Otázky na výstupnom pohovore (exit interview)

Väčšina firiem slávnostne víta nových zamestnancov, no keď niekto odchádza, nastáva ticho. Rýchle podanie ruky, odovzdanie techniky a formálne „ďakujeme za spoluprácu“. A koniec, kapitola uzavretá. Ale je naozaj uzavretá? Práve v tomto momente môže organizácia získať veľmi cenné informácie bez príkras vďaka tzv. výstupnému pohovoru (exit interview).

Čo je to výstupný pohovor (exit interview)?

Výstupný pohovor je často zanedbávaný nástroj v arzenáli HR. Alebo ho personalisti robia len pre formu, aby naplnili korporátne požiadavky. Výstupný pohovor je jedinečná možnosť získať zákulisné informácie, o ktorých ste možno ani netušili. Teda pokiaľ ho neodfláknete tým, že zamestnancovi pošlete dotazník v štýle: „prosím, kým odídeš, vyplň mi to ešte tu“.

Zamestnanci, ktorí odchádzajú, sa už väčšinou neboja negatívnych následkov svojej úprimnosti a bývajú otvorenejší a priamočiarejší. Bez obalu si možno vypočujete aj to, čo nie je úplne príjemné, no práve to je neuveriteľne cenný pohľad do spätného zrkadla, ktorý vám môže pomôcť zlepšiť pracovné prostredie, udržať kľúčové talenty a vylepšiť employer branding.

Ako na výstupný pohovor?

Začnime jednoducho: chcete počuť pravdu, alebo si len splniť formálny bod v offboardingu? Pretože podľa toho bude celý výstupný pohovor vyzerať.

Dotazník vs. rozhovor
Jasné, môžete zamestnancovi poslať online dotazník. Rýchle, automatické a hotovo.
Ale ak vám naozaj ide o hodnotnú spätnú väzbu, choďte cestou pološtruktúrovaného rozhovoru. Bude to mať systém, formálnu kostru, ale veľmi silný ľudský prvok.
Práve medzi vetami, pri zaváhaní alebo počas tichej pauzy často zaznie to najdôležitejšie.
To, čo by do dotazníka nikto nikdy nenapísal.

Načasovanie
Rozhovor by mal prebehnúť ešte pred posledným dňom zamestnanca vo firme. Nie pri vracaní notebooku, nie medzi dverami.
Dajte priestor sebe aj človeku, ktorý odchádza. Sám má možno niečo na srdci, čo by vám chcel povedať. Vytvorte pohodovú a bezpečnú atmosféru a porozprávajte sa s odchádzajúcim medzi štyrmi očami.

Koľko otázok je tak akurát?
Menej je viac. Definujte si dôležité otázky, ktoré by mali počas rozhovoru zaznieť, no naozaj to poňajte skôr ako rozhovor, kde budete môcť nadviazať na to, čo odchádzajúci zamestnanec hovorí. Ak by som však mala odporučiť nejaké konkrétne číslo, neprekročte desiatku. Otázky si však naozaj definujte a odpovede si starostlivo zaznamenajte, len tak dokážete vysledovať trendy v čase.

Výstupný pohovor nie je vhodný vždy

Naozaj má zmysel robiť výstupný pohovor s každým, kto odchádza?
Pri dobrovoľných odchodoch áno. Ale ak človek odchádza nedobrovoľne (dostal výpoveď), je potrebné pribrzdiť.
V takejto situácii môže výstupný pohovor pôsobiť necitlivo. A aj keď to myslíte dobre, môžete si odniesť viac emócií než informácií. Odpovede budú možno ostré, nepresné alebo úplne uzavreté. Nie preto, že by dotyčný nechcel spolupracovať, ale preto, že je práve v bode, keď jednoducho nemá kapacitu ani chuť niečo vysvetľovať.
Ak napriek tomu cítite, že má zmysel položiť pár otázok, urobte to mimo oficiálneho procesu.
Bez dotazníka a bez automatických formulárov. A opýtajte sa len na to, čo vám naozaj môže pomôcť niečo pochopiť.

