Strategické HR metriky pre plánovanie pracovnej sily

HR a manažment často pripomínajú dva odlišné kmene. Hoci majú rovnaký cieľ, ich jazyk je rozdielny. Preto si často nerozumejú a nechápu dôležitosť požiadaviek druhej strany. Každý má iné priority a iný pohľad na realitu. Riešenie je však často jednoduché. Stačí začať hovoriť jazykom druhého kmeňa pomocou strategických HR metrik.

Manažment si pravdepodobne neosvojí jazyk „mäkkého“ HR. Preto je na HR oddelení, aby začalo hovoriť rečou biznisu. Musíte predložiť svoje požiadavky jasne, zrozumiteľne a v číslach.

Čo to bude stáť? Aká je návratnosť? Čo sa stane, ak neurobíme nič? Manažment chce na tieto otázky jasné odpovede. Dojmológia a intuícia tu nemajú miesto. Táto hra je tvrdá, a preto si žiada tvrdé dáta.

HR tímy, ktoré rozumejú číslam, dokážu merať dopad svojej práce. Navyše vedia efektívne vyjednávať a riadiť seba aj ostatných. Poďme teda odštartovať novú éru data-driven HR.

Plánovanie pracovnej sily ako základ HR stratégie

Keď sa vás niekto opýta na počet ľudí, odpoviete do dvoch minút? Viete presne, na akých sú pozíciách a čo budú robiť budúci rok? Budete naberať alebo škrtať náklady? Poznáte svoje celkové FTE?

Ak nedokážete odpovedať ihneď, pravdepodobne vás čaká týždeň chaosu s tabuľkami. Ani jedna možnosť nie je ideálna. Jasný prehľad o aktuálnom stave musí byť k dispozícii okamžite. Pokiaľ však ide o plánovanie pracovnej sily (workforce planning), musíte ísť viac do hĺbky. HR si spoločne s vedením musí položiť niekoľko zásadných otázok.

4 piliere strategickej analýzy

• Súčasný stav: Kde sme teraz? Máme prehľad o ľuďoch, rolách, zručnostiach, vekovom zložení a nákladoch?
• Smerovanie: Kam mierime? Poznáme firemnú stratégiu? Vieme, čo potrebujeme na jej naplnenie?
• Analýza medzier (Gap Analysis): Čo nám chýba? Potrebujeme viac ľudí? Chýbajú nám nové kompetencie?
• Stratégia talentov: Máme tieto zdroje vo vnútri, alebo ich budeme hľadať vonku?

Táto analýza odhalí rozdiely medzi realitou a cieľom. Následne tieto medzery vyriešite náborom, rozvojom zamestnancov alebo zmenou štruktúry.

Strategické HR metriky pre workforce planning

Ako sa k týmto číslam dostať efektívne a nestráviť pri tom mladosť? Základom je kvalitný HRIS, ktorý dokáže vytvárať reporty. Potom sa môžete pustiť do konkrétnych metrík. V HR je ich skutočne veľa. Pre efektívne plánovanie pracovnej sily však odporúčame sledovať nasledujúcich desať.

1. Headcount a FTE

Čo to meria: Celkový počet ľudí (Headcount) a reálna pracovná kapacita prepočítaná na plný úväzok (FTE).

Prečo je to dôležité: Ide o základný stavebný kameň. Vďaka týmto dvom číslam viete, s čím naozaj pracujete. Počet hláv je jedna vec, ale úväzky sú druhá. Pomáhajú strážiť kapacity a plánovať rozpočty. Navyše ľahko porovnáte dnešný stav s tým, čo bude potrebné zajtra.

2. Miera fluktuácie (Turnover rate)

Čo to meria: Podiel ľudí, ktorí firmu opustili počas určitého obdobia. Zahŕňa všetky odchody, či už dobrovoľné alebo nedobrovoľné.

Prečo je to dôležité: Fluktuácia pomáha odhadnúť, koľko nových ľudí bude potrebné nájsť. Bez tohto údaju ľahko podceníte nábor a preceníte kapacity. Je to zásadný vstup do plánovania. Ak neviete, koľko ľudí strácate, ťažko môžete pripravovať posily.

3. Miera retencie (Retention rate)

Čo to meria: Podiel ľudí, ktorí vo firme zostali. Väčšinou sa meria ročne, ale zmysel dáva aj kvartálne sledovanie.

Prečo je to dôležité: Ukazuje, aký stabilný je váš tím. Zároveň predikuje, koľko ľudí s vami pravdepodobne zostane aj v ďalšom období. Pomáha presne cieliť retenčné aktivity a plány nástupníctva. Vďaka tomu vyriešite obsadenie kľúčových miest včas.

4. Time to hire

Čo to meria: Priemerný počet dní od zverejnenia pozície po prijatie kandidáta.

