Inteligentné dokumenty s AI, menej práce, viac kontroly

Správa dokumentov a elektronické podpisy: Ako ušetriť čas, peniaze aj nervy

Moderná doba prináša moderné riešenia. Či už vediete malú firmu, pracujete v korporáte alebo podnikáte, správa dokumentov a elektronické podpisy vám môžu výrazne zjednodušiť život. Stratené zmluvy, nekonečné kopy papierov a čakanie na podpisy od kolegov – to všetko môže byť minulosťou. Pozrime sa na to, ako vám Sloneek môže pomôcť zefektívniť každodenné fungovanie.

Čo je správa dokumentov a prečo ju potrebujete?

Správa dokumentov nie je len o ukladaní súborov do šanónov alebo zložiek v počítači. Ide o sofistikovaný proces, ktorý vám umožní mať všetky dôležité materiály na jednom mieste, prehľadne usporiadané a ľahko dostupné.

Správa dokumentov v podniku

Každý podnik pracuje s obrovským množstvom informácií a dokumentov – faktúry, zmluvy, reporty, interné smernice. Správny softvér na správu dokumentov vám umožní centralizovať a hlavne digitalizovať vaše dokumenty, zabezpečiť ich bezpečné uloženie, zdieľať ich s kolegami, zákazníkmi alebo partnermi v priebehu niekoľkých sekúnd a urýchliť pracovné procesy vďaka jednoduchému vyhľadávaniu.

S naším riešením Sloneek zvládnete všetky firemné a HR dokumenty prehľadne a bezpečne na jednom mieste. Aby boli vaše údaje v bezpečí, využívame špičkovú cloudovú infraštruktúru AWS (Amazon Web Services), ktorá zaručuje vysokú odolnosť proti úniku dát a dostupnosť služieb. Všetky súbory ukladáme na šifrované úložisko a denne ich zálohujeme, aby nedošlo k strate alebo poškodeniu. Zabudnite na chaos a stratené súbory – s naším systémom na elektronickú správu dokumentov bude všetko prehľadne zoradené, chránené ako v trezore a vždy poruke.

Potrebujete rozoslať novú smernicu? Stačí jedno kliknutie a dokument dorazí buď celej firme, alebo len vybraným kolegom. Pre zamestnancov máme pripravené súkromné zložky – pretože aj pracovné dokumenty občas musia zostať dôverné. A čo potvrdenie o prečítaní? Vďaka tejto funkcii už žiadne výhovorky typu „to som nevidel“ – jasne vidíte, kto dokument otvoril a kedy. Navyše systém sleduje expiráciu dokumentov, o staré zmluvy a nepotrebné materiály sa postará za vás.

Šablóny dokumentov, na ktoré sa môžete spoľahnúť

Zabudnite na ručné vypĺňanie rovnakých formulárov znova a znova! Vytvárajte šablóny často používaných dokumentov s možnosťou automatického vypĺňania na základe už evidovaných údajov. Šablóny pripravíte rýchlo, prispôsobíte ich presne vašim potrebám a využijete široké množstvo parametrov. Či už ide o zmluvy, formuláre alebo interné dokumenty, všetko zvládnete za chvíľu – jednoducho, efektívne a bez chýb.

Nie ste si istí, ako správa dokumentov funguje? Vyskúšajte naše demo a budete mať správu dokumentov zadarmo.

Elektronický podpis: Vaša cesta k efektivite

V dnešnom digitálnom svete už nemusíte strácať čas tlačením, podpisovaním, skenovaním a posielaním dokumentov poštou. Elektronický podpis online ponúka rýchle, bezpečné a právne záväzné riešenie, ktoré je ideálne pre každú modernú firmu. Medzi hlavné výhody patrí úspora času – elektronické podpisovanie PDF dokumentov trvá len niekoľko minút namiesto dní čakania. Zníženie nákladov je ďalšou kľúčovou výhodou, pretože sa vyhnete nákladom na tlač, poštovné a papierovanie. Dôležitým faktorom je aj zvýšená bezpečnosť – kvalifikované elektronické podpisy a eIDAS ready riešenia chránia vaše dokumenty pred neoprávnenými zmenami a zabezpečujú ich pravosť. Ako bonus: menej papiera, menej odpadu a väčšia šetrnosť k životnému prostrediu. Elektronické podpisy sú rýchlou, bezpečnou a ekologickou voľbou pre každú firmu.

