Zpětná vazba nemusí být strašák

Vytváření kultury zpětné vazby v hybridním pracovním prostředí. Co pro to může udělat každý z nás?

Ve stále se vyvíjejícím prostředí moderního pracoviště se hybridní model stal způsobem práce, který stírá hranice mezi vzdálenými a osobními interakcemi. V tak dynamickém prostředí je pak úloha zpětné vazby ještě zásadnější pro osobní a profesní růst. 

V dnešním příspěvku se budeme zabývat tím:

• jak může kulturu zpětné vazby na hybridním pracovišti podporovat každý z nás
• dozvíte se o konceptu radikální otevřenosti
• jak předat užitečnou zpětnou vazbu v pěti krocích

Pochopení individuální zpětné vazby v hybridním kontextu

Vyjdeme-li z toho, že zpětná vazba by měla být častá a přirozená součást naší komunikace, hybridní nebo plně remote režim práce s sebou nese určitá specifika, která je potřeba respektovat – kolegu neodchytneme na chodbě cestou ze schůzky nebo ráno v kuchyňce, na první pohled nevidíme, kdo je právě k dispozici nebo naopak potřebuje čas na nerušenou práci. Jak tedy zvýšit pravděpodobnost, že feedback bude mít potřebný efekt? Není nutné si na každý krátký rozhovor plánovat schůzku, ale:

• než zvednete telefon a někomu prostě zavoláte, napište mu/jí nejdřív zprávu do chatu, jestli má na vás pár minut (dáte najevo respekt k času druhého, zároveň si tím připravíte půdu a ověříte zájem)
• pokud jste v šéfovské roli, dělejte takové “check-in” rozhovory dostatečně často, i když vy nemáte zrovna nic konkrétního – možná bude chtít něco sdílet naopak člen týmu
• co se týká formy, frekvence, vhodného času – snažte se respektovat preference druhého (takové informace můžou být součástí vašich týmových dohod)

Než se dostaneme k tomu, co a jak vlastně říct, pojďme si vyjasnit, proč se vlastně do zpětné vazby pouštět a jaký mindset je užitečné si budovat. Pomůže nám v tom koncept Radikální otevřenosti (podle stejnojmenné knihy od Kim Scott).

Vychází z toho, že otevřeně s ostatními komunikujeme proto, že nám na nich záleží a chceme jim pomoct rozvíjet se a růst. Říkáme jim, co podle našeho názoru potřebují slyšet, i když to může být pro nás nepříjemné. Neustále vyvažujeme osobní zájem s ochotou challengovat druhé a právě tím jim pomáhat. Když vynecháme péči o druhé, nepředáme feedback ohleduplně a s respektem, nejspíš jim ublížíme. A naopak, když se nepohodlné debatě raději vyhneme ve snaze neohrozit náš vztah, nijak druhému nepomůžeme zlepšit svůj výkon.

Ničivá empatie: Např. „To se stává, že zákazník zruší obchod i těsně před podpisem, nic si z toho nedělej”. Tento kvadrant představuje situaci, kdy vám na dané osobě záleží, ale držíte se zpátky při poskytování kritické zpětné vazby, často proto, abyste nezranili její city. Je důležité vyvážit péči s upřímností.

Manipulativní neupřímnost: Např. “Hm, tak příště to bude lepší”. Taková zpětná vazba postrádá upřímnost i empatii. Zahrnuje neupřímnou pochvalu nebo vágní komentáře, které nenabízejí žádnou konstruktivní hodnotu.

Útočná agresivita: Např. “To by i pětiletý dítě zvládlo líp”. V tomto případě poskytujete přímou zpětnou vazbu, ale neprojevujete příliš empatie ani ohleduplnosti k pocitům dané osoby. Může to působit tvrdě a neužitečně.

Radikální otevřenost: Např. “Říkáš, že chceš zlepšit svoji přesvědčivost. Všimla jsem si, že když mluvíš, začneš se dívat do poznámek a přerušíš oční kontakt a v ten moment se tvoje přesvědčivost snižuje. Co si o tom myslíš?” V tomto kvadrantu nabízíte upřímnou a přímou zpětnou vazbu a zároveň dáváte najevo, že vám skutečně záleží na růstu a blahu dané osoby. Jde o upřímnost, ale s empatií a respektem.

Jak předat užitečnou zpětnou vazbu v pěti krocích:

1. Ověřte zájem: Stojí druhý o váš feedback? A má na to kapacitu právě teď? Tohle je právě v hybridním prostředí zásadní krok, který nelze vynechat. Zkuste třeba: „Mám něco, co bych s tebou chtěl/a probrat. Máš čas teď nebo si vyhradíme prostor někdy jindy?“ 
2. Řekněte to: Jednoduchý a funkční model je popsat Situaci – Chování druhého – Jeho dopad. Popsat, ne interpretovat. Představte si třeba, jak by mohla danou situaci zaznamenat kamera. „Všimla jsem si, že se na týmových schůzkách v posledním měsíci zapojuješ míň než dřív a nepřispíváš do diskuzí. To je škoda, protože tím přicházíme o tvůj pohled na věc, který je důležitý.“  Mějte na paměti, že mluvíte o svém úhlu pohledu. Volte raději “já” jazyk. 
3. Dejte prostor druhému: Potřebujete prozkoumat jeho/její svět, jiný úhel pohledu. Feedback je dialog. “Co se děje?”, “Jak to vidíš?”, “Co si o tom myslíš ty?”.
4. Ověřte pochopení: Naslouchejte pozorně, zpochybňujte svoje předpoklady, doptávejte se. Požádejte o shrnutí i druhého: „Co si z toho odnášíš pro sebe?“ 
5. Přejděte do akce: Vracíme se obloukem k tomu, proč vlastně zpětnou vazbu dáváme – jde nám o změnu, zlepšení, rozvoj. Ptejte se třeba: „Co bude další krok?„, „Jak se posuneme dál?„, „Jak ti teď můžu pomoct to změnit?„. 

Když to celé shrneme:

Co dělat:

• Mějte odvahu otevírat diskuse se zpětnou vazbou a buďte u toho laskaví.
• Buďte co nejvíc konkrétní a vyhněte se interpretacím.
• Zaměřte se spíš na řešení problému, než pátrání po jeho příčinách. 

Čemu se vyhnout:

• Nehodnoťte druhého člověka jako osobu, nepřidělujte nálepky typu “Jsi netrpělivý.”, “Ty vždycky…”, „Ty nikdy…”. Bavte se vždycky o konkrétní situaci a chování.
• Pozor na nástrahy vlastního ega, pozice “jen já mám pravdu” vás nikam neposune, pokora ano. Nabízíte druhému svůj úhel pohledu, nic víc, nic míň.
• Není ok jen si na někoho vylít svůj vztek nebo frustraci a říkat tomu feedback.

A na co že vám to celé bude?

Kvalitní zpětná vazba vám pomůže k:

• Lepšímu sebeuvědomění a neustálému osobnímu růstu.
• Zlepšení mezilidských vztahů a důvěry v rámci hybridních týmů.
• Vyřešení potenciálních nebo skutečných konfliktů dřív, než vám přerostou přes hlavu.