Spoločnosť SWIDA Innovative je dynamicky rastúca firma, ktorá sa špecializuje na expresnú prepravu po celej Európe. So 120 zamestnancami a obchodnými aktivitami prevažne v zahraničí rieši aj tie najkritickejšie transporty s cieľom zaistiť maximálnu spokojnosť zákazníkov. Sídlí na východe Slovenska, jej tímy fungujú v hybridnom modeli a sú zložené z kmeňových zamestnancov, kontraktorov aj pracovníkov na dohodu. Udržať v takomto prostredí efektívnu a prehľadnú HR agendu si vyžaduje moderné nástroje. Preto sa SWIDA Innovative približne pred rokom a pol rozhodla pre implementáciu systému Sloneek.
„S viac ako 100 zamestnancami sa správa v Exceli stala nočnou morou. Chýbala nám automatizácia, evidencia dochádzky bola neprehľadná a zamestnanci nemali žiadny prehľad o svojich dovolenkách. Potrebovali sme systém, ktorý by vniesol poriadok do nášho HR a stal sa jediným zdrojom pravdy pre všetky dáta,“ opisuje situáciu Monika Tajblik Löfflerová, HR manažérka SWIDA Innovative.
HR v SWIDA Innovative
Pred zavedením systému Sloneek bola všetka personálna agenda spoločnosti SWIDA Innovative spravovaná v tabuľkách Excelu. S rastúcim počtom zamestnancov, ktorý presiahol hranicu 100, sa tento spôsob stal neudržateľným. Firma narazila na limity v oblasti automatizácie, evidencie dochádzky a správy dovoleniek, kde chýbala akákoľvek transparentnosť pre zamestnancov aj prehľad pre nadriadených. Potreba centralizovaného systému pre správu dát, tvorbu štatistík a zavedenie procesov spätnej väzby bola stále naliehavejšia. Po dôkladnom prieskume trhu a na základe pozitívnych referencií sa vedenie rozhodlo pre Sloneek.
Proces implementácie
Implementácia systému sa začala vo februári a trvala približne mesiac. Samotná migrácia dát prebehla bez komplikácií pomocou importných súborov. Nasledovalo školenie manažmentu a potom aj ostatných zamestnancov, ktoré si HR oddelenie viedlo samo s využitím kvalitne spracovaných podporných materiálov a znalostnej bázy softvéru Sloneek. Počas celého procesu firma oceňovala rýchlu a ústretovú podporu zo strany tímu Sloneek.
„Mali sme obavy z migrácie dát a z toho, ako naši ľudia nový systém prijmú. Podpora zo strany Sloneek však bola skvelá a vďaka prehľadným materiálom sme zvládli školenie zamestnancov sami. Všetko prebehlo nečakane hladko,“ spomína na začiatky Monika Tajblik Löfflerová.
Výsledky a prínosy
SWIDA Innovative dnes aktívne využíva celý rad modulov. Medzi najprínosnejšie patrí dochádzka a evidencia absencií, ktoré slúžia ako primárny podklad pre mzdy a generujú reporty na jedno kliknutie. Veľmi obľúbené sú aj prieskumy a 360° spätná väzba, ktoré oproti skorším manuálnym procesom priniesli výraznú úsporu času a eliminovali chybovosť. Sloneek sa stal jediným zdrojom pravdy (one source of truth) a priniesol transparentnosť do firemnej štruktúry, čo sa využíva aj pri onboardingu nováčikov.
Zamestnanci prijali nový systém veľmi pozitívne. Ocenili najmä jeho prehľadnosť, intuitívne ovládanie a možnosť ľahko sledovať aktuálne zostatky dovoleniek a absencií. Väčšina z nich aktívne využíva mobilnú aplikáciu, predovšetkým na správu dochádzky a vyplňovanie prieskumov.
Budúce plány a spolupráca
V najbližšej dobe sa SWIDA Innovative chystá plne implementovať moduly pre správu dokumentov a zverených pomôcok. Strategickým cieľom do konca roka je zjednotiť kompetenčný model a spustiť proces ročných hodnotení kompletne prostredníctvom aplikácie Sloneek.
Firma si cení úzku spoluprácu s tímom Sloneeku a aktívne sa podieľa na zlepšovaní systému. Pravidelne poskytuje spätnú väzbu, zúčastňuje sa hovorov s vývojármi a pomohla napríklad pri tvorbe modulu pre 360° hodnotenie.
„Spolupráca s klientmi, ako je SWIDA Innovative, je pre nás kľúčová. Ich aktívne zapojenie a spätná väzba, napríklad pri tvorbe modulu pre 360° hodnotenie, nám pomáhajú vyvíjať nástroj, ktorý skutočne zodpovedá potrebám moderného HR. Veľmi si vážime ich postrehy aj partnerstvo,“ hovorí Milan Rataj, zakladateľ softvéru Sloneek.
Odporúčanie SWIDA Innovative pre ostatné firmy
Podľa skúseností SWIDA Innovative sa investícia do HR systému oplatí každej firme, ktorá už prerástla možnosti Excelu. Medzi kľúčové faktory pri výbere patrí lokalizácia systému rešpektujúca miestnu legislatívu, používateľská prívetivosť, kvalitná podpora a bezpečnosť dát. Sloneek odporúčajú ako kompaktné „all-in-one“ riešenie, ktoré na jednom mieste zjednocuje databázu zamestnancov, správu dochádzky, spätnú väzbu aj internú komunikáciu.
„Každej firme, ktorá sa prestáva orientovať vo svojich tabuľkách, by som odporučila nebáť sa investície do HRIS. Kľúčové je vybrať si systém s dobrou lokalizáciou a kvalitnou podporou. Sloneek pre nás predstavuje ideálne all-in-one riešenie, ktoré nám šetrí čas a dáva našej práci zmysel aj prehľad,“ uzatvára Monika Tajblik Löfflerová zo SWIDA Innovative.
