieschopnosť a zároveň zachovať naše firemné hodnoty. Potrebujeme inovovať, investovať do nových technológií a prilákať a udržať špičkové talenty. Kľúčová je aj vysoká úroveň zákazníckej podpory.
Zlepšil/a ste sa v niečom, o čom by sme nemuseli vedieť (z hľadiska profesionálneho rozvoja)?
Zúčastnil/a som sa viacerých kurzov a seminárov na zlepšenie komunikačných a vodcovských zručností. Napríklad som sa učil/a metódu Scrum. Tiež som si naštudoval/a nové technológie a stratégie, ktoré by nám mohli pomôcť.
Akú radu by ste si dal/a, keby ste mohol/a začať tento rok odznova?
Viac plánovať a byť proaktívnejší/ia v oblasti profesionálneho rozvoja – čítať o trendoch, zúčastňovať sa seminárov. Taktiež by som sa skôr zameral/a na budovanie vzťahov s kolegami.
Ako sa podľa vás zmenila vaša rola / pozícia / firemná kultúra od začiatku?
Pracovné prostredie sa viac zameriava na spoluprácu a inovácie. Viac investujeme do nových technológií a stratégií na udržanie úspechu.
Aké vlastné stratégie vám pomáhajú udržať si produktivitu?
Vytvoril/a som si systém na sledovanie úloh a pokroku. Keď niečomu nerozumiem, pýtam sa a aktívne hľadám riešenia.
Cítite sa v práci motivovaný/á a ocenený/á? Ak nie, čo by vám pomohlo cítiť sa ako hodnotný/á zamestnanec/kyně?
Možnosť učiť sa nové zručnosti ma motivuje, ale ďalšie výkonnostné odmeny by mohli zvýšiť môj zápal a chuť dosahovať výsledky.
Boli vám poskytnuté dostatočné zdroje a podpora na výkon vašej práce?
Áno, myslím si, že áno. Môj nadriadený aj kolegovia sú vždy k dispozícii a poskytujú užitočné rady.
Chceli by ste ďalšie vzdelávanie alebo školenie v nejakej oblasti?
Určite by mi prospelo zlepšenie v oblasti zákazníckeho servisu a komunikácie, a rád/a by som sa dozvedel/a viac o nových trendoch v odvetví.
Čo vás na vašej práci / role / firemnej kultúre najviac baví?
Rozmanitosť úloh a príležitosti na učenie. Od svojho nástupu som sa veľa naučil/a a stále hľadám spôsoby, ako sa ďalej rozvíjať.
Je niečo, čo vás na vašej práci / role / kultúre nebaví?
Niekedy je náročné zvládnuť preťaženie, ale vďaka time managementu a delegovaniu úloh sa to dá zvládnuť.
Aká spätná väzba od manažéra alebo kolegov vám pomohla zlepšiť výkon?
Konštruktívna spätná väzba mi pomohla zlepšiť organizáciu práce a projektové riadenie. Zároveň som ocenil/a pozitívne komentáre za iniciatívu.
Plníte podľa vás očakávania stanovené v opise pracovnej pozície a cieľoch?
Áno, verím, že áno. Tvrdohlavo pracujem na plnení úloh a snažím sa dosahovať čo najlepšie výsledky.
Ako chcete využiť spätnú väzbu z tohto hodnotiaceho rozhovoru na ďalšie zlepšenie?
Zameriam sa na zlepšenie komunikačných zručností a udržiavam si poriadok v úlohách. Taktiež budem hľadať nové cesty k rozvoju a budovaniu vzťahov s kolegami.
Sú nejaké zmeny, ktoré by sme mohli do budúcna urobiť?
Viac školení, najmä v oblasti komunikácie a zákazníckeho servisu, by pomohlo. Pravidelné stretnutia s nadriadeným by mi tiež pomohli udržať smer.
Máte nejaké doplňujúce otázky k hodnoteniu alebo k firme všeobecne?
Áno, rád/a by som vedel/a o plánovaných školeniach a kedy začne ďalší cyklus hodnotenia. Tiež ma zaujímajú ciele a plány firmy na nadchádzajúci rok.
Chcete nám dať ešte nejakú všeobecnú spätnú väzbu?
Celkovo som spokojný/á so svojím výkonom aj so spätnou väzbou, ktorú som dostal/a. Teším sa na ďalší rok vo firme a verím, že spoločne dosiahneme ešte väčšie úspechy.
Zhrnutie hodnotenia výkonu zamestnanca
Takéto stretnutie si vždy zaslúži zápis a určitú formu formalizácie. Ak ešte nemáte personálny systém, ktorý obsahuje modul na riadenie výkonu, aspoň všetko zaznamenajte do šablóny (Performance review template), ktorú máte pripravenú na ročné hodnotenie. Toto hodnotenie by malo byť schválené ako manažérom, tak aj samotným hodnoteným zamestnancom. A ak ešte stále používate papierovú dokumentáciu, uchovajte hodnotenie v osobnom spise zamestnanca na HR oddelení a určite zvážte digitalizáciu týchto procesov – automatizované schvaľovacie workflow vám potom výrazne uľahčí prácu.
Na záver
Hodnotenie výkonu je neoddeliteľnou súčasťou pracovného prostredia – nielen preto, že umožňuje vyhodnotiť pokrok zamestnancov, ale aj preto, že podporuje otvorený dialóg medzi manažérmi a zamestnancami. Otvorené otázky počas stretnutia zabezpečujú, že si obe strany odnesú maximum a cítia sa byť vypočuté.
Každý, kto sa hodnotiaceho rozhovoru zúčastňuje, by mal byť dobre pripravený – mať po ruke všetky potrebné dokumenty a poznať očakávaný typ spätnej väzby. Náš zoznam otázok pokrýva všetky dôležité témy a prispieva k plneniu cieľov.
Pri správnej príprave a efektívnej komunikácii sa môže riadenie výkonu stať cenným nástrojom ako pre zamestnanca, tak aj pre zamestnávateľa. Venujte čas príprave, pýtajte sa a odpovedajte na zmysluplné otázky – a využite hodnotiaci rozhovor ako príležitosť na rozvoj.
Hodnotiace rozhovory sú jedna vec. Ale riadiť a vyhodnocovať firmu je kapitola sama o sebe. A tú vám môžeme pomôcť napísať. Pozrite sa, čo všetko vám kvalitný HR systém môže vo firme uľahčiť.