Na čo slúži elektronický podpis?

Elektronický podpis je digitálna alternatíva k ručnému podpisu, ktorá:

• Potvrdzuje identitu podpisujúceho.
• Zaručuje, že dokument nebol po podpise upravený.
• Je plne právne uznávaný v rámci EÚ vďaka nariadeniu eIDAS.

Ak používate eIDAS ready podpis, máte istotu, že váš podpis spĺňa najprísnejšie bezpečnostné štandardy a je uznávaný vo všetkých krajinách EÚ. eIDAS ready podpis je ideálnym riešením pre firmy, ktoré potrebujú vysokú dôveryhodnosť a právnu istotu pri medzinárodnej spolupráci.

Aké typy elektronických podpisov existujú?

Elektronické podpisy nie sú všetky rovnaké – delia sa do troch kategórií podľa úrovne bezpečnosti a právnej váhy. Každý typ má svoje špecifiká a využitie.

Jednoduchý elektronický podpis

Základná verzia: Môže to byť sken vášho ručného podpisu, elektronická značka alebo podpis v e-maile. Ponúka základnú úroveň overenia, ale nečakajte zázraky, čo sa týka ochrany dát alebo právnej sily. Ideálne pre každodennú komunikáciu, kde právna váha nie je rozhodujúca.

Zaručený elektronický podpis

Tu už ide o vyššiu úroveň. Tento podpis je prepojený s jedinečnými údajmi konkrétnej osoby a spĺňa prísnejšie bezpečnostné normy. Vďaka eIDAS zaručuje, že podpisujúci je skutočne tým, za koho sa vydáva, a že dokument nebol po podpise zmenený. Hodí sa na zmluvy, faktúry či dôležité dokumenty, kde je právna istota nevyhnutná.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Najvyššia úroveň elektronického podpisu. Vydáva ho kvalifikovaný poskytovateľ a vďaka certifikácii podľa eIDAS má rovnakú právnu váhu ako ručný podpis. Používa sa na najdôležitejšie dokumenty – napríklad pri podpise zmlúv s vysokou právnou hodnotou alebo pri komunikácii s úradmi a inštitúciami.

Chcete mať elektronický podpis zadarmo? Vyskúšajte naše demo.

Ako na elektronický podpis v HR aplikácii Sloneek?

Použitie elektronického podpisu v HR aplikácii Sloneek je hračka. Stačí jednoducho nahrať súbor alebo vytvoriť dokument zo šablóny. Potom nastavíte, či má byť vyžadovaný podpis, a vyberiete osoby, ktorým dokument pošlete. Tieto osoby dostanú notifikáciu a dokument môžu podpísať priamo v aplikácii – myšou, touchpadom alebo prstom na mobile. Na záver sa automaticky vygeneruje potvrdenie – máte tak podpis vo formáte PDF.

Online správa dokumentov a elektronické podpisy: Spojenie, ktoré mení pravidlá hry

Kombinácia modernej správy dokumentov a elektronických podpisov prináša úžasné možnosti. V aplikácii Sloneek získate prehľadné a intuitívne prostredie, ktoré spája oba tieto svety. Môžete organizovať dokumenty podľa kategórií, tímov alebo projektov, elektronicky podpisovať a zdieľať dokumenty online a mať všetko dostupné vždy a všade – stačí pripojenie na internet.

Digitálna transformácia začína u vás

Svet sa mení a firmy, ktoré sa prispôsobia moderným technológiám, získavajú výraznú konkurenčnú výhodu. Efektívna správa dokumentov a elektronické podpisy nie sú len technologickým trendom – sú to nástroje, ktoré vám pomôžu rásť, šetriť a vyniknúť vo vašom odbore.

Nečakajte a začnite hneď teraz! Navštívte Sloneek a zistite, aké jednoduché to môže byť. Vyskúšajte si zdarma aplikáciu s elektronickým podpisom ešte dnes.