Onboardingový program

Ako nastaviť onboardingový program, ktorý skutočne funguje

Onboarding je jedným z najdôležitejších procesov, ktoré vo firme existujú. Prvé týždne a mesiace nového zamestnanca rozhodujú o tom, či sa mu podarí dobre zapadnúť, byť produktívny a zostať lojálny. Nestačí pripraviť prvý deň v kancelárii – onboardingový program je dlhodobý proces, ktorý sa začína ešte pred nástupom a končí sa až po ukončení adaptačnej doby.

V nasledujúcich odsekoch sa pozrieme na praktické kroky úspešného onboardingového programu – od preboardingu až po uzavretie adaptačnej fázy – a ukážeme si, ako je možné všetko efektívne zautomatizovať pomocou moderných nástrojov.

Benefity softvérových riešení pre onboardingový program

Digitálne nástroje dokážu celý onboarding výrazne zefektívniť a posunúť na profesionálnu úroveň.
Medzi hlavné benefity patria:

• Úspora času HR, manažérov a kolegov – automatizácia checklistov, notifikácií a podpisov dokumentov.
• Konzistentnosť procesu – každý nováčik prechádza rovnakými fázami.
• Pozitívna zamestnanecká skúsenosť – jasný plán, prístup k informáciám a rýchle zaškolenie.
• Jednoduchý zber a vyhodnotenie dát – spätná väzba, prieskumy a prehľadné reporty.
• Integrácia s ďalšími HR procesmi – nadväznosť na riadenie výkonu, vzdelávanie a rozvoj.
• Flexibilita pre hybridné a remote tímy – onboarding prebieha rovnako kvalitne na diaľku aj v kancelárii.

Preboarding: Príprava pred štartom

Onboarding sa začína ešte predtým, ako nový zamestnanec prvýkrát dorazí do kancelárie, a nazýva sa preboarding. Cieľom preboardingu je odstrániť stres z neznámeho a poskytnúť novému zamestnancovi jasný plán.
Čo sem patrí:

• Poslanie uvítacieho e-mailu s harmonogramom prvého dňa.
• Poskytnutie prístupov do firemných systémov.
• Zdieľanie praktických informácií (kde zaparkovať, ako funguje kancelária, kto na neho/ňu bude čakať).
• Podpísanie potrebných dokumentov ešte pred nástupom.

💡 Dnes už pritom nemusí HR riešiť každý krok manuálne. Nástroje ako Sloneek umožňujú automaticky posielať inštrukcie, prideľovať úlohy, zdieľať dokumenty na podpis a pripraviť checklist pre nového zamestnanca aj jeho manažéra.

Prvý deň: vítame nového kolegu

Prvý dojem je kľúčový. Nový zamestnanec by mal cítiť, že je očakávaný a vítaný. Checklist pre prvý deň zvyčajne zahŕňa:

• Privítanie tímom a manažérom.
• Zoznámenie s priestormi, technológiami a firemnou kultúrou.
• Úvodné školenie a nastavenie pracovného prostredia.
• Prevzatie počítača a iné.

💡 Vďaka digitalizácii je možné zaistiť, že nič nebude chýbať. Sloneek napríklad stráži, či sú prístupové práva nastavené, dokumenty podpísané a školenia naplánované. HR ani manažéri tak nemusia myslieť na každý detail.

Prvé týždne: adaptácia a podpora

V prvých týždňoch ide o to, aby nový kolega postupne preberal zodpovednosť a cítil sa istejšie.
Dôležité kroky:

• Pravidelné check-iny s manažérom.
• Priradenie mentora alebo buddyho.
• Školenia a workshopy zamerané na prácu aj firemnú kultúru.
• Aktívne zapojenie do tímových aktivít.

💡 Automatizované nástroje pomáhajú udržať si prehľad. Checklisty, pripomienky a notifikácie zaistia, že žiadne stretnutie ani školenie neujdú pozornosti.

Prvé tri mesiace: vyhodnotenie a spätná väzba

Obdobie skúšobnej doby je kľúčové. Tu sa ukáže, či onboarding fungoval.
Čo by malo prebiehať:

• Pravidelné stretnutia HR a manažéra s novým zamestnancom.
• Spätná väzba na doterajšiu skúsenosť.
• Spoločné vyhodnotenie cieľov a očakávaní.

Ukončenie adaptačnej fázy

Po troch až šiestich mesiacoch by mal mať zamestnanec jasno vo svojej role, poznať tím aj firemnú kultúru a cítiť sa súčasťou organizácie. Onboardingová fáza sa uzatvára spoločným zhrnutím:

• Ako zamestnanec zvládol ciele?
• Čo sa osvedčilo v onboardingovom a adaptačnom pláne?
• Ako hodnotí skúsenosť on sám?

Prečo do onboardingu zapojiť spätnú väzbu od nováčikov

Dôležitou súčasťou onboardingovej skúsenosti je aj spätná väzba od nových zamestnancov. Skvele funguje mať naplánované osobné stretnutia, ako s HR, tak aj s priamym nadriadeným, kde sa preberajú prvé dojmy a pocity.

Ak chcete mať všetky dáta na jednom mieste, môžete spätnú väzbu zbierať pomocou onboardingového prieskumu. Je to výborná voľba, pretože:

• získate cenné dáta, na ktorých môžete ďalej stavať,
• prieskum pomáha zlepšovať celý onboardingový proces,
• podporuje udržanie zamestnancov a zvyšuje ich spokojnosť, motiváciu aj produktivitu,
• dáva firme možnosť počuť hlas nováčikov „z prvej ruky“,
• odhaľuje problémy včas a umožňuje ich rýchlu nápravu,
• posilňuje kultúru priebežnej spätnej väzby už od prvých dní vo firme.

Záver

Dobre zvládnutý preboarding a onboarding je investíciou, ktorá sa rýchlo vracia – zvyšuje angažovanosť, produktivitu a lojalitu zamestnancov. Kľúčom je premyslený program od preboardingu až po uzavretie adaptačnej doby. Vďaka moderným digitálnym nástrojom, ako je Sloneek, už onboarding nemusí byť časovo náročná agenda plná papierovania. Automatizácia checklistov, podpisovanie dokumentov, plánovanie školení aj zber spätnej väzby robí z onboardingu profesionálny proces, ktorý uľahčí HR prácu a zároveň poskytne novým zamestnancom pozitívnu skúsenosť od prvého dňa.