HR prompty pre riadenie výkonnosti

V minulom článku som písala o tom, ako s pomocou AI vytvoriť kvalitný job description. Teraz prichádzam s ďalším HR procesom, do ktorého sa hodí zapojiť AI – riadenie výkonu zamestnancov alebo performance management.

Napadlo vám niekedy, koľko času by sa ušetrilo, keby sa dali ciele, hodnotenie aj spätná väzba pripraviť rýchlejšie a zmysluplnejšie? V tomto článku vám ponúkam inšpiráciu, ako presne na to. Ako písať prompty, ktoré fungujú a uľahčia vám hodiny práce.

Riadenie výkonnosti je proces, nie formalita

Riešite vo firme nejako výkonnosť a hodnotenie zamestnancov? A teraz naozaj nemyslím len také to: „to zase máme vyplniť ten formulár, však?“ A HR je spokojné, úloha odškrtnutá. Mám na mysli skutočne koncepčný prístup k riadeniu výkonnosti zamestnancov, ktorý si vyžaduje veľmi dobre prepracovaný a komunikovaný proces.

Takže… máte nejaký HR systém, v rámci ktorého riešite performance management? Máte nejaký strategický rámec pre riadenie výkonu? Máte nastavené KPI? Vedia ľudia, že sú hodnotení? A podľa čoho? A či z toho niečo majú? Nadväzuje to nejako na rozvoj alebo odmeňovanie? Alebo je to skôr každoročný rituál, ktorý všetci prežijú a ideme ďalej?

Performance management je úplne kľúčový HR proces. Medzi hlavné prínosy kvalitného performance managementu patrí vyššia motivácia zamestnancov aj lepšie rozhodovanie na úrovni vedenia. Lenže v praxi často naráža na tri klasické problémy:

• Ciele sú nejasné alebo vágne. Často som sa stretávala s tým, že manažér a zamestnanec pochopili zadanie cieľov odlišne. Alebo že zamestnanec už rovno vnímal ciele ako nereálne a že ich ani nemôže dosiahnuť. Preto sa veľmi osvedčuje SMART metóda zadávania cieľov (pozri príklad promptu).
• Spätná väzba je iba formálna a nikto si z nej nič nevezme. Buď ju manažér urobí len naoko, jednoducho „tu mi to, prosím ťa, Fero, podpíš“, alebo nie je vôbec konštruktívna, alebo prichádza práve len raz za rok a reflektuje situácie spred niekoľkých mesiacov, keď je už veľa zabudnuté.
• Hodnotiace stretnutia sa zbúchajú na poslednú chvíľu bez dát aj súvislostí. Bohužiaľ, aj taká je realita. Snaha síce je, ale manažéri nie sú kvalitne preškolení, nevedia viesť hodnotiace pohovory, možno v nich ani nevidia zmysel a potom to aj tak vyzerá.

Nebudeme si nič nahovárať, performance management je monštruózny proces, ktorý sa rok čo rok opakuje, ale má zmysel. Ale prečo si na to nevziať AI? Napríklad rovno ChatGPT. S dobre napísaným promptom zvládne pripraviť ciele, zhrnúť spätnú väzbu alebo navrhnúť otázky na rozhovor.

Ako na SMART ciele

Pre riadenie výkonu je úplne zásadné, aby boli ciele zrozumiteľné, konkrétne a hodnotiteľné. Nie „zlepšiť komunikáciu“ alebo „byť viac proaktívny“, ale také ciele, ktoré sa dajú merať a vyhodnocovať. Tu sa najviac osvedčuje model SMART, teda:

• Specific – konkrétne
• Measurable – merateľné
• Achievable – dosiahnuteľné
• Relevant – zmysluplné pre danú rolu
• Time-bound – časovo ohraničené

Umelá inteligencia sa s týmto modelom skvele dopĺňa. Ak správne opíšeme, čo od cieľa očakávame, AI dokáže sformulovať konkrétny návrh v jazyku, ktorý je použiteľný a zrozumiteľný.

Príklad promptu na vytvorenie SMART cieľa

„Preveď manažérske zadanie ‚chceme, aby kolega zlepšil spoluprácu s ostatnými tímami‘ do podoby SMART cieľa pre obchodného zástupcu vo firme so 150 zamestnancami. Cieľ má byť merateľný, dosiahnuteľný a naviazaný na kvartálne hodnotenie.“

➡ Výstup od AI môže vyzerať takto:
Do konca Q4 sa zamestnanec aktívne zúčastní minimálne štyroch medzitímových stretnutí, z každého spracuje krátky zápis a navrhne jedno konkrétne zlepšenie týkajúce sa spolupráce medzi obchodným a technickým tímom.

Ako môže AI pomôcť v rôznych fázach performance managementu

Efektívne riadenie výkonnosti nie je jednorazová akcia, ale kontinuálny proces naprieč celým rokom, ktorý pozostáva z niekoľkých fáz. A v každej z týchto fáz môže byť AI šikovným pomocníkom, keď teda vieme, čo od nej chceme a ako sa jej správne opýtať. Nižšie nájdete príklady promptov pre jednotlivé fázy riadenia výkonnosti.