Možno si hovoríte, že je zbytočné to spomínať, ale chyby sa stávajú:
Vyhnite sa generickým dotazníkom, ktoré posielate všetkým bez rozdielu.
Nechcete predsa, aby človek, ktorému ste dali výpoveď, otvoril formulár a hneď na neho vyskočila otázka:
„Aký bol dôvod vášho odchodu?“

Otázky na výstupný pohovor

Berte ich ako inšpiráciu, nie ako checklist. Vyberajte tie, ktoré dávajú zmysel pre konkrétneho človeka, jeho pozíciu aj situáciu.
Pretože aj výstupný pohovor má jednu zlatú zásadu: Nezahlť, nestrať, neznechuť.

Dôvody odchodu

• Čo vás viedlo k rozhodnutiu ukončiť pracovný pomer?
• Bol nejaký konkrétny moment, ktorý vás primäl začať uvažovať o odchode?
• Čo by sa muselo zmeniť, aby ste zostali?
• Bolo vaše rozhodnutie ovplyvnené vonkajšími okolnosťami (napr. relokácia, rodinná situácia)?
• Ako dlho ste o odchode premýšľali, kým ste urobili rozhodnutie?

Pracovná náplň a zodpovednosti

• Zodpovedala pracovná náplň vašim očakávaniam pri nástupe?
• Cítili ste, že vaše schopnosti boli vo vašej pozícii plne využité?
• Boli vám jasne definované ciele a očakávania?
• Dochádzalo počas vášho pôsobenia k výrazným zmenám v opise práce?
• Mali ste dostatok autonómie pri rozhodovaní?

Vzťahy a firemná kultúra

• Ako by ste opísali vzťahy na pracovisku?
• Cítili ste sa byť súčasťou tímu?
• Ako by ste charakterizovali firemnú kultúru?
• Cítili ste, že sa k vám organizácia správala s rešpektom?
• Stretli ste sa počas pôsobenia s akoukoľvek formou nevhodného správania (napr. diskriminácia, šikana, mikromanažment)?
• Čo by podľa vás zlepšilo medziľudské vzťahy na pracovisku?

Vedenie a riadenie

• Ako by ste ohodnotili svojho priameho nadriadeného z hľadiska podpory a komunikácie?
• Mali ste pocit, že vaša práca bola vedením oceňovaná?
• Dostávali ste zo strany vedenia konštruktívnu spätnú väzbu?
• Bola komunikácia s vedením otvorená a transparentná?
• Vnímali ste, že vedenie počúva názory zamestnancov?

📌 Poznámka: Táto oblasť je kľúčová aj pre sledovanie trendov. Opakovaná kritika konkrétneho nadriadeného môže byť silný varovný signál.

Rozvoj a kariérny rast

• Mali ste možnosť profesijného rozvoja?
• Videli ste pre seba reálnu možnosť kariérneho postupu?
• Mali ste jasno v tom, aký je ďalší krok vo vašej kariére v rámci firmy?
• Cítili ste, že vaše kariérne ambície boli vnímané a podporované?

Odmeňovanie a benefity

• Ako by ste ohodnotili výšku mzdy v pomere k náročnosti práce?
• Boli pre vás benefity firmy prínosné? Ktoré konkrétne využívate/oceníte?
• Cítili ste, že vaše odmeňovanie zodpovedá vášmu prínosu?
• Vnímate systém odmeňovania vo firme ako transparentný?

Celkový dojem a odporúčania

• Čo sa vám na práci v tejto organizácii najviac páčilo?
• Čo by ste odporučili zlepšiť?
• Odporučili by ste našu firmu priateľom či kolegom?
• Máte pre nás ešte nejaké poznámky, o ktoré by ste sa chceli podeliť?