Prečo je to dôležité: Táto metrika pomáha správne načasovať nábor. Keď viete, že proces trvá dva mesiace, nezačnete zháňať ľudí týždeň pred spustením novej služby. Ukazuje, ako pružne HR reaguje na potreby firmy.

Tip: Keď plánujete workforce, kľúčová je nielen kapacita, ale aj rýchlosť a cena. Metriky ako time to hire alebo cost per hire vám v ATS od Sloneek ukážu reálnu efektivitu náboru. Vďaka tomu dokážete presne plánovať bez odhadov a improvizácie.

5. Cost per hire

Čo to meria: Priemerné náklady na obsadenie jednej pozície. Zahŕňa inzerciu, nástroje, agentúry, ale aj čas interných ľudí.

Prečo je to dôležité: Pomáha zostaviť náborový rozpočet. Navyše umožňuje vyhodnotiť efektivitu jednotlivých náborových kanálov. Je to presne to číslo, ktoré chce počuť aj váš CFO.

6. Interná mobilita

Čo to meria: Podiel zamestnancov, ktorí v určitom období zmenili rolu vo vnútri firmy. Môže ísť o prestup, povýšenie alebo inú zmenu.

Prečo je to dôležité: Ukazuje, ako dobre dokážete pracovať s vlastným potenciálom. Vysoká interná mobilita znižuje závislosť na externých zdrojoch. Zároveň výrazne zlepšuje nástupníctvo.

7. Skills gap (Medzera v zručnostiach)

Čo to meria: Pomer medzi požadovanými a skutočne dostupnými zručnosťami v tíme.

Prečo je to dôležité: Pomáha určiť, aké dovednosti firme chýbajú. Zistíte, či dáva zmysel naberať nových ľudí, alebo investovať do vzdelávania. Vďaka tomu využijete potenciál, ktorý už vo firme máte. Na výpadky kompetencií sa tak pripravíte skôr, než sa naplno prejavia.

8. Tržby na zamestnanca (Revenue per employee)

Čo to meria: Koľko tržieb v priemere pripadá na jedného zamestnanca.

Prečo je to dôležité: Táto metrika pomáha zistiť efektivitu rastu. Prináša rozšírenie tímu vyšší výkon, alebo len zvyšuje náklady? Skvele sa hodí pre budgetovanie a porovnanie s trhom. Ak počet ľudí rastie, ale výnosy stagnujú, niekde je problém.

9. Náklady na pracovnú silu voči tržbám

Čo to meria: Pomer všetkých personálnych nákladov (mzdy, odvody, benefity) k celkovým tržbám firmy.

Prečo je to dôležité: Túto metriku sleduje každý finančný riaditeľ. Pomáha riadiť návratnosť investícií do ľudí. Včas spoznáte, či je rast tímu ešte zdravý, alebo už naráža na limity.

10. Engagement rate (Miera angažovanosti)

Čo to meria: Ako veľmi sú ľudia zapojení, motivovaní a lojálni. Zvyčajne sa meria cez prieskumy alebo eNPS.

Prečo je to dôležité: Engagement ukazuje, či máte v tíme chuť pracovať. Pomáha odhaliť, kde to funguje a kde ľudia len prežívajú. Ak tím stráca zmysel, plány ostanú len v Exceli. Táto metrika vám včas napovie, kde treba konať.

Ako zaviesť metriky do praxe a nestratiť sa v dátach

V HRIS nájdete množstvo dát. Nemusíte však analyzovať všetko naraz. Vyberte si 3 až 5 metrík, ktoré zodpovedajú tomu, čo práve riešite.

Keď masívne naberáte, sledujte headcount a cost per hire. Keď naopak stabilizujete tím, zamerajte sa na engagement a produktivitu. Každý ukazovateľ musí mať jasný dôvod. Potrebujete vedieť, čo sledujete a prečo. Pri strategickom plánovaní musíte sledovať súvislosti viacerých premenných. Nemá však zmysel topiť sa v dátach, ktoré len zaberajú miesto v reporte.

Tip: Pozrite sa na HR analytiku od Sloneek a zistite, ako chytro pracovať s analytickými nástrojmi v HRIS.

Dáta sú nový jazyk HR

Zabudnite na to, že čísla sú doménou finančného oddelenia. Keď HR pracuje s dátami múdro, dokáže hovoriť s CFO aj CEO efektívne. Získa si tak rešpekt a pozornosť. Metriky sú pre vedenie ľahko uchopiteľné a zrozumiteľné. Na rozdiel od abstraktných pojmov ako pocity či nálada.

Data-driven HR je nevyhnutnosť, ak má byť vnímané ako strategický partner biznisu. HR prestáva byť len podporným oddelením, ktoré rieši zmluvy. Stáva sa rovnocenným partnerom vedenia.

Ďalší krok: Chcete to zvládnuť na jednotku? Pozrite si článok o HR stratégii.