Hovorte rečou ich kmeňa: Ako získať vplyv u manažmentu

Manažment často nepočúva HR oddelenie. Nie je to však preto, že by lídrov nezaujímali ľudia. Dôvodom je skôr to, že personalisti hovoria o nezrozumiteľných veciach. Riaditeľov tieto štandardné témy jednoducho nezaujímajú. Preto musíte zmeniť svoj prístup. Ak chcete reálnu zmenu, hovorte o rizikách. Zamerajte sa predovšetkým na peniaze a nové príležitosti.

Čo všetko tento článok pokryje:

• Slovník pojmov: Vytvoríme prekladový slovník z „HR žargónu“ do reči biznisu.
• Dáta ako vstupenka k diskusii: Ukážeme si, ako správne prezentovať „mäkké“ dáta. Tieto informácie totiž musia získať váhu tvrdých faktov.
• Psychológia CEO: Zistíme, čo šéfa v praxi trápi najviac. Navyše pochopíte, ako mu môžete efektívne kryť chrbát.
• Tvorba biznis prípadu: Zameriame sa na náklady, úspory a návratnosť investícií pre váš HR projekt.
• Transparentnosť a nepríjemná pravda: Zistíte, ako asertívne komunikovať ťažké témy. Vyhnete sa tak zbytočnému konfliktu.

Hovorte rovnakým jazykom a získajte vplyv

Zdá sa vám niekedy situácia vo firme zvláštna? Ste síce riaditeľ a personalista v jednej spoločnosti. Napriek tomu akoby každý z vás hovoril inou rečou. Preto vám teraz ukážeme hlavné príčiny nedorozumení. Zároveň jasne načrtneme cestu k oveľa lepšej spolupráci.

Nájdite s vedením spoločnú reč

V menších a stredných firmách majú HR a manažment zvyčajne rovnaký cieľ. Obe strany chcú vybudovať skvele fungujúcu spoločnosť. Rovnako potrebujú angažovaných ľudí, ktorí odvádzajú dobrú prácu. Napriek tomu vznikajú časté komunikačné bariéry.

Vedenie vníma svet primárne cez zisk a rýchlosť. Manažéri sa logicky obávajú rizika ušlej príležitosti. Oproti tomu personalisti prirodzene strážia stabilitu a krehké vzťahy. HR oddelenie navyše neustále rieši právne alebo reputačné riziká. Následne pri strete týchto pohľadov vzniká obrovské napätie. Našťastie mu môžete celkom ľahko predísť.

Praktický prekladový slovník pre personalistov

Väčšina nedorozumení zvyčajne začína pri zdanlivo jasných vetách. Riaditeľ napríklad povie, že nutne potrebuje nového človeka čo najskôr. Personalista v tom však počuje jasný rozkaz zohnať kohokoľvek. Preto nadobudne pocit, že musí úplne rezignovať na kvalitu.

Pre manažment to ale znamená niečo celkom iné. Horia im totiž dôležité termíny. Firma reálne prichádza o veľké peniaze. Vedenie preto akútne potrebuje vidieť maximálne nasadenie. Tento konkrétny nábor musí byť pre HR oddelenie absolútnou prioritou.

Pozor na pasce neformálnej komunikácie

Podobná situácia nastáva aj pri spätnej väzbe. Manažér často sebavedomo tvrdí, že ľuďom hovorí veci priebežne. Tento uvoľnený prístup je pre vedenie synonymom vysokej efektivity. HR odborník však v duchu okamžite vidí chýbajúce individuálne stretnutia. Ďalej vníma kritickú absenciu cieľov a nevyjasnené očakávania.

Následne z toho môže vzniknúť naozaj veľký problém. Predstavte si, že sa musíte s niekým urgentne rozlúčiť. V ruke však nemáte preukázateľne žiadny hmatateľný podklad. Manažment sa pochopiteľne vôbec nechce utopiť v zbytočnej administratíve. HR oddelenie chce zase firmu strategicky chrániť pred spormi. Žiadna strana nie je vyslovene zlá alebo dobrá. Obe skupiny sa len pozerajú na rovnakú vec inak.

Kto nesie zodpovednosť za výkon?

Posledným typickým príkladom je slabý výkon tímu. Vedenie občas naivne očakáva rýchle zázraky. Myslia si totiž, že personalisti jednoducho vyriešia problémového člena. Skúsený HR špecialista však veľmi dobre pozná realitu.

