Čo je Employee journey map a ako ju vytvoriť

Employee journey map (EJM) predstavuje v súčasnosti jeden z najdôležitejších nástrojov moderného riadenia People & Culture. Tento článok vysvetľuje, že ide o vizualizáciu celej cesty zamestnanca. Tá začína prvým kontaktom s kandidátom a končí offboardingom. Vďaka tomu firmy lepšie rozumejú potrebám ľudí, zlepšujú procesy a posilňujú celkový employee experience.

Dnešné trendy však posúvajú Employee journey map ešte ďalej. Z jednoduchej vizualizácie sa stáva systém riadený dátami. Ten následne prepája HR dáta, metriky angažovanosti, financie, well-being aj produktivitu.

Čo je Employee journey map?

Ide o nástroj, ktorý firmám umožňuje efektívne pracovať so skúsenosťou zamestnancov. Konkrétne pomáha:

• mapovať všetky interakcie zamestnanca s firmou,
• identifikovať emocionálne momenty, ktoré ovplyvňujú výkon a spokojnosť,
• riadiť skúsenosť zamestnanca proaktívne, nie reaktívne,
• vytvárať personalizované HR procesy.

Cieľom je odhaliť slabé miesta a zlepšiť procesy. Tým sa zároveň zvýši spokojnosť aj výkon zamestnancov. Mapa vám poskytne pevný základ pre akékoľvek HR zmeny. Zamestnanecká cesta je totiž plná kľúčových momentov. Tieto skúsenosti dlhodobo ovplyvňujú to, ako zamestnanci vnímajú svoju prácu i firmu.

Mapa preto pomáha pochopiť, čo zamestnanci prežívajú. Umožňuje identifikovať miesta, kde vzniká frustrácia. Navyše zlepšuje komunikáciu medzi oddeleniami a zvyšuje engagement. V konečnom dôsledku posilňuje firemné hodnoty a odhaľuje príležitosti na zlepšenie HR procesov.

Aké sú výhody Employee journey map?

Využitie tohto nástroja prináša organizácii množstvo benefitov.

Lepšie pochopenie zamestnancov

Employee journey map pomáha vidieť veci očami zamestnanca. Firmy dopĺňajú mapu o merania, ako je eNPS, pulzné prieskumy a analýzu sentimentu. Výsledkom je hlbšie pochopenie toho, čo zamestnancov motivuje. Zároveň zistíte, čo ich stresuje alebo od firmy odcudzuje.

Vyššia angažovanosť a výkonnosť

Firma dokáže identifikovať krízové momenty, ako je napríklad nevydarený onboarding. Vďaka tomu vie včas zasiahnuť a veci zmeniť. Onboarding je jednou z najdôležitejších fáz. Rozhoduje sa v nej, či zamestnanec zostane, alebo odíde. Preto je nesmierne dôležité, aby sa cítil dobre.

Musí dostať všetko know-how, ktoré potrebuje k svojej práci. Iba tak začne reálne prinášať výsledky. To isté platí pre všetky ďalšie oblasti employee experience. Keď poznáte míľniky, kde ľudia strácajú motiváciu, môžete ich cielene zlepšiť.

Jasnejšia komunikácia a lepšia spolupráca

Vizualizácia cesty zjednocuje HR, manažérov i operatívu. Pomáha tímom pochopiť role a zodpovednosti v jednotlivých fázach. To výrazne zlepšuje koordináciu. Zároveň to eliminuje zbytočnú prácu a nedorozumenia medzi oddeleniami.

Odhalenie príležitostí na zlepšenie procesov

Či už ide o nábor, onboarding alebo performance manažment, mapa je kľúčová. V kombinácii s People Analytics pomáha presne vidieť, kde procesy zlyhávajú. Následne zistíte, ako ich môžete optimalizovať.

8 krokov k vytvoreniu efektívnej Employee journey map

Existuje niekoľko spôsobov, ako Employee journey map vytvoriť. Neexistuje však žiadna univerzálna šablóna. Najdôležitejšie je zapojiť do procesu aj samotných zamestnancov. Nižšie nájdete 8 krokov tvorby mapy, doplnené o metódy merania.

1) Nábor a sourcing

Nábor predstavuje začiatok každej zamestnaneckej cesty. Či už ide o web, pracovný inzerát, LinkedIn profil alebo spôsob telefonickej komunikácie, všetko sa počíta. Každá interakcia utvára vnímanie firmy a celkovú candidate experience.

Zjednodušte proces a pýtajte sa kandidátov na spätnú väzbu. Nebol úvodný formulár príliš dlhý? Dostávali včas informácie? Narazili na nejaké konkrétne problémy? Moderné meranie zahŕňa candidate NPS, čas odpovede a konverziu medzi fázami. Pre zlepšenie skúsenosti je dôležitá personalizovaná komunikácia, automatizácia a transparentnosť.

2) Preboarding

Preboarding je obdobie medzi prijatím ponuky a prvým dňom vo firme. Je kľúčový pre nastavenie očakávaní a budovanie vzťahu ešte pred nástupom. Zostaňte v kontakte, ale zároveň to nepreháňajte. Prehnaná administratíva môže obťažovať.