Stratégia a systém riadenia výkonnosti vo firme

Než začnete zadávať KPI alebo pozývať svojich ľudí na hodnotiace stretnutia, je potrebné vedieť, ako bude stratégia riadenia výkonnosti a celý proces performance managementu vôbec vyzerať. Ako často sa bude hodnotiť, kto hodnotí koho, aké budú výstupy, či dôjde na kalibráciu, aké pozície budú mať bonusovú schému a čo z toho všetkého zamestnanci uvidia a pochopia. AI môže pomôcť vytvoriť návrh celého systému riadenia výkonnosti zamestnancov, preložiť firemnú stratégiu do zrozumiteľného rámca alebo pripraviť podklady pre internú komunikáciu.

• Na čo myslieť pri zadaní promptu: Uveďte typ firmy, veľkosť, aké pozície sa hodnotia, či bude proces napojený na odmeňovanie, aké fázy má obsahovať a ako často má prebiehať. Pridajte aj špecifiká vašej firemnej kultúry alebo výzvy, ktoré chcete riešiť.
• Príklad promptu: „Navrhni rámec systému riadenia výkonnosti pre technologickú firmu so 120 zamestnancami. Hodnotenie má prebiehať 2× ročne, súčasťou je spätná väzba od priameho nadriadeného a sebahodnotenie. Vrátane popisu štruktúry rozhovorov a možného prepojenia s bonusmi.“

Plánovanie a nastavovanie cieľov

Keď máme nastavený systém riadenia výkonnosti, prichádzajú na rad konkrétne ciele. Tie by mali vychádzať z firemnej stratégie a byť zrozumiteľné pre jednotlivcov aj tímy. Práve strategické riadenie výkonnosti pomáha prepojiť každodennú prácu s dlhodobými prioritami a metrikami. AI potom dokáže vágne zadanie typu „malo by to viac šliapať“ pretaviť do konkrétnych KPI, OKR alebo inak štruktúrovaných cieľov.

• Na čo myslieť pri zadaní promptu: Špecifikujte rolu, zodpovednosti, kontext (nový projekt, slabší výkon, onboarding…), časový rámec a typ cieľa (KPI, SMART, OKR). Pridajte aj to, či má byť cieľ individuálny alebo tímový.
• Príklad promptu: „Sformuluj SMART cieľ pre HR špecialistu, ktorý má v budúcom kvartáli zlepšiť kvalitu náboru. Zameraj sa na konkrétne výstupy a merateľné výsledky.“

Priebežné sledovanie výkonu a spätná väzba

Riadenie výkonnosti nie je jednorazová akcia. Priebežné riadenie výkonnosti znamená vracať sa k cieľom, priebežne sledovať vývoj a pružne reagovať na zmeny v kontexte práce a tímových priorít. AI pomôže pripraviť otázky na 1:1 stretnutia, zhrnúť pokrok alebo vytvoriť formuláciu priebežnej spätnej väzby, aj keď napríklad komunikácia nepatrí medzi vaše najsilnejšie stránky.

• Na čo myslieť pri zadaní promptu: Opíšte situáciu – čo sa hodnotí, v akej fáze je plnenie cieľa, ako často prebiehajú stretnutia, aký štýl komunikácie preferujete a aký má byť výstup (otázky, zhrnutie, poznámka).
• Príklad promptu: „Navrhni päť otázok na mesačné 1:1 stretnutie medzi team leaderom a členom tímu. Zameraj sa na pokrok v cieľoch, prípadné prekážky a celkovú spokojnosť.“

Hodnotenie výkonnosti

Veľké finále, keď sa celý cyklus uzatvára. Ciele sa zhodnotia, doplní sa celkový pohľad, pridá sa spätná väzba. Výstupom môže byť bonus, plán ďalšieho obdobia alebo aj zmena pracovnej náplne. AI pomôže sformulovať hodnotenie tak, aby bolo konkrétne, zmysluplné a zároveň ľudské. Skvele sa hodí aj pre malé firmy, ktoré hľadajú softvér na riadenie výkonnosti bez zložitého zavádzania robustných nástrojov. Kvalitne vedené hodnotenie výkonnosti môže poslúžiť ako základ pre strategické HR rozhodnutia, napríklad pri plánovaní nástupníctva (succession planning) alebo pri využití 9-box gridu, ktorý kombinuje výkon a potenciál zamestnancov. Aj tu môže AI pomôcť – napríklad s prípravou podkladov alebo s návrhom klasifikácie podľa zvolených kritérií.