Bez aktívneho zapojenia priameho nadriadeného nezmeníte vôbec nič. Zodpovednosť za reálny výkon skrátka vždy zostáva na pleciach manažéra. HR oddelenie k tomu následne dodáva iba potrebný rámec a metodickú podporu.

Prečo vedenie často nedôveruje personalistom?

Komunikačná dynamika sa musí nutne a rázne zmeniť. Preto musia personalisti najprv pochopiť myšlienkové pochody svojich šéfov. Vedenie si niekedy drží HR oddelenie od tela celkom úmyselne. Majú na to totiž veľmi špecifické dôvody:

• Korporátna trauma: Mnohí zakladatelia v minulosti utiekli z veľkých firiem. Teraz sa oprávnene desia zbytočnej byrokracie. Nechcú, aby prísne smernice premenili ich dravú firmu na nudný úrad.
• Syndróm prehnaného optimizmu: Riaditeľ denne rieši výkazy ziskov a firemný cashflow. HR oddelenie však občas prichádza s abstraktnými hodnotami úplne nevhod. Zvyčajne sa to stane práve vtedy, keď firma bojuje o holé prežitie.
• Strach z HR policajta: Tento pomyselný policajt reaguje na každé kreatívne riešenie negatívne. Neustále totiž alibisticky opakuje, že zákonník práce to neumožňuje. Bariéra sa tak celkom logicky ešte viac prehlbuje. Podnikateľ však potrebuje riziká aktívne riadiť. Určite ich nechce naivne eliminovať na nulu. Preto chce pragmaticky počuť, ako presne veci zrealizovať.

Dve stratégie pre budovanie obojstranného rešpektu

Prvou kľúčovou stratégiou je premyslená HR stratégia. Presnejšie povedané, ide o perfektne zosúladené očakávania a priority. Zamyslite sa preto nad nasledujúcimi bodmi:

• Povedali ste si niekedy úprimne, prečo vôbec HR vo vašej firme existuje? Viete exaktne, čo vaše oddelenie robí a čo nerobí? Kam predovšetkým zameriavate svoju pozornosť?
• Prax môže vyzerať akokoľvek. Niekde personalisti hlavne udržiavajú všetky papiere v absolútnom poriadku. Inde sa naopak mimoriadne intenzívne starajú o blahobyt jednotlivcov. Prípadne len poskytujú silnú podporu lídrom.
• Schválne si to teraz v duchu vyskúšajte. Ako by ste jednou jedinou vetou sformulovali poslanie HR u vás vo firme?

Zefektívnite svoju každodennú komunikáciu

Druhý tip sa týka priamo zásadného vylepšenia komunikácie. Vyskúšajte preto tieto overené postupy pre dosiahnutie lepších výsledkov:

• Metóda BLUF: Vedenie má v hlave tisíc rôznych vecí. Preto len ťažko udrží pozornosť na detailoch. Vždy radšej vynechajte dlhé úvody. Choďte priamo k výsledku alebo k dôležitému rozhodnutiu. Riaditelia si totiž často nepamätajú minulé diskusie. Preto sa mimoriadne hodí aspoň krátko nadviazať niť.
• Fakty namiesto pocitov: Zabudnite na vágne pocity o atmosfére. V biznise naopak vynikajúco fungujú tvrdé dáta. Nesnažte sa len tvrdohlavo presadiť svoj názor. Radšej elegantne ukážte, že ako HR výborne rozumiete biznisu. Vaše odporúčania musia smerovať k najlepšiemu rozhodnutiu pre celú firmu.
• Zdieľanie kontextu: Prestaňte citovať zákonník práce ako ultimátnu pravdu. Namiesto toho začnite oveľa viac zdieľať kontext. Vysvetlite vedeniu, prečo sú navrhované kroky dôležité pre stabilitu. Vďaka tomu väčšina zbytočného napätia zaručene zmizne.

Aké sú vaše najväčšie výzvy?

Ako to vlastne vnímate vy priamo vo vašej spoločnosti? Čo pre vás predstavuje najväčšiu prekážku v spolupráci medzi HR a manažmentom? Spoznávate sa v niektorom z týchto prekladateľských orieškov až príliš často?

Poznámka: Zložitú komunikáciu personalistov so CEO skvele popisuje Wes Kao na svojom blogu. Práve od nej totiž historicky pochádza spomínaná metóda BLUF (Bottom Line Up Front).