Nezahlcujte ich informáciami, ktoré si môžu prejsť neskôr. Dôležité je, aby mal nováčik jasné inštrukcie k prvému dňu. Musí vedieť, na čo sa má pripraviť a kam má prísť. Niektorú administratívu môžete vyriešiť vopred, napríklad podpis zmluvy.

TIP: Preboarding je ideálna chvíľa, kedy si nováčik vytvára prvý skutočný obraz o firme. V HRIS od Sloneek môžete vyriešiť dokumenty, úlohy aj základné informácie ešte pred nástupom. Vďaka prehľadným workflow a checklistom má zamestnanec jasno a HR nemusí nič strážiť ručne.

3) Onboarding

Prvé týždne majú najväčší dopad na dlhodobý výkon. Nastavujú tón celého pôsobenia zamestnanca vo firme. Onboarding je v mape zásadný, pretože sa nováčikovia zoznamujú s kultúrou a kolegami.

Majte detailný plán a ideálne proces automatizujte, napríklad pomocou Sloneeku. Zabezpečíte tak pripravenosť všetkých podkladov a prístupov. Trendom je digitalizácia a buddy systémy. Využiť môžete metriky ako time-to-productivity alebo skóre spokojnosti s onboardingom.

4) Vzdelávanie a rozvoj

Priebežný rozvoj podporuje retenciu. Pokiaľ rozvoj zanedbáte, zamestnanci môžu začať hľadať príležitosti inde. Udržujte otvorenú komunikáciu. Pravidelne zisťujte, čo potrebujú a kam sa chcú posúvať.

Dôležitou súčasťou je meranie ROI. Musíte vedieť, aká je návratnosť investície do vzdelávania. Zistite, či aktivita zamestnanca aj firmu posunula ďalej. Rozvoj by mal byť ušitý na mieru a podporovať celofiremnú stratégiu.

5) Performance a plánovanie rozvoja

Súčasťou tejto fázy sú pravidelné performance rozhovory. Spoločne definujete ciele, kompetencie a potrebné zručnosti. Toto môže byť priestor pre diskusiu o kariérnych ambíciách.

Moderný prístup sa presunul od ročných hodnotení k priebežným check-inom. Dôležitá je pravidelnosť feedbacku, plnenie cieľov a kvalita rozhovorov. Transparentnosť očakávaní je v tomto bode kľúčová.

6) Odmeny a uznanie

Podľa spoločnosti Gallup patrí nedostatok uznania medzi top 3 dôvody fluktuácie. Patrí sem nielen zvýšenie miezd a bonusy. Dôležitá je tiež pochvala a konštruktívna spätná väzba. Sledujte frekvenciu oceňovania a jej dopad na motiváciu.

7) Retencia

Po tom všetkom nechcete o ľudí prísť. Retencia je výsledkom celostnej employee experience. Najväčší vplyv má kvalita leadershipu a rastové príležitosti.

Okrem toho je dôležitá psychologická bezpečnosť a work-life balance. Nezabúdajte ani na pravidelné check-iny.

8) Offboarding

Nastavenie offboardingu je dôležitou súčasťou Employee journey map. Definuje krok po kroku, ako sa rozlúčiť so zamestnancom. Cieľom je nenarušiť vzťahy a procesne všetko zvládnuť.

Vzťah nekončí ani po odchode zamestnanca. Dobré vzťahy sa vyplácajú a sú súčasťou employer brandingu. Dôležité metriky sú dôvody odchodov a návratnosť bývalých zamestnancov.

Tipy pre tvorbu efektívnej Employee journey map

Ako začať? Začnite želaným výsledkom. Čo je pre vás ideálna zamestnanecká skúsenosť? Ako má zatraktívniť prácu a čo majú zamestnanci cítiť?

Mapujte všetky touchpointy a pridajte k nim merania. Zahrňte eNPS, time-to-productivity či index vyhorenia. Mapujte všetko od náboru cez onboarding až po offboarding.

Zamerajte sa na Moments That Matter. Sú to najdôležitejšie okamihy v zamestnaneckej ceste. Majú najväčší dopad na to, ako zamestnanec vníma firmu a svoju rolu. Ide o silné, emočne významné momenty, ktoré ovplyvňujú rozhodnutie zostať alebo odísť.

Používajte dáta rozumne. Stanovte si ciele, priority a ku každému cieľu metriky. Testujte, merajte a iterujte rovnako ako v UX dizajne. Zbierajte spätnú väzbu a vylepšujte. Nakoniec zapojte zamestnancov, pretože sú najlepším zdrojom dát.

Zhrnutie

Employee journey map nie je len vizuálna mapa. Je to strategický, dátami riadený systém. Firmám pomáha riadiť zamestnaneckú skúsenosť v reálnom čase.

Zároveň prepája ľudí, procesy a dáta. Dokáže predvídať riziká a posilňovať výkon. Je to jeden z najsilnejších nástrojov, ako robiť HR profesionálne, merateľne a udržateľne.