Meetingy: Ako z nich neurobiť stratu času
Meeting je slovo, ktoré dnes zaznieva v každej firme, kancelárii alebo aj pri práci z domu. Ale čo všetko vlastne meeting znamená? V tomto článku sa pozrieme na rôzne typy mítingov, ich význam, skratky, používané frázy aj na to, ako mítingy plánovať a viesť tak, aby dávali zmysel.
Čo je to meeting?
„Meeting“ je anglické slovo pre schôdzku, poradu alebo stretnutie. Môže prebiehať in-person (osobne), online (napr. cez Zoom meeting alebo Google Meet) alebo hybridne (časť účastníkov je fyzicky v miestnosti, časť sa pripája online). Firmy využívajú rôzne meeting conference rooms, či už vo svojom areáli alebo napríklad v coworkingových priestoroch.
Kedy má míting zmysel?
- Keď potrebujete rýchlejšie rozhodnutie.
- Keď je potrebné zladiť viacerých ľudí naraz.
- Keď nestačí e-mail ani Slack.
- Keď potrebujete brainstormovať.
Naopak, ak môžete danú vec vyriešiť rýchlou správou alebo e-mailom – urobte to. Nemusíte mať za každú cenu míting, ktorý mohol byť odpoveďou na mail. 🙂 Ušetríte čas.
Mítingy sú skvelým nástrojom, ak sú dobre pripravené, štruktúrované a zmysluplné. V opačnom prípade sa z nich stáva čierna diera na čas. Nabudúce si teda položte otázku: Musí to byť naozaj míting?
Typy mítingov a ich význam
Existuje mnoho druhov mítingov, každý má svoj účel. Tu sú tie najčastejšie:
|
Typ mítingu |
Význam |
|---|---|
|
One-on-one (1-2-1 meeting) |
Dvojčlenné stretnutie, najčastejšie šéf a podriadený. Ideálne na spätnú väzbu, rozvoj alebo riešenie konkrétnych tém. |
|
All hands meeting |
Firemný míting všetkých zamestnancov. Všetci na palube, novinky, vízia, potlesk a občas PowerPointy na niekoľko slidov. |
|
Kick-off meeting |
Úvodná schôdzka k novému projektu. Cieľom je zladenie tímu, definovanie cieľov a úloh. |
|
Briefing |
Krátke, často denné stretnutie (napr. stand-up), kde si tím rýchlo odovzdá dôležité informácie. |
|
Steer meeting |
Riadiaci míting – často s vedením projektu alebo stakeholdermi. Cieľom je kontrola pokroku a kľúčových rozhodnutí. |
|
Off-site meeting |
Míting mimo bežné pracovné priestory – často s cieľom teambuildingu alebo hlbšej strategickej diskusie. |
Tipy na plánovanie efektívneho meetingu
Míting nie je len „poďme sa stretnúť, uvidíme, čo z toho vznikne“. Meeting planning je dôležitá disciplína. Na to, aby sme veci posúvali vpred, je nutné dodržiavať určité pravidlá.
Efektívny míting:
- Má určeného owner-a – Kto ho vedie? Čo sa bude riešiť? Kto zapisuje?
- Má jasne daný meeting schedule, teda plán.
- Má zvolenú vhodnú platformu (napr. v zasadačke, Teams Meeting, Zoom Meeting, Google Meet alebo inú online platformu).
- Má jasný cieľ a agendu, komunikovanú pred mítingom.
- Má obmedzený počet účastníkov (pozvite len tých, ktorí sú naozaj potrební).
- Tvoria sa meeting notes alebo meeting record.
Nezabudnite poslať zápis z mítingu ihneď po skončení, aby všetci vedeli, čo majú robiť ďalej a dokedy.
Etiketa a pravidlá na meetingu
Platí pár zásad, ktoré pomáhajú zachovať kontinuitu a efektivitu:
- Sústreď sa – Nepíš si do Slacku, nečítaj e-maily. Ostatní to spoznajú a narúša to míting.
- Zapnutá kamera – Áno, občas je to nepríjemné. Ale pomáha to komunikácii, mimike, pozornosti.
- Ticho v pozadí – Pes, vŕtačka alebo rádio? Radšej nie. Použi slúchadlá a stlm mikrofón, keď nehovoríš.
- Začni načas – Každá minúta sa počíta. Počkaj na všetkých pár minút a potom začni.
- Vhodne sa obleč – ak pracuješ z domu a máš online mítingy, nie je vhodné robiť to v pyžame alebo bez časti oblečenia. Nikdy nevieš, kedy sa budeš musieť postaviť od stola v prípade nečakanej situácie. 🙂
Praktický príklad, ako vytvoriť meeting cez Zoom alebo Google Meet
Zoom:
- Prihlás sa na Zoom.us.
- Klikni na „Schedule a Meeting“.
- Vyplň názov, čas, dátum.
- Pošli link ľuďom.
Google Meet:
- Otvor Google Kalendár.
- Klikni na „Vytvoriť“.
- Pridaj „Google Meet videohovor“.
- Pozvi účastníkov, pridaj agendu. Hotovo.
Záver
Nie každý problém potrebuje míting. Niekedy stačí rýchly e-mail, komentár vo Figme, JIRA alebo správa na chate. Ale keď už míting je, robme ho poriadne. Stručne. Vecne. S rešpektom k času ostatných. Dobrý míting vie byť naozaj silný nástroj. Ten zlý? Len stratená hodina bez follow-upu.