Kto by mal výstupný pohovor viesť

Výstupný pohovor je citlivá situácia. A ako každá takáto si vyžaduje empatiu, dôveru a nadhľad.
Napriek tomu ho niektoré firmy stále nechávajú viesť priamych nadriadených. To však nie je vhodné.
Medzi šéfom a zamestnancom už prebehlo kadečo, možno je práve šéf dôvodom zamestnancovho odchodu. Namiesto otvorenej spätnej väzby potom často prichádza opatrnosť, vyhýbanie sa, alebo naopak zbytočné obhajovanie. Takže, je naozaj vhodné, aby pri tom bol nadriadený? Zvlášť, keď môžete získať dobrú spätnú väzbu aj na neho.

Ideálny anketár je niekto:

• kto nie je priamo zapojený do každodennej spolupráce,
• má skúsenosti s vedením citlivých rozhovorov,
• aktívne počúva, nehodnotí a neskáče do reči,
• chápe kontext tímu aj firemnú kultúru,
• a zároveň zvládne s dôvernými informáciami pracovať citlivo a profesionálne.

Vo firmách, ktoré berú zamestnaneckú skúsenosť vážne, nie sú výstupné pohovory len položkou na odškrtnutie v checkliste offboardingu. Sú to sofistikované HR nástroje. Anketári bývajú školení, majú na pohovory aj ich vyhodnotenie vyhradený čas. A predovšetkým, ich výstupy sa skutočne používajú.

Odporúčaný postup práce s výsledkami výstupného pohovoru

Jedna z najväčších tragédií výstupných pohovorov nie je to, že sa nerobia. Ale to, že sa robia, zbierajú sa odpovede, a potom… nič. Celkom zbytočne vynaložený čas.
Ako teda s odpoveďami ďalej pracovať, aby to niečo prinieslo?

Agregácia a anonymizácia dát
Jednotlivé odpovede samy o sebe nestačia. Je potrebné ich spojiť, identifikovať vzorce, opakujúce sa problémy, výhrady či pochvaly.

Kvalitatívne aj kvantitatívne vyhodnotenie
Nespoliehajte sa len na checkboxy. Práve otvorené odpovede často prinášajú najväčšiu hodnotu – menujú konkrétnych ľudí, situácie, zlyhania procesov. Áno, je to prácne. Ale je to tá najúprimnejšia spätná väzba, akú kedy firma dostane.

Odovzdanie relevantným ľuďom (bez pranierovania)
Závery z výstupných pohovorov by mali putovať ďalej:

• HR tímom,
• vedeniu oddelení (ak to dáva zmysel),
• top manažmentu (v prípade trendov naprieč firmou).

Začlenenie do HR stratégie
Firmy, ktoré to s výstupnými pohovormi myslia vážne, používajú výstupy ako podklad pre:

• zlepšenie leadershipu (napr. interný koučing manažérov),
• revíziu benefitov a mzdovej štruktúry,
• úpravu náborových a adaptačných procesov (onboardingu),
• redizajn firemnej kultúry,
• stratégiu employer brandingu (ukázať, že firma naozaj počúva).

A čo „stay interviews“ (pohovory o zotrvaní)?

Zaujímavým posunom posledných rokov je, že niektoré firmy nečakajú na odchod, ale pýtajú sa už počas spolupráce.
Tzv. stay interviews zisťujú, čo drží zamestnancov vo firme, čo im chýba a čo by ich mohlo primäť odísť.

Čo si z toho vziať?

Výstupný pohovor je jeden z najúprimnejších nástrojov, ako zistiť aj to, čo vám žiadny každoročný prieskum angažovanosti neprezradí. Ukáže vám veci, ktoré by inak zostali nevypovedané, a niekedy to môže celkom zabolieť. Ale práve v tom je jeho sila. Takže sa toho nebojte a využite príležitosť, ktorá vás môže posunúť.