• Na čo myslieť pri zadaní promptu: Uveďte, za aké obdobie sa hodnotí, aký bol východiskový cieľ, čo sa podarilo a čo menej, aký je vzťah s tímom alebo manažérom. Nezabudnite špecifikovať tón a účel výstupu (interný zápis, podklad pre rozhovor, e-mail).
• Príklad promptu: „Vytvor návrh štruktúry ročného hodnotiaceho rozhovoru pre office manažéra. Vrátane otázok na výkon, spoluprácu, prístup a návrh ďalšieho rozvoja.“

Rozvoj a plánovanie ďalšieho obdobia

Hodnotenie by sa nemalo skončiť podpisom protokolu. Ideálne sa z neho rodí konkrétny plán: čo rozvíjať, kam sa posunúť, čo zmeniť. AI zvládne navrhnúť plán rozvoja, zhrnúť odporúčania alebo pripraviť prehľad ďalšieho postupu, ktorý sa dá rovno použiť v internej komunikácii.

• Na čo myslieť pri zadaní promptu: Opíšte cieľovú rolu, oblasti na rozvoj, preferovaný spôsob vzdelávania, časové možnosti a účel výstupu (osobný plán, e-mail, podklad na schválenie). Pridajte aj kontext, čo viedlo k rozhodnutiu o rozvoji.
• Príklad promptu: „Navrhni individuálny rozvojový plán pre zákaznícku podporu, ktorá chce posilniť zručnosti v oblasti asertívnej komunikácie a práce s náročnými klientmi.“

Výstup je taký dobrý, aký dobrý je prompt

Jasné, AI je rýchla, inteligentná a vie toho dosť. Ale stále platí, že z nekonkrétneho zadania dostanete vágny výstup. A to naozaj nechcete. Všetky uvedené prompty slúžia ako rámec, ale v praxi platí: čím viac detailov AI dáte, tým lepšiu odpoveď dostanete. Rola, kontext, situácia, tón, cieľ výstupu – to všetko má vplyv na to, ako veľmi použiteľné bude to, čo vám AI vráti.

Môj tip: Ak stále nie ste s odpoveďou spokojní, opýtajte sa samotnej AI: „Chýbajú ti ešte nejaké informácie?“ alebo „Čo by si odo mňa potrebovala k lepšiemu výstupu?“ Áno, naozaj – AI vám často sama napovie, čo upresniť. A výsledok potom bude o level vyššie.

A hlavne, nemusíte hneď akceptovať prvú AI odpoveď. Komunikujte s ňou, pýtajte sa ďalej, upravujte, dopĺňajte. AI vás nenahrádza. Je to pomocník. Vy máte kontext, skúsenosť a cit pre situáciu. A práve v spojení s dobre napísaným promptom vzniká niečo, čo naozaj dáva zmysel.

AI vs. manažér: Kto má posledné slovo?

AI vám pomôže rýchlejšie spísať hodnotenie, premyslieť rozvojový plán alebo sformulovať spätnú väzbu, ktorú nechcete písať od nuly. Ale stále platí jedno: rozhodnutie robí človek. Manažér pozná ľudí, tím aj firmu. AI je nástroj na riadenie výkonnosti, ktorý je inteligentný a rýchly, ale bez kontextu, intuície a skúseností. Funguje najlepšie ako pomocník, ktorý pripraví návrh, ušetrí čas, ponúkne formuláciu. Nie ako niekto, kto rozhodne, čo má človek robiť, koľko má dostať bonus alebo kam sa má posunúť.

Sloneek Intelligence: keď chcete mať všetko rovno v HR nástroji

Všetky vyššie spomenuté prompty si môžete vyskúšať v ChatGPT, ale ešte praktickejšie je to priamo v Sloneek, HR platforme, ktorá má vlastnú Sloneek Intelligence. Ten funguje ako moderný HRIS s modulom pre riadenie výkonnosti a dokáže:

• generovať návrhy SMART cieľov priamo v karte zamestnanca,
• pripraviť scenár hodnotiaceho stretnutia bez zložitého hľadania vzorov,
• sformulovať spätnú väzbu podľa konkrétnej situácie,
• navrhnúť rozvojový plán, ktorý rovno uložíte do HR dokumentácie.

Sloneek Intelligence využíva predtrénované AI agentov, ktorí rozumejú HR kontextu a pomáhajú automatizovať služby HR softvéru pre riadenie výkonnosti bez zbytočnej administratívy. Výstupy majú konzistentnú štruktúru, zodpovedajú reálnym situáciám a môžete ich rovno použiť ako súčasť dokumentácie zamestnanca alebo podklad pre riadenie výkonnosti tímu.

Čo si odniesť?

Ak sú prompty dobre napísané, dokážu ušetriť čas, zlepšiť štruktúru a pomôcť sformulovať to, čo je inak ťažké vyjadriť. A keď k tomu pridáme znalosť kontextu firmy, firemnej kultúry a reálnych cieľov tímov, vznikne kombinácia, ktorá dáva zmysel manažérom, HR aj zamestnancom. AI nikdy nenahradí ľudský úsudok, empatiu alebo skúsenosť. Môže však pomôcť dať procesu poriadok, štruktúru a lepšie a koncepčnejšie ho uchopiť. A keď sa k tomu pridá ešte nástroj ako Sloneek, ktorý prepojí všetky dáta a procesy na jednom mieste, získa HR tím oporu, ktorú si zaslúži.