Ako fungujú HR pravidlá a predpisy vo firme

Každá firma potrebuje nastavené pravidlá – nielen preto, aby boli všetci zviazaní byrokraciou, ale hlavne preto, aby sa so zamestnancami zaobchádzalo férovo, cítili sa bezpečne a chápali, čo sa od nich očakáva. Práve to je úlohou HR pravidiel a predpisov, ktoré vytvoria rámec, ktorý pomáha firme aj ľuďom v nej dobre fungovať.

Čo sú HR pravidlá a predpisy

Pod pojmom HR pravidlá a predpisy si môžeme predstaviť súbor interných zásad, ktoré definujú, ako vo firme fungujú personálne procesy. Patria sem napríklad:

• pracovný poriadok (dokument, ktorý stanovuje základné pravidlá správania na pracovisku),
• dochádzka, práca na diaľku a pružná pracovná doba,
• etický kódex a zásady správania (vrátane pravidiel proti diskriminácii, obťažovaniu a pod.),
• smernice k dovolenkám, benefitom či odmeňovaniu,
• zásady BOZP, ochrany osobných údajov a iné.

Ich cieľom nie je zväzovať, ale naopak vytvárať jasnosť vo firemnom ekosystéme. Dobre napísané pravidlá chránia tak zamestnancov, ako aj zamestnávateľa.

Prečo sú HR pravidlá dôležité

Bez jasných pravidiel vzniká zmätok. Každý si môže určité situácie vykladať inak a to môže viesť ku konfliktom, nespokojnosti alebo dokonca právnym problémom. HR pravidlá a predpisy sú dôležité ako pre zamestnávateľa, tak pre zamestnancov.

Pre zamestnancov:

• majú jasno v tom, čo môžu očakávať (napr. ako sa počíta bonus, kedy vzniká nárok na home office, ako sa rieši dovolenka),
• cítia sa férovo a bezpečne – nie sú vystavení náhlym zmenám alebo nejasným rozhodnutiam,
• ľahšie sa zorientujú v novom prostredí (napr. vďaka prehľadnej príručke pri onboardingu),
• poznajú svoje práva a povinnosti vďaka pracovnému poriadku a interným smerniciam.

Pre zamestnávateľa:

• zjednodušenie HR procesov – všetko má jasný postup,​
• chráni firmu pred rizikami spojenými s porušením zákonníka práce a interných pravidiel,
• rýchlejšia adaptácia nováčikov,
• podklad pre riadenie výkonu, odmeňovanie aj disciplinárne opatrenia.

Praktické príklady

Pracovný poriadok ako základný pilier:
Je to formálny dokument, ktorý popisuje práva a povinnosti zamestnanca a zamestnávateľa podľa Zákonníka práce, ale tiež usmerňuje v otázkach týkajúcich sa tej danej firmy – prispôsobuje sa konkrétnym podmienkam daného zamestnávateľa. Obsahuje aj zásady správania na pracovisku, etické zásady, pracovnú disciplínu, sankcie, postupy pri absenciách a iné.

Pravidlá pre prácu na diaľku:
Kto môže pracovať z domu, ako často a ako sa hlási prítomnosť online.

Etický kódex a správanie na pracovisku:
Tento kódex popisuje správanie, ktoré je alebo nie je tolerované medzi zamestnancami, zamestnávateľom a zamestnancom a tiež vo vzťahu k zákazníkovi. Ustanovuje pravidlá komunikácie, vrátane toho, ako sa nevhodné správanie rieši. V prípade diskriminácie alebo sexuálneho obťažovania je dobré, ak v tomto kódexe sú definované aj kanály, ako môže dotknutý zamestnanec oznámiť tento typ správania na HR a ako sa bude situácia riešiť (spravidla by malo byť viac ciest – anonymných, aj neanonymných, tiež by malo byť jasné, kto bude mať prístup k týmto informáciám).

Whistleblowing:
Je oznámenie protiprávneho alebo neetického konania vo firme zo strany zamestnanca alebo inej osoby, ktorá o ňom vie. Zriadenie oznamovacieho systému je zákonná povinnosť – týka sa to firiem s viac ako 50 zamestnancami, ale odporúča sa aj menším organizáciám. Whistleblowing by mal byť súčasťou HR pravidiel, interných smerníc alebo pracovného poriadku, napr. ako samostatná kapitola o etike, dôvere a oznamovaní protiprávneho konania.
Je potrebné uviesť:

• Komu možno oznámenie odovzdať (kontaktná osoba alebo oddelenie),
• akými spôsobmi (e-mail, formulár, telefón, osobne),
• ako je zabezpečená dôvernosť a ochrana oznamovateľa, aký je postup riešenia oznámenia.
  Konkrétne príklady sú: porušovanie Zákonníka práce, účtovných alebo daňových pravidiel, korupcia, podvody, zneužívanie firemných prostriedkov, ohrozenie zdravia, bezpečnosti alebo životného prostredia a iné.

Transparentné pravidlá odmeňovania:
Miesto tajných „individuálnych“ prístupov firma môže zverejniť schému odmeňovania podľa pozícií a skúseností. Zamestnanci tak budú vedieť, čo môžu očakávať a kedy. Prípadne či im to firma môže alebo nemôže garantovať.

Ako HR pravidlá vytvárať a komunikovať

Najdôležitejšie je, aby pravidlá neboli písané len „pre HR“. Mali by odrážať reálne fungovanie firmy, jej kultúru a hodnoty. Pri tvorbe sa osvedčuje:

• Zmapovať existujúcu prax – čo už funguje a kde vznikajú najčastejšie otázky.
• Zahrnúť kľúčových ľudí – manažérov, team lídrov aj samotných zamestnancov.
• Používať zrozumiteľný jazyk – žiadne právnické zložitosti, ale jasné vety a príklady, odkazy na zákony, ktoré si ľudia môžu detailne naštudovať, ak majú záujem.
• Zabezpečiť dostupnosť – pravidlá majú byť ľahko dohľadateľné (napr. v intranete alebo HR systéme, tiež v tlačenej verzii).
• Pravidelne ich aktualizovať – svet sa mení, legislatíva a kultúra firmy tiež.​

Najčastejšie chyby

Mnoho firiem má pravidlá len „na papieri“ niekde uložené v zásuvke. Buď sú príliš zložité, alebo o nich zamestnanci vôbec nevedia. Medzi najčastejšie chyby patria:

• dokumenty vytvorené len kvôli auditu,
• chýbajúca implementácia a komunikácia smerom k zamestnancom,
• zastarané informácie,
• nerealistické očakávania (napr. pravidlá, ktoré nikto nedodržiava alebo nie je možné ich dodržiavať).

Záver

Pravidlá by mali slúžiť ako opora, nie byrokracia. Dobre nastavené HR pravidlá, vrátane pracovného poriadku, nie sú obmedzujúcou byrokraciou – mali by byť nástrojom dôvery, stability a efektivity. Pomáhajú firme fungovať predvídateľne, férovo a v súlade so zákonom. Ak ľudia vedia, čo platí a prečo, dokážu sa lepšie rozhodovať, spolupracovať a rásť spoločne s firmou.